ASSISTANT DE DIRECTION BILINGUE ANGLAIS F/H

Description de l'entreprise

Rejoindre Ingérop, c’est contribuer à façonner le monde de demain.

Groupe d’ingénierie et de conseil indépendant, nous menons des projets ambitieux dans les domaines du bâtiment, de l’énergie, de l’industrie, de l’eau, des infrastructures, des transports et de la ville.

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Chez Ingérop, vous évoluerez dans un environnement innovant, humain et solidaire, où l’expertise, l’esprit d’équipe et la convivialité sont au cœur de notre culture. Rejoignez une communauté de passionnés

Description du poste

Au sein de l'unité déléguée nucléaire, l’Assistant de Direction F/H accompagne la Direction dans l’organisation, la coordination et le suivi de ses activités.

Véritable relais au quotidien, il/elle contribue à fluidifier le fonctionnement de la Direction, facilite la circulation de l’information entre les différents interlocuteurs et apporte un appui dans la préparation et le suivi des réunions, dossiers et échéances.

Dans un environnement d’ingénierie impliquant de nombreux interlocuteurs internes et externes, le poste nécessite rigueur, anticipation, réactivité, discrétion et sens du service.

Missions principales

1. Assistanat et organisation de la Direction

• Gérer et optimiser les agendas de la Direction en tenant compte des priorités et contraintes ;
• Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements professionnels ;
• Anticiper les échéances et besoins de la Direction ;
• Coordonner l’organisation matérielle et logistique des différents rendez-vous ;
• Assurer le suivi des demandes et procéder aux relances nécessaires ;
• Apporter un appui administratif quotidien à la Direction.

2. Préparation et suivi des réunions et instances

• Organiser et planifier les réunions de Direction et différentes instances ;
• Préparer les ordres du jour en lien avec les interlocuteurs concernés ;
• Centraliser les informations et documents nécessaires à la préparation des réunions ;
• Préparer et mettre en forme les supports de présentation ;
• Rédiger et diffuser les comptes rendus ou relevés de décisions ;
• Assurer le suivi des décisions, actions et échéances définies lors des réunions.

3. Gestion de l’information et communication

• Réceptionner, identifier, traiter et orienter les différentes sollicitations adressées à la Direction ;
• Faciliter la circulation de l'information auprès des interlocuteurs concernés ;
• Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et présentations dans le respect de la charte graphique Ingérop ;
• Organiser et assurer le classement et l’archivage des documents ;
• Garantir la confidentialité des informations et dossiers traités.

4. Coordination et interface

• Assurer l’interface entre la Direction et les différents interlocuteurs internes ;
• Faciliter les échanges avec les agences, départements et fonctions supports ;
• Assurer une interface professionnelle avec les interlocuteurs externes, clients et partenaires ;
• Orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents ;
• Faciliter la coordination des sujets nécessitant l’intervention de plusieurs acteurs ;
• Veiller au suivi des demandes jusqu’à leur traitement.

5. Appui au fonctionnement et aux activités transverses

• Participer au suivi administratif de certains dossiers de la Direction ;
• Élaborer et tenir à jour les tableaux de bord et outils de suivi nécessaires ;
• Contribuer à l’organisation de réunions, séminaires et événements internes ;
• Participer ponctuellement à des projets transverses de la Direction ;
• Être force de proposition dans l’amélioration de l’organisation et des outils de suivi.

6. Appui aux activités commerciales et au développement

• Participer à la mise en forme des offres commerciales, présentations et documents de communication ;
• Gérer les plateformes de dématérialisation des appels d'offres (téléchargement des dossiers, dépôts des dossiers, récupération des documents) ;
• Organiser les rendez-vous et réunions avec les clients, partenaires et acteurs du développement commercial ;
• Participer, selon les besoins, aux réunions commerciales, de développement et en assurer la formalisation au traver