Chargé-e de la Coordination administrative de la Présidence H/F

Réservé uniquement aux agents du service public (fonctionnaires et CDI)

Cette offre est ouverte aux personnes disposant d’un titre leur reconnaissant la qualité de travailleur handicapé ou travailleuse handicapée.

L'unité

Présidence du CNRS

Type de Contrat

Mobilité Interne (Fil de l'eau)

Les Missions

Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice du cabinet, la chargée ou le chargé de la coordination administrative de la Présidence pilote et coordonne l'ensemble de l'activité administrative de la Présidence et sécurise les circuits de traitement, de décision, de signature et de suivi des dossiers du cabinet. Elle ou il déploie la modernisation des processus et outils, et apporte un appui organisationnel, technique et transversal à la directrice de cabinet.

L'Activité

• 1. Coordonner organiser l'activité d'assistance de la Présidence et des entités
  • Coordonner fonctionnellement l'activité des trois assistantes, organiser la répartition des sollicitations, dossiers
  • Suivre l'activité, organiser les continuités de service, réguler les priorités selon les contraintes, les échéances
  • Assurer l'interface avec les entités relevant de la Présidence, les directions générales déléguées, les directions et les services pour fluidifier les relations
• 2. Assurer la coordination et la gestion administrative de la Présidence
  • Avec les assistantes, structurer, sécuriser les circuits de traitement, de validation, de signature, de diffusion et d'archivage des dossiers, courriers, décisions et actes
  • Contribuer au suivi administratif et financier des activités du cabinet et à la préparation des éléments nécessaires à leur pilotage
  • Organiser la circulation de l'information entre le cabinet, les directions générales déléguées et les différentes composantes de l'établissement
  • Contribuer à la préparation, au suivi des réunions, instances en sécurisant les contributions attendues des directions
• 3. Piloter la modernisation, la sécurisation des processus du cabinet
  • Identifier les besoins d'évolution des modes de fonctionnement, proposer des solutions pour fiabiliser et dématérialiser les processus
  • Piloter, contribuer à des projets de modernisation de la gestion
  • Mettre en place des outils de qualification, de suivi de l'activité
  • Accompagner l'appropriation des nouveaux outils et processus par les membres du cabinet et les équipes concernées
• 4. Appuyer la directrice de cabinet dans le pilotage et le fonctionnement du cabinet
  • Préparer, piloter, suivre les projets, chantiers transversaux
  • Apporter une expertise technique, organisationnelle sur le fonctionnement quotidien du cabinet
  • Préparer les éléments nécessaires à l'arbitrage, à la prise de décision sur les sujets relevant de l'organisation/fonctionnement.

Votre Profil

Compétences

Savoirs / connaissances

• Connaissance de l'écosystème d’enseignement supérieur et de recherche, de l'environnement institutionnel et des enjeux du CNRS ;
• Connaissance de l'organisation et des enjeux d'un établissement public, notamment de ses circuits de décision ;
• Connaissance des techniques de secrétariat et les logiciels de bureautique courants ;
• Maîtrise de l'anglais professionnel (B1) ;
• Connaissance des techniques et méthode de conduite de projet et d'amélioration des processus.

Savoirs-faire

• Maîtrise des techniques de coordination et de gestion de l'activité, dans un environnement complexe, transversal et soumis à de fortes contraintes de délais ;
• Capacité à analyser, structurer et sécuriser des processus, notamment les circuits de validation, de signature, de suivi et d'archivage des dossiers.
• Maîtrise des règles et pratiques de gestion documentaire, ainsi que des outils et processus de dématérialisation ;
• Maîtrise des applications et outils de gestion administrative et financière du CNRS (Geslab, Etamine, Notilus).

Savoirs-être

• Sens de la confidentialité, du rendu-compte et de la loyauté
• Sens du travail en équipe
• Rigueur, réactivité et fiabilité
• Aisance relationnelle et diplomatie, intelligence émotionnelle
• Autonomie, créativité et force de proposition

Votre Environnement de Travail

Le cabinet du Président-directeur général du CNRS constitue le point d'interface stratégique entre la Présidence, les directions générales déléguées et l'ensemble des directions de l'établissement, dans un environnement caractérisé par des sollicitations nombreuses et des enjeux institutionnels forts. Le travail s'effectue en présentiel avec possibilité de télétravail (deux jours maximum hebdomadaire) dans le respect des lignes directrices de l'établissement. Sur site, la plage horaire de travail fi