Assistant-e de Direction en Charge Des Instances

Il y a 2 mois

Villeneuved'Ascq, France Université de Lille Temps plein

**À propos de nous**:
Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.

**Mission**:

- Organisation et suivi des instances : Conseil de faculté (plénier et restreint), Commission formation et Commission recherche, éventuellement Conseils des Départements
- Organisation et préparation des élections des instances de la faculté
- Contribution à l’élaboration du calendrier prévisionnel et des ordres du jour ;
- Préparation matérielle des instances ; contrôle de la qualité formelle des documents à soumettre aux conseils,
- Rédaction des procès-verbaux et relevés de décisions ; diffusion, publication et transmission, classement, archivage.
- Gestion et suivi de l'instruction des conventions de formation (nationales et internationales) : circuit de signature, conservation/archivage ;
- Réalisation d'actes administratifs et de gestion courante
- Travail en étroite collaboration avec la Doyenne, le Directeur des Services d'Appui et l'équipe décanale composée des vice-doyens et vice-doyennes
- Participation à la coordination de la vie institutionnelle de la Faculté (conseils de faculté et commissions)

Fiche de poste évolutive

**Activités principales et associées**
- Organiser les réunions des instances délibérantes
- Planifier les conseils en cohérence avec les procédures
- Diffuser l'ordre du jour, convoquer les élus et préparer les listes d'émargement, en assurer le suivi
- Assurer la logistique associée à la réunion
- Contribuer à l'organisation des opérations électorales
- Préparer les dossiers des instances délibérantes
- Suivre l'instruction des dossiers à l'ordre du jour, les réceptionner et les gérer
- Établir les relevés de décisions, compte-rendus, les procès-verbaux ou extraits de procès-verbaux, les délibérations
- Saisir et mettre à jour des bases de données, administrer des tableaux de bord
- Participer à la rédaction et à la mise en œuvre de procédures
- Mettre à jour les mailings des listes institutionnelles

**Profil**:
**Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel**
- Bonne connaissance de l'environnement universitaire et en particulier de ses instances (conseils de faculté, etc..)
- Culture numérique développée
- Qualités rédactionnelles
- Notions de droit administratif général
- Maitrise de l'Anglais impératif

**Savoir faire opérationnels**
- Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, en vérifier la conformité
- Mettre en œuvre les procédures de gestion
- Gérer les aspects logistiques
- Organiser et alimenter des bases de données et établir des statistiques
- Sélectionner, diffuser et archiver
- Savoir rendre compte
- Utiliser les outils numériques : traitement de texte, tableur, publipostage, agenda électronique, GED...
- Appliquer des textes réglementaires
- Planifier des activités et des échéances
- Rédiger et mettre en forme des documents à portée juridique

**Savoir faire comportementaux**
- Rigueur, fiabilité
- Sens de l’organisation, autonomie
- Diplomatie, pédagogie
- Disponibilité
- Discrétion

  • Assistant·e de direction en charge des instances

    Il y a 2 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France Université de Lille Temps plein

    À propos de nousAmbitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une...

  • Assistant(E) de Direction

    Il y a 2 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France Vilogia SA d'HLM Temps plein

    à mission. Un acte fort, nous permettant de décupler notre impact et témoigner de notre engagement en faveur de la lutte contre la précarité, la mixité sociale et le climat. Nos 3 missions: - bâtir durable pour être utile à la planète, - loger abordable pour être utile aux territoires, - et accompagner solidaire pour être utile à la...

  • Assistant-e Chargé-e Des Mobilités

    Il y a 2 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France Université de Lille Temps plein

    **À propos de nous**: Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une...

  • Assistant(e) dentaire

    Il y a 2 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France Centre De Santé Dentaire Dentego - Villeneuve d'Ascq Temps plein

    Notre centre dentaire Dentego est installé dans la ville de Villeneuve d’Ascq, et se situe seulement à quelques pas de l’arrêt de bus Valmy et du métro Hôtel de ville au 35, Boulevard de Valmy.Descriptif de posteVous avez une appétence pour le secteur de la santé, un fort sens de l’humain et souhaitez vous former sur des fonctions...

  • Stage - Assistant / Assistante Chargé(E) de

    il y a 1 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France NORAUTO Temps plein

    **Le sais-tu ?** Chez Norauto, nos collaborateurs sont convaincus qu’il est nécessaire de s’engager avec les automobilistes dans une démarche plus durable et responsable. Au sein de nos 400 centres, nous œuvrons chaque jour à développer des solutions accessibles et innovantes pour favoriser leur mobilité d’aujourd’hui et de demain. Apporter...

  • Stage Assistant

    Il y a 2 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France NORAUTO Temps plein

    **Le sais-tu ?** Chez Norauto, nos collaborateurs sont convaincus qu’il est nécessaire de s’engager avec les automobilistes dans une démarche plus durable et responsable. Au sein de nos 400 centres, nous œuvrons chaque jour à développer des solutions accessibles et innovantes pour favoriser leur mobilité d’aujourd’hui et de demain. Apporter...

  • Standardiste / Assistant(E) Administratif H

    Il y a 3 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France Cristal'ID Temps plein

    Disposant d'une très grande autonomie, vous avez fourni la coordination entre les différentes équipes en travaillant en collaboration avec le pôle administratif (assistante de direction, assistante administrative et responsable administrative). Relais d'information efficace, vous occupez le rôle de plaque tournante d'une équipe à taille humaine...

