Chef(fe) de Bureau, Service Médical

L’Organisation de coopération et de développement économiques ( OCDE ) est une organisation internationale regroupant 38 pays Membres, qui œuvre pour la mise en place de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission consiste à promouvoir des politiques de nature à améliorer le bien‑être économique et social des populations du monde entier. Aux côtés des gouvernants, des responsables publics et des citoyens, nous nous employons à établir des normes internationales fondées sur des éléments probants et à trouver des solutions à un large éventail de défis sociaux, économiques et environnementaux. Qu’il s’agisse d’améliorer les performances économiques, de créer des emplois, de renforcer les systèmes éducatifs ou encore de lutter contre la fraude fiscale internationale, nous proposons un forum et une plateforme de connaissances sans équivalent, qui permet aux parties intéressées de trouver des données et des analyses, de partager des expériences, de mutualiser des bonnes pratiques, et d’obtenir des conseils sur les politiques publiques et l’établissement de normes internationales.

La Direction exécutive administre les ressources de l’OCDE au nom du Secrétaire général. Notre champ d’action couvre les ressources humaines et le bien‑être du personnel; la gestion efficace et efficiente du budget; la sûreté et la sécurité du personnel, des délégations, des visiteurs et des données de l’OCDE; et la maintenance et l’entretien des infrastructures physiques et numériques. Nous permettons en outre à l’OCDE d’exercer son pouvoir fédérateur en organisant des conférences, des réunions et des manifestations, que ce soit à distance, sur place ou dans un format hybride. Outre les services de soutien, les fonctions centrales et l’aide à la gestion que nous assurons auprès du personnel et des Membres de l’OCDE, nous faisons bénéficier le Secrétaire général, le Conseil et les comités permanents –auxquels nous rendons compte régulièrement des affaires internes– de nos conseils stratégiques et de notre expertise quant aux politiques institutionnelles et aux questions de gestion de l’Organisation, en suivant une approche intégrée. Nous assurons également des fonctions de gestion des risques (pour les domaines de gestion qui relèvent de notre compétence). Nous menons notre activité dans un environnement dynamique en privilégiant l’excellence en matière de gestion dans toutes nos fonctions.

Au sein de la Direction exécutive de l'OCDE (EXD), le Service de gestion des ressources humaines (GRH) est responsable de la mise en œuvre des politiques et des processus pour soutenir les besoins en personnel de l'Organisation et de son personnel. Le Groupe des opérations RH (HRO), l'une des trois unités commerciales de la GRH, fournit des services opérationnels centralisés : la Paie (salaires et indemnités), les Services médicaux et sociaux, la gestion du système de santé de l'Organisation (OMESYS) et un Service d'accueil pour les nouveaux arrivants.

Sous l’autorité du médecin manager des services médicaux et sociaux de l’OCDE, le/ la titulaire exercera la mission de chef(fe) de bureau. Le service est composé de deux médecins, de cinq infirmiers (4 ETP), d’une conseillère sociale et d’un psychologue qui exercent sur deux sites distincts. Les responsabilités principales, associent la gestion administrative et budgétaire du service, l’organisation des activités du service en cohésion avec l’équipe infirmière et l’unité psycho-sociale. Le chef de bureau rapporte directement au médecin manager du service et collabore au quotidien avec les membres de l’équipe médicale. L’exercice des fonctions est basé sur le site de La Muette à Paris.

Description du poste

Responsabilités principales

Gestion administrative et coordination administrative de l’équipe

• Assurer l’accueil du service médical
• Gérer le courrier et le compte générique, en assurer le bon suivi par les différents acteurs du service
• Organiser la téléphonie du service
• Effectuer et superviser la gestion du planning du service, telle que la prise des rendez-vous, des examens médicaux
• Gérer l’emploi du temps des médecins et organiser les différentes réunions du service médical

Générer et coordonner le planning / emploi du temps des membres de l’équipe médico-psychosocial.
Gestion des ressources

• Assurer la bonne gestion des différentes ressources : matériel, pharmacie, logiciels, base de données confidentielle ;
• Coordonner le suivi, la conservation et la confidentialité de dossiers médicaux, de leur création jusqu’à leur archivage ;
• Favoriser autant que possible la dématérialisation et la simplification des procédures du service médical : documents médicaux et outils de suivi en coordination avec les autres unités d’HRM/HRO;
• Valider les projets et évolutions (logiciel médical UeGAR® ou Kénora en remplacement de Préventiel® par exemple)