Gestionnaire Administrative à la Direction des Ressources Humaines F/H

Identifiant (email, de type exemple@exemple.fr)

Mots clés (ex : infirmier en soins généraux)

Gestionnaire Administrative à la Direction des Ressources Humaines F/H - Secrétariat

Description du poste

Métier

Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste

Gestionnaire Administrative à la Direction des Ressources Humaines F/H - Secrétariat

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Télétravail

Présentation du service

• - Directeur des Ressources Humaines du GHU
• - Directeur Adjoint du DRH des sites Lariboisière et Fernand Widal
• - Chef du Personnel
• - Responsable du Bureau Gestion-Paie, Gestime, AT et Retraite
• - Bureau Gestion-Carrière-Paie : 9 gestionnaires
• - Bureau des Accidents de travail et des Maladies Professionnelles : 1 gestionnaire
• - Bureau des Détachements, agents rémunérés sur fonds de recherche : 1 gestionnaire
• - Bureau Gestime : 1 gestionnaire
• - Bureau Retraite : 1 gestionnaire
• - Secrétariat : 2 assistantes de direction
• - 1 Conseiller en ressources humaines, 1 Conseiller risques pro et QVT, 1 chargé Relations Sociales et Attractivité

Particularités du poste:

• - Accueil téléphonique et orientation de toute personne s’adressant au secrétariat DRH
• - Gestion des rendez-vous et tenue des agendas
• - Organisation et planification de réunions
• - Enregistrement quotidien de la totalité du «courrier arrivé» en DRH, en alternance avec la Secrétairedu DRH
• ·En liaison avec les gestionnaires Paie-Carrière :
• -Gestion des renouvellements de disponibilités (vérification des droits de l’agent, courrier réponse)
• -des renouvellements de congés parentaux (vérification des droits avec courriers réponse).
• -Mise en congé parental (vérification du droit, information à transmettre aux interlocuteurs (encadrement/Gestion/Bureau Gestime) puis rédaction du courrier de réponse à l’agent demandeur/Tableau des Flux
• - Changement de service des personnels non soignants (courrier et flux)
• - Rédaction de courriers ou notes à la demande du Chef du personnel
• ·Vérification des droits et courrier en réponse aux demandesde: (en lien avec l’encadrement/la Gestion-Paie et le Bureau Gestime)
• - Congé de paternité ; Congé supplémentaire de naissance ;Congé de présence parentale ;Congé proche aidant ;Autorisation d’absences dans le cadre d’un parcours PMA ; Don de jours ; Missions humanitaires ;Congés exceptionnels supérieurs à 31 jours - Toutes ces demandes sont traitées en lien avec l’encadrement, la Paie-Gestion et le bureau Gestime.
• - Mise en ligne de toutes les fiches de poste «hors-soins» y compris les psychologue, sage-femme, assistante sociale, sur le logiciel Talentsoft – candidatures à transmettre à l’encadrement et réponses négatives à faire sur le site.
• ·Participation au processus de recrutement (titulaire et contractuel)
• -Constitution des dossiers d’embauche du personnel «hors soins»
• - Collaboration avec la Cellule de recrutement du GHU pour le recrutement de sage-femme, assistant social
• -recueil des pièces administratives
• -demande de casier judiciaire et rdv médecine du travail,
• -vérification des titres de séjour (Préfectures)
• -Promesse d’embauche si demandée
• -envoi d’un «mail de bienvenu»
• -Tableau des Flux DRH/DSAP à compléter
• ·En lien avec la Cellule de recrutement de la Direction Soins
• -Enregistrement de tous les dossiers d’embauche «hors tension» nécessitant un arbitrage RH
• -Réintégration des personnels soignants (retour de dispo, congé parental, retour de détachement en lien avec la Gestion, etc…): courrier agent/Gestion-Paie / Gestime / Encadrement – Tableau des flux à compléter
• - Participation avec le Chef du personnel à l’organisation et la gestion administrative des Commissions de Sélection ASHQ/AEQ/Adjoint Administratif: réception et vérification de la conformité des dossiers, enregistrement, planification des auditions, courrier de convocation ou réponse négative à l’agent, jusqu’à l’affichage des résultats.
• - Tâches courantes secrétariat

Profil recherché

COMPETENCES requises

• Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams)
• Capacités rédactionnelles et maîtrise des règles d'orthographe et de syntaxe indispensable
• Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à prioriser les demandes
• Aptitude à travailler en équipe
• Capacité à recueillir, traiter et transmettre des informations de manière fiable et sécurisée

Horaires de travail

lundi au v