  • Stagiaire - Assistant Chargé de Planification

    il y a 4 semaines

    Villeneuve-d'Ascq, France ORGANISATION INTRA GROUPE DES ACHATS Temps plein

    **✨Nous sommes** **Auchan Retail France, une entreprise de distribution de plus de 50 000 collaborateurs au service de millions de clients chaque année.** Ce que nous voulons, c’est aider nos clients à bien manger et vivre mieux, tout en préservant la planète. Que l’on soit en entrepôt, en magasin ou sur des fonctions support, notre point...

  • Stage Chargé(E) de Recrutement

    il y a 1 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France PROMOTRANS (organisme de formation transport et logistique) Temps plein

    Le Campus Promotrans est le réseau d’établissements de formations en alternance du Groupe Promotrans. Notre campus de Lille délivre des enseignements spécifiques (du Bac+2 au Bac+5) pour former les experts de demain dans les domaines de la Logistique, Supply Chain et du Transport multimodal. Afin d’apporter un soutien à notre chargée de...

  • Assistant de Direction

    il y a 3 semaines

    Villeneuve-d'Ascq, France TUYAU BLEU Temps plein

    Sphère Bleue est une structure basée à Villeneuve d'Ascq regroupant trois univers : Fil Bleu (électricité), Tuyau Bleu (plomberie) et Volume Bleu (aménagement intérieur). Créée en 2006, l’entreprise ne cesse de se développer afin de proposer des services encore plus complets et une meilleure qualité de service. Nous recherchons actuellement...

  • Chargé-e de Développement Scientifique en

    Il y a 4 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France Université de Lille Temps plein

    **À propos de nous**: Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une...

  • Chargé-e de Projets Stratégiques Transversaux

    Il y a 2 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France Université de Lille Temps plein

    **À propos de nous**: Rattachée à l’Université de Lille, Polytech Lille est une école d’ingénieurs de référence, forte de ses **2000 étudiants** et de **10 spécialités** couvrant un large éventail de domaines techniques. Connue pour son excellence et ses liens privilégiés avec le secteur industriel, elle forme des ingénieurs polyvalents,...

  • Alternance - Assistant(e) Ressources Humaines

    Il y a 7 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France MBway Temps plein

    L'école de management recrute, pour le compte d'une entreprise partenaire, un(e) Alternant(e) Assistant(e) Ressources Humaines. Au sein d'une entreprise spécialisée dans le matériel électrique pour les professionnels et leader mondial dans son secteur, vous serez rattaché à la Direction des Ressources Humaines pour l'ensemble de la Région...

  • Assistant-e en Gestion Et Accueil de La Maison Des

    Il y a 3 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France Université de Lille Temps plein

    **À propos de nous**: Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une...

  • Assistant Administratif Et Juridique

    Il y a 3 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France CONSEIL NATIONAL DE L'ORDRE DES INFIRMIERS Temps plein

    Vous souhaitez travailler au sein d’une institution où l’avenir de la profession infirmiers / infirmières est un enjeu de tous les jours : Venez nous rejoindre pour hisser les projets et vous faire évoluer ! Nous avons besoin de vous pour contribuer à nos missions ordinales dans le cadre d’une délégation de service public: Maintenir les...

  • Chargé(E) de Mission Pour Le Bureau D'etudes Et

    Il y a 4 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France CARSAT HAUTS DE FRANCE Temps plein

    **Chargé(e) de mission pour le Bureau d'Etudes et Documentation (BED)**: - CDI - Villeneuve d'Ascq - de 28 371 € à 28 372 € par an - NIVEAU 5A - Télétravail possible - NVHADD94570 **CARSAT HAUTS DE FRANCE**: Dans les Hauts-de-France, on prend de la hauteur mais pas celle que l'on croit ! Avec ses musées et monuments les Hauts-de-France sont...

  • Chargé-e Des Achats Et

    il y a 4 semaines

    Villeneuve-d'Ascq, France Université de Lille Temps plein

    **À propos de nous**: Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une...

  • Assistant(E) de Direction

    Il y a 7 mois

    Villeneuve-la-Garenne, France Up Skills Temps plein

    **L'entreprise**: Partenaire incontournable dans son domaine qui répond à l'ensemble des besoins de leurs clients, des plus simples aux plus complexes, grâce à l'étendue de son offre et de sa couverture géographique ainsi que son expertise recherche une / un assistant(e) de direction. Sa capacité à offrir une grande valeur à ses clients repose sur...

  • Assistant Administratif

    Il y a 4 mois

    Villeneuve-d'Ascq, France Basic-Fit II S.A. Temps plein

    Avec plus de 3 millions de membres et plus de 1450 clubs, Basic-Fit est leader du Fitness en Europe. En France, Basic-Fit poursuit sa politique de développement soutenue et recrute pour son siège de Villeneuve d'Ascq, un(e) assistant(e) office manager dans le cadre d'un CDI 35H00 Missions: Rattaché(e) au Facility Manager, vous aurez notamment pour...

  • Assistante Administratif

    il y a 4 semaines

    Villeneuve-d'Ascq, France Recrutement Réseau Renault Temps plein

    Le groupe GGP AUTOMOBILES renforce ses équipes siège Nous recherchons h/f : assistant administratif, chargé d'accueil Poste basé au siège du groupe à Villeneuve d'Ascq, vous serez rattaché à l'assistante de direction et aurez pour principales missions: - Tenue du standard téléphonique - Saisie de données sur tableau Excel. Gestion du courrier -...