Responsable administratif de l'École municipale des arts

• Accompagnez les collaborateurs dans l'évolution des missions de leurs secteurs (entretiens individuels, formations) ;
• Pilotez l'élaboration et le suivi budgétaire ;
• Déterminez des indicateurs, élaborez des tableaux de bord et analysez les résultats ;
• Veillez à la réactivité et à la qualité des services rendus.

Pilotage, organisation et animation

• Coordonnez, animez et managez l'équipe ;
• Accompagnez les collaborateurs dans l'évolution des missions de leurs secteurs (entretiens individuels, formations) ;
• Pilotez l'élaboration et le suivi budgétaire ;
• Déterminez des indicateurs, élaborez des tableaux de bord et analysez les résultats ;
• Veillez à la réactivité et à la qualité des services rendus.

Administration générale

• Organisez et coordonnez l'administration des trois départements : Danse, Musique et Arts plastiques ;
• Préparez et participez aux réunions (rédaction des ordres du jour, documents de présentation et comptes rendus) ;
• Gérez les notes de service, les relances et les retours de l'équipe pédagogique ;
• Alimentez et rédigez le rapport d'activités annuel (statistiques, budgets, grands projets) ;
• Organisez et supervisez les procédures administratives et financières (règlement intérieur, actes administratifs) ;
• Traitez les demandes des associations, en concertation avec les Directions de départements.

Coordination RH de l'équipe pédagogique

• Élaborez les plannings de salles en fonction des plannings de cours et des besoins spécifiques de l'équipe pédagogique ;
• Suivez les activités des équipes pédagogiques et assurez la transmission des informations à la DRH (congés, absences, remplacements, heures supplémentaires) ;
• Convoquez les jurys d'examens et assurez la gestion administrative de leur recrutement ;
• Préparez les fiches de recrutement, organisez les entretiens professionnels et assurez le suivi des formations ;
• Organisez les élections des délégués du personnel pour les conseils d'établissement et les référents musique.

Gestion logistique / Manifestations

• Gérez administrativement le montage des projets artistiques (inscriptions des programmes des professeurs, inscriptions des élèves, réservations de salles, gestion des invitations) ;
• Coordonnez les projets artistiques (concerts, auditions, conférences...) en lien avec les équipes pédagogiques, administratives et techniques, et déclarez les productions sur la plateforme SACEM ;
• Participez aux missions polyvalentes lors des manifestations.

Gestion budgétaire

• Préparez et participez à la gestion budgétaire de l'école (centralisation des demandes, rédaction des devis, saisie dans le logiciel métier) ;
• Réalisez les dépenses et les actes de gestion (demandes de devis, bons de commande, bordereaux de régies) ;
• Établissez les dossiers de subventions et recherchez des financements ;
• Vérifiez et coordonnez la facturation des usagers (contrôles dans le logiciel Imuse, corrections et suivi des fichiers avant et après export dans le logiciel Axel) ;
• Assurez les missions de régisseur de recettes (rédaction des bordereaux, engagements).

Communication

• Assurez la diffusion des informations relatives aux activités artistiques et pédagogiques auprès du service Communication (affiches, programmes, site internet, plaquettes, livret découverte) ;
• Favorisez la communication et le dialogue avec l'ensemble des publics : équipes pédagogiques, élèves, familles, artistes en résidence, directions des écoles et services de la Ville.