DIRECTEUR(TRICE) ADMINISTRATIF(VE) DE L'IUT

Administration générale et pilotage

• Participer à la réflexion sur les axes stratégiques de développement de l’IUT ; organiser et conduire, en lien avec le Directeur, la politique qui en découle.
• Manager, organiser, coordonner et superviser les services administratifs de l’IUT.
• Piloter des projets d’évolution technique ou organisationnelle de la structure.
• Piloter la charge d’enseignement (soutenabilité financière des formations) et superviser les contrôles des services d’enseignements avec la gestionnaire des ressources humaines de l’IUT.
• Apporter expertise et conseil auprès du Directeur et des Conseils de l’IUT.
• Préparer, en lien avec le Directeur/la Directrice de l’IUT, les évaluations des formations par l’HCERES et l’évaluation de l’IUT par la CCN-IUT.
• Participer à l’élaboration du contrat d’objectifs et de moyens pluriannuel.
• Contrôler l’application des règles et procédures administratives.
• Elaborer et mettre en œuvre des indicateurs de pilotage (s’assurer notamment de la fiabilité des données remontées) et d’outils d’aide à la décision.
• Proposer puis conduire une politique et des actions de communication en interne et en externe (actualisation du site internet et des supports de communication sur l’offre de formation et l’IUT) , s’assurer du relais des informations en interne.

Coordination administrative des scolarités

• Coordonner et superviser les services pédagogiques sur les aspects administratifs et règlementaires.
• Contribuer à l’administration de l’offre de formation.
• Assurer la bonne application des procédures de scolarité existantes et en créer de nouvelles.
• Superviser et contrôler le processus de scolarité administrative (du recrutement jusqu’à la délivrance du diplôme) .
• Assurer le suivi administratif des régimes spécifiques étudiants et des aménagements des enseignements et des épreuves dont bénéficient les étudiants en situation de handicap.

Affaires budgétaires et financières:

• Participer à la préparation du budget, en assurer le suivi et analyser les dépenses avec la gestionnaire des finances de l’IUT.
• Gérer la masse salariale (suivi et mise en paiement des rémunérations vacataires, complémentaires et du référentiel) .

Gestion des ressources humaines

• Elaborer les fiches de poste et piloter l’organisation fonctionnelle de l’IUT.
• Organiser le temps de travail au sein de l’IUT en fonction de l’activité.
• Mener les entretiens professionnels des agents BIATSS et définir les besoins en formation.
• Accompagner les agents dans leurs parcours professionnels.
• Organiser (avec le Directeur de l’IUT) et superviser les campagnes d’emplois.

Gestion du patrimoine immobilier:

• Veiller à la maintenance générale de premier niveau des locaux avec le technicien patrimoine

Conditions particulières d'exercice

Contraintes particulières:

• Disponibilité.
• Contraintes horaires ponctuelles liées aux variations d’activités.
• Ne pas prendre de longues périodes de congés en dehors des vacances universitaires.

Profil recherché

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière des IUT et des universités.
• Connaissance des droits et obligations de la fonction publique.
• Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur.
• Connaissance générale de la gestion des ressources humaines.
• Connaissance de l’organisation des structures de décision de l’université.
• Connaissance des outils de gestion (APOGÉE, OSE, SIFAC/SIFAC+, BO) .
• Connaissance des notions et techniques d’encadrement.

Savoir-faire opérationnels/techniques

• Avoir de la curiosité intellectuelle pour savoir où chercher les informations.
• Avoir le sens de l’organisation / Savoir anticiper ses missions en fonction des délais / Savoir prioriser.
• Savoir rendre compte de ses missions à sa hiérarchie.
• Maîtriser les outils bureautiques (Pack office) .
• Qualités d’expression écrite et orale.
• Savoir manager et animer une équipe.
• Savoir conduire un entretien, une réunion.
• Savoir travailler en équipe.
• Capacités d’analyse et de synthèse.
• Savoir appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l’administration et de la gestion.
• Savoir organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de l’IUT.

Savoir-être

• Bonnes qualités relationnelles (diplomatie, courtoisie) / Être à l’écoute.
• Discrétion / Avoir le sens de la confidentialité.