Assistant.e Administratif.ve

il y a 4 semaines

SaintDenis, France EPT Plaine Commune Temps plein

**Mission /Finalité**:
Le service administration a en charge au sein du secrétariat général du pôle des Services Urbains de Proximité les problématiques financières et l’administration générale. Il est le garant de l’organisation et des fonctions administratives. Il contribue à leur bon fonctionnement et à la diffusion d’une culture administrative commune et partagée au sein des services mutualisés et des directions du SUP.

Ce service accompagne les directions dans la mise œuvre des projets opérationnels et constitue à cet effet le lien administratif privilégié entre les directions opérationnelles et les services fonctionnels de la collectivité dans les domaines administratifs, budgétaires et juridiques.

L’assistant/e assure le secrétariat de la responsable du service administration, de la responsable du service organisation et gestion des moyens humains et du secrétaire général.

Au-delà de ces missions, si des nécessités de service ou un contexte d’urgence l’exigent, l’agent pourra ponctuellement être amené à exercer des missions qui dépassent le périmètre de son poste.

**Activités principales**

**1./ **Accueil physique et téléphonique
- Accueillir, informer et orienter les demandeurs internes et externes (agents, usagers, partenaires, prestataires,)
- Donner, recueillir et transmettre des informations, relever et relayer les demandes au bon interlocuteur,
- Hiérarchiser les demandes selon leur degré d’urgence ou de priorité, et amorcer le traitement,
- Réceptionner les appels téléphoniques, filtrer et prendre des messages avec ou sans consignes,
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.

2./ Planification, traitement et suivi administratif
- Tenir à jour des plannings, suivre des agendas (Outlook), prendre des rendez-vous simples et organiser des rendez-vous complexes pour plusieurs interlocuteurs en fonction des priorités, alerter sur les conflits d’agendas,
- Réaliser la préparation matérielle de réunions internes ou externes (réservation de salle, véhicule, équipement, convocation des participants, préparation et transmission de documents, de fournitures, traiteur, etc ),
- Commander les interventions de réparation ou de maintenance, gérer le stock de fournitures de bureau
- Renseigner et actualiser les listes, répertoires et tableaux de suivi des activités du service (ex : tableaux de suivi des courriers)

3./ Traitement des dossiers et saisie des documents
- Saisir et mettre en page tout type de documents administratifs/RH et de communication interne et externe (notes, courriers, compte-rendu, rapports d’activité, procès-verbaux de réunion, tableau de bord etc ),
- Préparer des courriers simples et courriers types (invitation, publipostage, information, convocation, relance, courrier d’accompagnement, bordereau d’envoi, etc ),
- Traiter la réception et l’envoi des courriers entrants et sortants, traiter les réponses suivant les consignes, suivre les circuits de signature et les parapheurs des directions et services,
- Recevoir, transmettre, traiter les courriels selon les consignes, et/ou en fonction des priorités et des urgences,
- Préparer les parapheurs pour la mise en signature et s’assurer du traitement complet,
- Appliquer des procédures de traitement de dossiers ou d’instruction de demandes notamment dématérialisées (messagerie, site internet, logiciel métier, etc ).

4./ Gestion de l’information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers,
- Rechercher et trouver des informations notamment sur Internet ou Intranet, et les diffuser
- Scanner, photocopier, assembler, classer et archiver des dossiers et documents,
- Appliquer les consignes de conservation des messages électroniques,

**Activités occasionnelles**
- Contribuer à la continuité du service en l’absence de collègues et/ou du-de la Responsable

Profil recherché / Compétences requises

**Savoirs**
- maîtrise des techniques du secrétariat
- connaissance des collectivités territoriales

**Savoir-faire**
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (environnement Windows, airdélib..)
- Capacité rédactionnelles

**Savoir-être**
- autonomie, rigueur, diplomatie et discrétion
- adaptabilité
- organisation et synthèse
- capacité à travailler en équipe et en transversalité
- qualité d’écoute, sens du service public
- ponctualité
- savoir rendre compte

