Chargé(e) Office Management

Witekio est expert du logiciel embarqué / IoT, avec une approche système globale, intégrant différentes couches logicielles, du hardware jusqu’au cloud.Depuis octobre 2019, Witekio a démarré une nouvelle aventure en rejoignant le groupe Avnet, fournisseur mondial d’électronique & IOT. Ensemble, nous travaillons sur des solutions connectées innovantes, fiables et sécurisées destinées à nos clients.Pour en savoir plus sur nos réalisations, retrouvez quelques-uns de nos case studies : https://witekio.com/category/case-studies/Nos chiffres clés :5 entités : Siège à Lyon et des bureaux à Paris, Bristol, Stuttgart et Seattle+160 experts passionnés+20 ans d’expérience dans le logiciel embarquéNous recherchons notre prochain(e) Chargé(e) Office Management / ADV (F/H) pour rejoindre nos équipes sur Lyon et nous accompagner dans la gestion de nos sites.Missions :Administration des ventes :Créer et mettre à jour les dossiers et les données des clients ;Créer et mettre à jour les projets et les contrats ;Contrôler les commandes d'achat des clients sur la base des devis émis par la société ;Emettre des factures et des notes de crédit en fonction de l'activité d'ingénierie et des instructions du responsable du site ;Envoyer les documents de vente (factures, notes de crédit ) aux contacts principaux des clients et au département comptable ;Enregistrer les accords, les contrats clients et autres documents légaux de vente ;Gérer les achats pour les contrats et la R&D (achat, enregistrement et suivi) ;Gérer l'administration de la sous-traitance (création, achats, factures, entrées de contrôle) ;Mettre à jour des processus administratifs sur nos outils.Gestion comptable/ support département financeAssurer la pré comptabilité : rapprochement des créances clients fournisseurs dans l’ERP ;Préparation et envoi fichiers pour le paiement des notes de frais ;Gérer le suivi, l'édition et l'envoi de rappels pour les comptes clients ;Envoyer les extracts de l’ERP et les documents de vente et d'achat au département financier ;Contrôler l'enregistrement et l'envoi des reçus et factures à la comptabilité.Office Management :Contrôler la soumission des feuilles de temps de tous les employés dans les délais impartis ;Valider et contrôler les frais de déplacements des employés ;Gérer l'envoi des colis ;Participer aux inventaires liés à l’audit deux fois par an.Profil Recherché :Posséder une première expérience avec un ERP ;Avez une prémière expérience sur un poste similaire, idéalement en société de service ;Avoir un très bon niveau d’anglais ;Posséder des connaissances en administration et avoir des bases juridiques ;Être organisé(e) et capable de gérer plusieurs tâches en même temps ;Etre proactif.ve et force de proposition Pourquoi rejoindre Witekio ?Une culture technique forte, avec des équipes multidisciplinaires et des projets variés.Un environnement collaboratif et bienveillant, où l'on valorise la curiosité, le partage de connaissances et l’autonomie.Une passion pour l’innovation : on aime les défis technologiques, les produits intelligents et les solutions sur-mesure.Des projets concrets et impactantsUn bon équilibre vie pro / vie perso Processus de recrutement1 premier échange téléphonique avec Yannick côté recrutement1 échange avec Marion, notre Sales Administrative Manager1 dernier échange avec Anthony, notre VP EngineeringNous garantissons l’accessibilité de l’ensemble de nos opportunités professionnelles aux personnes en situation de handicap