Coordinateur(trice) administratif(ve) Facturation électronique

Overview

French Version

Dans le cadre de l’augmentation temporaire de l’activité liée au déploiement de la facturation électronique nous recherchons un(e) Coordinateur(trice) administratif(ve) Facturation électronique pour une durée de six mois.

Le poste contribue à la collecte et à la fiabilisation des données clients, au suivi des communications et au traitement administratif des demandes liées à ce projet.

Responsibilities

Collecte et vérification des données clients

• Collecter les informations nécessaires à la facturation électronique : identifiants légaux et fiscaux, SIREN, numéro de TVA, adresses ou identifiants électroniques et contacts de facturation.
• Vérifier la complétude, la cohérence et la conformité des informations reçues.
• Relancer les clients lorsque des informations sont manquantes, incomplètes ou incohérentes.
• Enregistrer et mettre à jour les données dans les fichiers de suivi et les outils internes.
• Signaler les anomalies ou situations nécessitant l’intervention d’autres équipes.

Gestion administrative de la facturation électronique

• Assurer le suivi des communications adressées aux clients.
• Réceptionner, centraliser et traiter les réponses reçues par email ou formulaire.
• Répondre aux demandes courantes concernant les informations requises, les identifiants, les coordonnées de facturation, les justificatifs disponibles et l’avancement des dossiers.
• Classer et archiver les échanges et documents reçus.
• Mettre à jour les tableaux de bord et fichiers de suivi, identifier les dossiers en attente et organiser les relances.
• Préparer des points d’avancement réguliers à destination de l’équipe Facturation.

Aide ponctuelle à l’émission des factures et obtention des PO clients

• Aider l’équipe en fonction de l’activité à émettre les factures clients
• Dans certains cas, si le volume d’activité le permet, aider à l’obtention des PO des clients pour faciliter l’émission des factures.

Qualifications

Formation et expérience

• Formation Bac à Bac +2 en gestion, administration, comptabilité ou domaine équivalent.
• Une première expérience en gestion administrative, facturation, comptabilité clients, service clients ou gestion de données est appréciée.
• Une expérience dans un environnement international constitue un plus.
• Une connaissance de la facturation électronique est appréciée, mais n’est pas indispensable.

Compétences

• Bonne maîtrise des outils Microsoft Office, notamment Excel et Outlook.
• Aisance dans la gestion de fichiers de suivi et le contrôle de données.
• Capacité à traiter un volume important d’informations avec méthode.
• Bonnes capacités rédactionnelles en français.
• Anglais professionnel permettant de comprendre et de traiter des demandes écrites.
• Capacité à communiquer avec des interlocuteurs internes et externes.

Qualités attendues

• Rigueur et fiabilité
• Sens de l’organisation
• Attention aux détails
• Gestion des priorités
• Réactivité
• Persévérance dans les relances
• Esprit d’équipe
• Qualités relationnelles
• Sens du service client
• Respect de la confidentialité

English Version

As part of the temporary increase in activity related to the rollout of e-invoicing, we are looking for an Administrative Coordinator – E-Invoicing for a six-month period.

The role will support the collection and validation of customer data, the monitoring of customer communications, and the administrative processing of requests related to this project.

Responsibilities

Customer Data Collection & Validation

• Collect the information required for e-invoicing, including legal and tax identifiers, SIREN numbers, VAT numbers, electronic addresses or identifiers, and billing contacts.
• Check the completeness, consistency, and accuracy of the information received.
• Follow up with customers when information is missing, incomplete, or inconsistent.
• Record and update customer data in tracking files and internal systems.
• Escalate anomalies or situations requiring support from other teams.

E-Invoicing Administration

• Monitor communications sent to customers.
• Receive, centralize, and process responses received by email or through dedicated forms.