Office Manager

Europa Organisation recherche un Office Manager pour assurer la gestion et le bon fonctionnement de ses 1 555 m² de bureaux toulousains, afin d'offrir un environnement de travail agréable à plus de 200 collaborateurs.

Date de début de contrat souhaitée : 16/11/2026

Qui nous sommes

Rejoignez une équipe experteet innovante dans une entreprise dynamique et réputée où vous pourrez exprimer tous vos talents

Europa Organisation est le leader français de la formation et de l’informationsanté.

Notre vocation ?Contribuer au partage du savoir médical et scientifique. Nos métiers ?Organisateurs de congrès, éditeurs, animateurs de communautés, créateurs de contenus digitaux, gestion hôtelière…

Notre secteur est porteur et riche de sens, il nous passionne depuis 39 ans déjà Au cœur de notreculture d'entreprise : l'humain.Soucieux du bien-être au travail, nous avons à cœur d’accompagner nos talents dans leur parcours professionnel.Nous ne vous connaissons pas encore, et pourtant nous avons déjà hâte devousdécouvrirA bientôt chez Europa

Le poste

Europa Organisation occupe 1 555 m2 de bureaux à Toulouse, dans un immeuble ancien sur 5 niveaux, situé en plein centre-ville (Jean Jaurès).

Votre mission est triple:

Contribuer à la création d’un environnement de travail fonctionnel et chaleureux pour les plus de 200 collaborateurs qui viennent travailler régulièrement dans ces bureaux;

Préparer les malles envoyées sur congrès;

Assurer ponctuellement de l’assistanat de Direction.

1. Gestion des locaux et vie de bureau :

Suivi de la maintenance des locaux, pilotage des interventions nécessaires (travaux planifiés ou urgences)

Relation avec le propriétaire / syndic de l’immeuble

Gestion des équipements (copieurs, fontaines à eau, alarme …), des stocks de consommables (café, papier, fournitures, etc.) et de matériels (mobilier à remplacer, etc.)

Suivi des contrats prestataires, vérification et suivi de la facturation afférente

Sécurité et conformité : mise en place des mesures de sécurité appropriées telles que les formations incendie, pilotage des exercices d’évacuation

Accueil physique des visiteurs et des nouveaux arrivants

Maintien en bon ordre des espaces partagés et des salles de réunion

Support ponctuel à l’équipe communication dans l’organisation de moments conviviaux (matinées d’intégration, petits déjeuners …)

2. Préparation des malles congrès :

Suivi du calendrier des congrès, organisation de la récolte des besoins en matériel des équipes opérationnelles

Préparation des malles, communication continue avec les équipes pour valider le contenu

Envoi des malles sur congrès : suivi des envois avec les transporteurs, gestion des sujets de douane

Retour des malles: suivi du transport, rangement du matériel et des consommables

Ce volet implique de la manutention et du port de charges ponctuel.

Gestion quotidienne du courrier (ouverture, numérisation des courriers reçus et envoi aux destinataires concernés)

Support à la Direction générale pour l’organisation de réunions (gestion de l’agenda, réservation de salles) et de déplacements (réservation de billets, taxis, etc.)

Votre profil

Vous justifiez d’au moins 3 ans d’expérience sur un poste similaire (office management ou services généraux).

Organisé(e) et rigoureux(se), dynamique et proactif(ve), vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle et êtes orienté(e) solution(s).

Interlocuteur(rice) privilégié(e) de la Direction Générale, des équipes opérationnelles et des prestataires, vous avez une excellente communication écrite et orale et un grand sens du service.

Vous maîtrisez le Pack Office et les sujets techniques liés aux bâtiments.

La maîtrise de l’anglais serait un plus.

Compétences techniques

• Vous avez déjà assuré la gestion d'un bâtiment de bureaux et de ses services généraux.
• Vous maîtrisez la gestion technique des bâtiments et le suivi des interventions des prestataires.
• Vous veillez au respect des règles de sécurité et assurez le suivi des contrôles réglementaires du bâtiment.
• Vous êtes à l'aise avec la gestion administrative
• Vous savez assurer le suivi logistique des équipements, du matériel et des expéditions nécessaires au bon fonctionnement de l'activité.

Les avantages

• Six semaines de congés payés
• 11 jours de RTT par an en plus des congés
• Une mutuelle familiale très avantageuse
• Une prévoyance prise en charge à 100%
• Une carte Ticket Restaurant prise en charge à 50%
• Des bureaux conviviaux en plein cœur de Toulouse et Paris
• Votre abonnement aux transports publics pris en charge à 50%