Assistant.e - Masters Erasmus Mundus

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles, d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français. Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique.- Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité_

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

La personne recrutée assistera deux chargées de projets et un chargé de coopération internationale dans la gestion de 3 masters conjoint Erasmus Mundus gérés par les Faculté des Sciences d’Orsay SERP - LASCALA - QUARMEN:
La personne recrutée travaillera en étroite relation avec les agents du Pôle Relations Internationales de la Faculté des Sciences, les services administratifs d’Université Paris-Saclay (Service Budget et Finances, Agence Comptable, Divisions des Formations & Scolarité, Direction des Relations Internationales, etc.), ainsi que les coordinateurs scientifiques des projets.

**Activités principales de l’agent**:

- **Assurer le suivi pédagogique des masters Erasmus Mundus**:

- Récupérer les notes en interne et auprès des partenaires étrangers, établir la correspondance des notes entre pays partenaires
- Saisir les résultats dans le logiciel Apogée, éditer les relevés de notes et autres documents pédagogiques, établir des traductions si nécessaire
- Participer aux réunions pédagogiques, à l’élaboration des emplois du temps, à la réservation des salles et à l’organisation des examens
- Diffuser des offres de stages, établir les conventions de stages

‐ Planifier et organiser les soutenances de stage
- Préparer les dossiers d’heures complémentaires de cours
- **Assurer le suivi de la gestion financière**(préparer et suivre les commandes), **organiser les missions** des agents de l’université et des partenaires étrangers (prise de billets et réservation d’hôtels)
- **Fournir une aide à l’inscription **des étudiants internationaux (préinscription, prise de rdv, contrôle des documents)
- **Préparer des documents et certificats** nécessaires aux démarches administratives des étudiants internationaux (pour les demandes de logement, de visa/permis de séjour, )
- **Accompagner la mobilité des étudiants internationaux**:

- **Participer à la promotion des masters et à la gestion des réseaux sociaux**:

- **Aider à l’organisation des évènements** (conférences et séminaires, remise des diplômes, écoles d’été, évènements culturels, )
- **Assurer l'assistance logistique et technique** du service et des cours
- **Gérer, diffuser et archiver **les informations et la documentation relevant de ces activités

**Formation BAC+2 type DUT, BTS**

**Connaissance, savoir**:

- Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur français et européen
- Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
- Connaissance des outils informatiques et de communication les plus courants
- Savoir s’adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles

**Compétences opérationnelles**:

- Avoir une bonne capacité rédactionnelle
- Savoir gérer les situations d’urgence
- Savoir gérer plusieurs activités en parallèle dans des délais contraints
- Etre capable d’apprendre rapidement
- Savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre