Chef-fe de cabinet

L’entreprise

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

À propos de nous

L’entreprise

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Mission

Missions

Le Chef·fe De Cabinet

• Assure le secrétariat et l’assistance technique, logistique du Doyen, des membres de l’équipe décanale
• Accompagne le Doyen et l’équipe décanale dans la préparation, l’organisation et le suivi des dossiers stratégiques

Activités principales

2. Préparer les instances

• Assurer le secrétariat du Cabinet du Doyen
• Gestion de l’agenda du Doyen en lien avec ses diverses fonctions et en intégrant les priorités institutionnelles
• Préparation des déplacements du Doyen et de ses vices-doyens et rendez-vous institutionnels
• Gestion des communications entrantes du bureau décanal
• Gestion et filtration des messageries en lien avec les fonctions décanales
• Recueil, traitement et diffusion, sous l’autorité du doyen, de l’information nécessaire au bon fonctionnement de la faculté
• Tenue des registres des réunions institutionnelles
• Accueil et information aux usagers
• Suivi des accès à la faculté en cas d’absence de la secrétaire des affaires générales
• Gestion du conseil de la faculté et des commissions
• Elaboration des ordres du jour
• Préparation des dossiers de séance et des supports de présentation
• Organisation logistique des instances
• Diffusion des comptes rendus
• Assurer un appui stratégique à l’équipe décanale
• Préparation des notes de synthèse
• Préparation des prises de parole du Doyen
• Veille sur les sujets stratégiques
• Gérer les relations institutionnelles
• Interface avec les Directions centrales d’Aix-Marseille Université et avec la FSMPM
• Gestion des relations avec les partenaires institutionnels externes
• Organiser les événements institutionnels
• Coordination de l’organisation des événements institutionnels de la Faculté
• Traitement et suivi des distinctions honorifiques
• Assurer le suivi de dossiers spécifiques
• Assurer le suivi de la révision des effectifs hospitalo-universitaires en interface avec la Directrice administrative sur la campagne d’emploi et le service des enseignants-chercheurs hospitalo-universitaire du campus
• Suivi de certains dossiers sensibles ou confidentiels
• Mise à jour de tableaux de bord nécessaires au suivi des activités du Cabinet
• Réponse aux enquêtes institutionnelles (de l’université, de la Conférence Nationale des Doyens et du Ministère).

Conditions particulières d’exercice

• Forte disponibilité liée à l’activité institutionnelle.
• Grande confidentialité dans le traitement des dossiers.

Positionnement hiérarchique

Le chef de cabinet travaille sous l’autorité directe du Doyen de la Faculté de Pharmacie.

Profil

Competences Requises

Connaissances et savoirs :

• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et de l’activité de l’établissement
• Techniques de secrétariat de direction et gestion administrative.
• Connaissance de l’environnement législatif et réglementaire de l’enseignement supérieur.

Savoir-faire

• Savoir hiérarchiser et organiser les priorités
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques et de présentation
• Gestion d’agenda complexe
• Capacités rédactionnelles élevées
• Capacité d’organisation et de priorisation
• Capacité à travailler dans des délais contraints
• Aptitude à gérer simultanément plusieurs dossiers
• Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l’exercice de ses attributions

Savoir-être

• Capacité d’adaptation
• Sens aigu du travail en équipe
• Sens des relations humaines et maîtrise de soi
• Fiabilité / Rigueur
• Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité
• Réa