Assistant administratif, chargé du suivi de la scolarité H/F

Description du poste

Assistant administratif, chargé du suivi de la scolarité H/F

Type de contrat

Durée déterminée

Présentation de l'entité

Sciences Po est une université de recherche internationale, sélective, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s’appuie sur des femmes et des hommes de talent.

La Direction de la formation initiale (DFI) met en œuvre le projet pédagogique de Sciences Po dans ses différentes entités (Collège universitaire, Écoles). Elle garantit la cohérence stratégique et le bon fonctionnement des programmes, de l’admission des étudiants jusqu’à leur insertion professionnelle, et soutient l’innovation pédagogique. Elle anime et coordonne l’ensemble des acteurs de la formation afin de faire vivre une ambition d’excellence collective.

Au sein de la DFI, l’Institut des compétences et de l’innovation (ICI) porte la stratégie de Sciences Po en matière d’innovation pédagogique et numérique, en particulier sur les usages des IA génératives dans la formation. À la croisée des grands enjeux contemporains (technologiques, scientifiques, éthiques, environnementaux…), il définit et met en œuvre une ambition pédagogique centrée sur l’innovation, visant à accompagner les transformations de l’enseignement supérieur et favoriser la réussite des étudiants dans un environnement en perpétuelle mutation.

L'ICI assure le pilotage et la coordination de dispositifs pédagogiques clés et transversaux, dans le but de renforcer la cohérence et la qualité des formations de Sciences Po. Il encadre des compétences clés pour l’évolution de la pratique et du professionnalisme des acteurs.

Description de la mission

Sous l'autorité de la responsable du pôle études, et en étroite collaboration avec les écoles et services de Sciences Po, vous assurerez notamment les missions suivantes :

• Gestion de la scolarité de la Formation académique commune des Masters
  • Suivi du programme (via le logiciel Banner)
  • Création, paramétrage et mise à jour de données concernant les enseignements (profils enseignants, cours, tutorats) et la scolarité des étudiants, conformément aux évolutions du catalogue de cours “FAC” à mettre en œuvre pour la rentrée 2026.
  • Préparation de la rentrée et suivi des enseignements du semestre, en collaboration avec les enseignants et teaching assistants
  • Création et mise à jour des dossiers administratifs ;
  • Diffusion d’informations (emails, documents) sur le cadre de la scolarité, via une boîte mail dédiée
  • Accompagnement des professeurs dans la mise en application des changements concernant les modalités d’évaluation pour la rentrée 2026
  • Élaboration des appels à candidature pour le recrutement des teaching assistants
  • Édition des lettres d’engagement
  • Conception des grilles horaires d’enseignement adaptées au catalogue de cours révisé
  • Traitement et mise en forme des documents de présentation des cours
  • Réservations d’amphithéâtres (cours et tutorats)
  • Suivi des e-cours, captés au format vidéo.
• Organisation des examens de mi‑semestre, de fin de semestre et des sessions de rattrapage
  • Diffusion d’informations aux enseignants et des convocations aux étudiants
  • Élaboration des enveloppes d’examen et documents précisant les consignes
  • Traitement des copies et des bordereaux de correction
  • Classement et archivage des copies.
• Suivi de la validation des enseignements
  • Saisie des notes des étudiants
  • Vérification et mise à jour des données dans Banner.
• Suivi statistique des activités d’enseignement et de la scolarité des étudiants en vue de la préparation des jurys, du bilan de fin d’année et du comité scientifique.
• Suivi des activités d’enseignement et projets du pôle études
  • Participation au projet d’optimisation des processus de saisies et de publipostage
  • Classement, traitement des courriers, documents et données via les tableaux de suivi
  • Préparation et mise à jour de documents
  • Organisation de réunions et élaboration de compte rendus
  • Gestion de la prise de rendez‑vous et accueil physique / téléphonique des étudiants et enseignants lors des permanences.

N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées / enrichies en fonction de l’évolution du service et des projets développés.

Qualifications

• Formation Bac + 3 et expérience(s) significative(s) dans le domaine de l’assistanat, idéalement dans une activité similaire
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messageries électroniques, navigation Internet, outils de visioconférence) et du logiciel de gestion