Gestionnaire de Scolarité

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations..._
- Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité_
- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Télétravail limité en raison des missions principales.

Ce poste est ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD/CDI).

**Mission et positionnement de l’agent.e**:
Au sein de la Faculté des Sciences d’Orsay, la Division des Formations et de la Pédagogie est chargée de l’organisation de tous les enseignements de formation initiale et continue, hors formation doctorale : Licences, Masters, DU qui conduisent à une sortie professionnelle qualifiante ou à l’entrée dans une formation doctorale. Elle travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des acteurs dédiés aux formations de l’Université Paris-Saclay (Licences de l’université ou de l’Ecole Universitaire de Premier Cycle et Masters des Graduate School).

Au sein de la Division, la Scolarité Licences-Masters assure l’ensemble des missions et des actes relevant du domaine d’une scolarité générale (inscription, diplomation ). Elle assure également des missions d’accueil des étudiants.

Vous travaillerez au sein d’une équipe d’une dizaine de personnes et bénéficierez de l’accompagnement du chef de service assistés de deux référents.

**Activités principales de l’agent**:

- ** **Accueil et Gestion administrative
- Assurer l'accueil et l'information des usagers de l’établissement
- Saisir, faire le suivi et valider les inscriptions administratives
- Editer et délivrer les documents relatifs à l’inscription de l’étudiant (certificats, cartes, attestations )
- S’occuper du suivi des demandes de transfert
- Traiter les conventions de stage selon les procédures définies
- Assurer l’ensemble des actes nécessaires à la délivrance des diplômes et à leur archivage
- ** **Participation à l’ensemble des activités de la structure
- Participer à la campagne d’inscription administrative
- Renseigner des tableaux de bord
- Participer aux réunions réseau
- Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service
- Assurer des remplacements en cas d’absences de gestionnaires
- Participation aux opérations collectives de la structure, notamment:

- Cérémonies de remise de diplômes
- Journées portes ouvertes et autres manifestations

**Connaissance, savoir**:

- Connaitre l’organisation générale des formations de l’Enseignement Supérieur
- Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication
- S’adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles

**Savoir-faire**:

- Appliquer la réglementation, respecter les dispositifs et procédures de l’établissement
- Rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
- Travailler en équipe
- Maîtriser les logiciels courants (bureautique, internet )
- Respecter les délais

**Savoir-être**:

- Faire preuve d’organisation, d’autonomie et d’adaptation
- Savoir être rigoureux, discret, ponctuel
- Avoir le sens du relationnel et de l’accueil
- Capacité à assurer la continuité du service
- Devoir de réserve impérati