Agent(E) D'accueil Et de Gestion Administrative

il y a 2 semaines

Lyon, France Ville de Saint-Martin-d'Hères Temps plein

La commune de Saint-Martin-d’Hères, en pleine croissance démographique (39 000 habitants), est la 2ème ville du département de l’Isère. Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants)._

**Délais de publication : Dimanche 05 mai 2024**

**Cadre d'emplois : Adjoint administratif**

**Quotité : temps plein
**Description du poste**:
Sous _la responsabilité de l'adjointe au chef de service, l’agent(e) accueille et oriente le public usager, instruit les demandes et effectue le suivi administratif des dossiers liés aux activités mises en œuvre par le service pour le pôle état civil. Il(elle) effectue également des tâches de secrétariat._

**Fonctions**
- **Accueil du public (physique et téléphonique) et traitement de dossiers d’état civil**:

- **Secrétariat divers**

**Activités **_du poste_**

**Accueil physique et téléphonique du public du pôle état civil ( 50%)**
- Recevoir, informer et orienter (ou réorienter) les usagers
- Accompagner l'usager dans la prise de connaissance du service public proposé par le pôle, dans la recherche de solution à sa demande, expliciter les procédures
- Réceptionner des appels téléphoniques, prendre des messages et des rendez-vous
- Transmettre des informations aux professionnels du service
- Gérer des réclamations

**Traitement des dossiers liés aux prestations proposées par le pôle état civil (30%)**
- Vérifier des pièces sur tous types de supports (papier, USB, QR code ), le respect des conditions d'accès, enregistrer, instruire, constituer, suivre l’avancée des dossiers « papier ou informatique », remettre les documents ( actes, attestations...)

**Participation à l'activité générale du service et traitement des dossiers pour le pôle état civil (20%)**
- Recevoir, orienter les courriers électroniques
- Traiter les demandes d’actes par courrier et enregistrer les départs
- Rechercher des informations auprès des administrations compétentes (CERT, tribunal, service central d'Etat civil de Nantes, consulats, notaires...)
- Traiter les réclamations
- Effectuer, transmettre des éditions diverses récurrentes
- Renseigner des tableaux de suivi des activités /Établir des statistiques
- Gérer le classement et l'archivage, la destruction des documents
- Accueillir des stagiaires
- Contribuer aux différentes manifestations/opérations assurées par le service (élections...)
- Renfort ponctuel sur les missions autres missions du service état civil et démarches citoyennes
- Soutien renforcé aux cadres et à l'équipe des démarches citoyennes pendant les périodes électorales (y compris les jours d'élection si besoin)

**Conditions**

**Conditions d'exercice particulières**

**Conditions de rémunération**
- Organisation du travail dans le cadre du protocole des 1607 heures - Contraintes horaires - Pics d'activité (périodes de pré-départs en congés d’été, clôture d’inscriptions sur listes électorales...)
- Horaires correspondants aux horaires d'accueil du public : lundi 13h30 à 17 h (fermé le matin) et du Mardi au Vendredi de 8 h 30 à 12 h 30 et de 13 h 30 à 17 h
- Permanence à tour de rôle : les samedi matin et après midi pour la célébration des mariages
- Travail les samedis et dimanches pour les élections
- Travail dans un espace type « plate-forme » : rotations sur les bureaux, rotation plate-forme
- Travail à la vue du public en attente
- Travail dans un espace bruyant : brouhaha permanent et appels téléphoniques nombreux
- Disponibilité selon les périodes de l'année : élections, mariages.
- Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service
- Polyvalence transversale possible sur l'ensemble des missions du service
- Tenue adaptée à l’accueil du public
- Écriture soignée
- Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)
- Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (RIFSEEP)

**Profil recherché**:
**Savoir faire**:
Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique

Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions de base : saisie, mise en forme....

Utiliser des logiciels et des progiciels “métiers” : entre 5 et 10 : NTS, CIRIL Élections, CITIWEB, Affaires militaires, gestion des attestations d’accueil

Appliquer les techniques d'accueil physique et/ou téléphonique : filtrage, prise de messagesprévention et gestion des conflits... questionnement, reformulation, écoute activeaccueil du public difficile.....

Appliquer la législation et les procédures en vigueur ; conditions de délivrance d'une CNI

  • Chargé(E) D'appui Administratif RH

    il y a 4 semaines

    Lyon, France Ville de Saint-Martin-d'Hères Temps plein

    La commune de Saint-Martin-d’Hères, en pleine croissance démographique (39 000 habitants), est la 2ème ville du département de l’Isère. Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de...

