Coordinateur administratif F/H

À propos de nous

La direction du Système d’information et des Usages numériques gère le système d'information et met en œuvre la politique de modernisation de ce dernier ainsi que le développement des usages numériques défini par le conseil d’administration et la gouvernance de l’université.

Mission

La DSIUN, Qui Occupe Une Dimension Transverse Au Sein De L’établissement, Est Actuellement Composée De 71 Personnes Et Structurée Autour De 5 Services Et Une Cellule

• Service Accueil, Assistance, Administration (S3A) ;
• Service Assistance de Proximité (SAP) ;
• Service Usages Numériques ;
• Service Applications et Services Numériques ;
• Cellule cybersécurité et protection des données

Missions

L’assistant-e en gestion administrative participe à l'ensemble des tâches d'élaboration, de gestion, de suivi et d'analyse des domaines financiers (marchés, suivi des contrats, etc.) et RH (point de contact spécifique avec la DRH).

À propos de nous

La direction du Système d’information et des Usages numériques gère le système d'information et met en œuvre la politique de modernisation de ce dernier ainsi que le développement des usages numériques défini par le conseil d’administration et la gouvernance de l’université.

Mission

La DSIUN, Qui Occupe Une Dimension Transverse Au Sein De L’établissement, Est Actuellement Composée De 71 Personnes Et Structurée Autour De 5 Services Et Une Cellule

• Service Accueil, Assistance, Administration (S3A) ;
• Service Assistance de Proximité (SAP) ;
• Service Usages Numériques ;
• Service Applications et Services Numériques ;
• Service Infrastructures.
• Cellule cybersécurité et protection des données

Missions

L’assistant-e en gestion administrative participe à l'ensemble des tâches d'élaboration, de gestion, de suivi et d'analyse des domaines financiers (marchés, suivi des contrats, etc.) et RH (point de contact spécifique avec la DRH).

Il/elle est un point de contact à la fois pour les services de la DSIUN mais également de manière transverse pour les directions centrales de l’établissement.

Le Service Accueil, Assistance, Administration (S3A), composé de 9 agents au total, tient un rôle transverse au sein de la DSIUN et de l’Université Paris 1 en étant un point central de gestion et de communication interne et externe.

Les principales missions du Service DSIUN-S3A sont les suivantes :

• Assurer l’accueil présentiel et téléphonique de la DSIUN.
• Être le point d’entrée unique de contact et gérer le guichet unique, helpdesk, de support aux utilisateurs, en assurant un rôle de facilitateur pour la transmission d’informations et de renseignements.
• Assurer les réponses de premier niveau aux demandes des utilisateurs.
• Accompagner les usages numériques administratifs (formations, documentation).
• Gérer le parc de téléphonie mobile et les abonnements téléphoniques de l’établissement.
• Gérer les projets de mise en place de contrôles d’accès au sein de l’Université.
• Gérer l’administratif de la DSIUN (finances, marchés, RH…).
• Gérer les salles « libre-service » pour les étudiants, ainsi que les étudiants mentors chargés de leur surveillance.
• Assurer la visibilité et la communication de la DSIUN (intranet, site web, lettres d’information).

Les missions attendues sur le poste d’assistant-e en gestion administrative sont les suivantes :

• Participer à l’ensemble des procédures et du suivi relatif à la passation des marchés DSIUN en collaboration avec la Direction financière.
• Assurer la gestion et le suivi du marché spécifique de la téléphonie mobile.
• Assister le responsable de service dans les missions de gestion administrative (Finance, RH, gestion courante) et gérer les commandes et missions sur SIFAC (SAP)
• Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques.
• Participer au choix et à la mise en place des outils nécessaires à la gestion administrative de la DSIUN.
• Assurer la gestion des tuteurs étudiants dans le cadre des surveillances des salles libre-service.
• Assurer la réalisation de procédures courantes de gestion.
• Être un point de contact de manière transverse pour les services de la DSIUN, les directions et composantes de l’établissement, les partenaires, les prestataires externes (dans le cadre du périmètre de gestion).
• Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la direction.
• Suivre l'évolution de la réglementation ou des consignes d’établissement concernant les domaines de gestion.

Profil

Connaissances et savoir-faire opérationnel

• Connaissances de la réglementation e