  • Agent D'accueil

    il y a 1 mois

    Lyon, France Département de Saône-et-Loire Temps plein

    Direction DPMG Service DPMG SERVICE EQUIPEMENTS ET LOGISTIQUE Type d'emploi Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel) Filière Filière administrative Cadre d'emploi Adjoints administratifs territoriaux Grade Adjt adm ; Adjt adm Pal 1Cl ; Adjt adm Pal 2Cl Catégorie C Groupe RIFSEEP C2 NBI Oui Ségur Non Nombre de points 10 Prise de poste...

  • Assistant de Gestion Administrative

    il y a 4 semaines

    Lyon, France Ville de Venissieux Temps plein

    Publié le 01/12/2023 | Date limite le 31/12/2023 3ème ville de la Métropole de Lyon avec 66 000 habitants, la ville de Vénissieux emploie 1350 agents permanents qui s’investissent au quotidien dans leurs missions de service public. Desservi par de grands axes ferroviaires, autoroutiers, périphérique, métro, bus et tramways, son territoire se...

  • Assistant(E) Administratif Et D'accueil

    il y a 1 mois

    Lyon 9e, France CO Accueil Temps plein

    Chez City One, nos collaborateurs sont au cœur de nos prestations et notre première richesse. Quel que soit le poste, notre mission est d’offrir une expérience clients chaleureuse, professionnelle et qualitative. Chez City One, vous trouverez une somme de personnalités et de parcours individuels différents. Ce qui nous réunit, c’est l’énergie,...

  • Agent D'accueil Administratif

    il y a 1 semaine

    Lyon, France Centre hospitalier Métropole Savoie Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Agent d'accueil administratif **CONTRAT** CDD **DESCRIPTIF** DESCRIPTION DU POSTE 1° POSTE ET MISSIONS Un poste d'Agent d'Accueil Administratif à 100% est à pourvoir dès que possible au sein du service Accueil-Admissions-Facturation. Localisation du poste : service Accueils Administratifs d'Etage du...

  • Agent-e de Gestion Administrative

    il y a 4 semaines

    Lyon 1er, France VILLE DE LYON Temps plein

    Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels. Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses...

  • Assistant de Gestion Administrative

    il y a 4 semaines

    Lyon, France Ville de Venissieux Temps plein

    Publié le 20/04/2023 | Date limite le 11/05/2023 Au sein du Pôle Éducatif de la Ville de Vénissieux, la Direction Enfance Education (DEE) prend en charge notamment la gestion de l’ensemble de la relation usager pour les inscriptions scolaires, périscolaires et extrascolaires et les paiements en découlant. Dans ce cadre la DEE recrute un agent...

  • Agent de Gestion Administrative 'equipe Volante '

    il y a 4 semaines

    Lyon, France ville lyon 69 Temps plein

    Filière: **Administrative** Métier: **Population-Administration Générale** Catégorie: **C** **Adjoint administratif territorial-AAT** Titulaire **LYON** **(Rhône 69)** **Titulaire** Expérience: **2 à 3 ans** Rémunération statutaire + régime indemnitaire Date limite: **13/09/2023** **Descriptif et missions**: AGENT DE GESTION...

  • Agent de Gestion Administrative/antenne de Gestion

    il y a 6 jours

    Lyon 7e, France VILLE DE LYON Temps plein

    Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels. Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses...

  • Chargé/e D'accueil en Entreprise Remplacement de

    il y a 1 semaine

    Lyon, France CO Accueil Temps plein

    City One Accueil recherche un/e **chargé/e d'accueil** en entreprise dans le cadre d'un recrutement pour un **CDD à temps plein** Vous serez la première personne que les clients rencontreront. Vous aurez à assurer un accueil personnalisé pour chaque client et serez le garant d’une expérience parfaite. Votre goût pour les relations humaines, votre...

  • Chargé(E) D'accueil

    il y a 1 jour

    Lyon, France Cityone - Accueil Temps plein

    Employer Fondé en 1991 par Sophie Pécriaux, City One est aujourd’hui un groupe indépendant et leader des métiers de l’accueil. Position **Votre rôle**: City One Accueil est à la recherche d’un(e) chargé(e) d’accueil dynamique et professionnel(le) pour rejoindre notre équipe dédiée à l’un de nos clients basés à Lyon 3ème...

  • Chargé(E) D'accueil Vip

    il y a 1 semaine

    Lyon, France Cityone - Accueil Temps plein

    Employer **Opportunité d'emploi : Chargé(e) d’accueil V.I.P à temps plein** Chez City One, nos collaborateurs sont au cœur de nos prestations et notre première richesse. Quel que soit le poste, notre mission est d’offrir une expérience client chaleureuse, professionnelle et qualitative. Chez City One, vous trouverez une somme de personnalités...

  • Agent Accueil

    il y a 1 semaine

    Lyon, France Ville de Venissieux Temps plein

    Publié le 11/04/2024 | Date limite le 11/05/2024 Troisième ville de la Métropole de Lyon avec 66 000 habitants, la ville de Vénissieux emploie 1 350 agents permanents qui s’investissent au quotidien dans leurs missions de service public. Le projet municipal d’éducation populaire porte l’ambition d’un accès à l’éducation, au sport et à la...

  • Chargé/e D'accueil en Entreprise

    il y a 1 mois

    Lyon, France Cityone - Accueil Temps plein

    **Description du poste**: Chez City One, nos collaborateurs sont au cœur de nos prestations et notre première richesse. Quel que soit le poste, notre mission est d’offrir une expérience clients chaleureuse, professionnelle et qualitative. Chez City One, vous trouverez une somme de personnalités et de parcours individuels différents. Ce qui nous...

  • Chargé(E) D'accueil Ponctuelles

    il y a 1 semaine

    Lyon, France Cityone - Accueil Temps plein

    Employer **Opportunité d’emploi : Chargé(e) d'accueil ponctuel(le)** Chez City One, nos collaborateurs sont au cœur de nos prestations et notre première richesse. Quel que soit le poste, notre mission est d’offrir une expérience client chaleureuse, professionnelle et qualitative. Chez City One, vous trouverez une somme de personnalités et de...

  • Chargé(e) d'accueil VIP

    il y a 3 semaines

    Lyon, France Cityone - Accueil Temps plein

    EntrepriseOpportunité d'emploi : Chargé(e) d’accueil V.I.P à temps pleinChez City One, nos collaborateurs sont au cœur de nos prestations et notre première richesse.Quel que soit le poste, notre mission est d’offrir une expérience client chaleureuse, professionnelle et qualitative.Chez City One, vous trouverez une somme de personnalités et de...

  • Agent Polyvalent D'entretien Et D'accueil

    il y a 1 mois

    Lyon, France Département de Saône-et-Loire Temps plein

    Direction DIRECTION DES COLLEGES Service COL. ROBERT DOISNEAU CHALON Type d'emploi Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel) Filière Filière technique Cadre d'emploi Adjoints techniques territoriaux Catégorie C Groupe RIFSEEP C2 NBI Non Date de prise de poste 2023-09-01 Résidence administrative CHALON SUR SAONE Contact RH Céline...

  • Chargé/e D'accueil en Entreprise

    il y a 4 semaines

    Lyon, France CO Accueil Temps plein

    **Opportunité d’emploi : Chargé(e) d'accueil en entreprise** Chez City One, nos collaborateurs sont au cœur de nos prestations et notre première richesse. Quel que soit le poste, notre mission est d’offrir une expérience client chaleureuse, professionnelle et qualitative. Chez City One, vous trouverez une somme de personnalités et de parcours...

  • Agent D'accueil Administratif

    il y a 1 semaine

    Lyon, France Communauté de Communes de Forez-Est Temps plein

    **Présentation de Forez-Est**:_ Territoire à caractère mixte urbain-rural, entre Auvergne et _ - Rhône-Alpes, la Communauté de communes de Forez-Est, composée de 42 communes _ - (plus de 64 000 habitants), est un territoire attractif en plein développement économique _ - à taille humaine (200 agents).Lieux de travail **:Epercieux Saint Paul** **Date...

  • Chargé(E) D'accueil

    il y a 1 jour

    Lyon, France Cityone - Accueil Temps plein

    Employer Chez City One, nos collaborateurs sont au cœur de nos prestations et notre première richesse. Quel que soit le poste, notre mission est d’offrir une expérience client chaleureuse, professionnelle et qualitative. Chez City One, vous trouverez une somme de personnalités et de parcours individuels différents. Ce qui nous réunit, c’est...