Salaire : à partir de 20 543,95€ par an

Avantages:

- Participation au Transport
- Restaurant d'entreprise

Programmation:

- Disponible le week-end
- Du Lundi au Vendredi
- Périodes de travail de 8 heures
- Repos le week-end
- Travail en journée

Type de contrat:

- CDD

Lieu du poste : Un seul lieu de travail

  • Assistant.e administratif.ve

    il y a 2 semaines

    Saint-Priest, France Pigier Temps plein

    Pigier Lyon recrute pour l'un de ses partenaire historique, une PME basée à Saint-Priest et spécialisée dans le secteur de la chimie, un.e assistant.e administratif.ve en alternance, dans le cadre d'un BTS Gestion de la PME ou du titre Attaché.e de Direction.MISSIONS :  Dans le cadre de ton alternance, tu seras accompagné.e au quotidien par deux...

  • Assistant.e administratif.ve

    il y a 3 semaines

    Saint-Priest, France Pigier Temps plein

    Pigier Lyon recrute pour l'un de ses partenaire historique, une PME basée à Saint-Priest et spécialisée dans le secteur de la chimie, un.e assistant.e administratif.ve en alternance, dans le cadre d'un BTS Gestion de la PME ou du titre Attaché.e de Direction.MISSIONS :  Dans le cadre de ton alternance, tu seras accompagné.e au quotidien par deux...

  • Assistant.e administratif.ve

    il y a 1 jour

    Saint-Priest, France Pigier Temps plein

    Pigier Lyon recrute pour l'un de ses partenaire historique, une PME basée à Saint-Priest et spécialisée dans le secteur de la chimie, un.e assistant.e administratif.ve en alternance, dans le cadre d'un BTS Gestion de la PME ou du titre Attaché.e de Direction.MISSIONS :  Dans le cadre de ton alternance, tu seras accompagné.e au quotidien par deux...

  • Assistant.e Administratif.ve Direction Des

    il y a 1 mois

    Saint-Denis, France EPT PLAINE COMMUNE Temps plein

    A proximité immédiate de Paris, Plaine Commune est un Territoire de 430 000 habitants, composé des villes d’Aubervilliers, Epinay-sur-Seine, La Courneuve, L’Ile-Saint-Denis, Pierrefitte-sur-Seine, Saint-Denis, Saint-Ouen, Stains et Villetaneuse. Elles sont fédérées autour d’un projet commun, sur un espace qui connaît des mutations inédites en...

  • Assistant.e Administratif.ve

    il y a 1 mois

    Saint-Genis-Laval, France Tailormade Logistics France Temps plein

    **Société**: **Présentation de la société**: Tailormade Logistics France (TML) est une organisation internationale spécialisée dans la logistique et le transport. TML se distingue en offrant un service sur mesure et propose une gamme intégrée de prestations : transport de lot complet et partiel, transport multi modal international, un réseau de...

  • Assistant.e Administratif.ve Ecole de Formation

    il y a 1 mois

    Saint-Brieuc, France CERP BA Temps plein

    **Descriptif du poste**: Dans le cadre d’un renfort au sein de l’école de formation, la CERP Bretagne Atlantique Formation crée un poste d’**Assistant.e Administratif.ve Ecole de formation.** **Descriptif du poste**: Rattaché.e au Responsable de l’école de formation et au sein d’une équipe dynamique de 2 personnes, vous avez en charge les...

  • Assistant.e Administratif.ve

    il y a 1 mois

    Saint-Pierre-de-Chandieu, France SARPI Temps plein

    Description de l'entreprise Si pour pérenniser l’activité industrielle et le développement des territoires, nous maîtrisons durablement le risque déchet, c'est aussi grâce à vous ! Filiale de VEOLIA, SARPI est le leader européen du traitement et de la valorisation des déchets dangereux et des sites pollués, avec plus de 110 sites en Europe et...

  • Alternant.e Assistant.e administratif.ve et commercial.e H/F

    il y a 4 semaines

    Saint-Jean-de-Védas, France Afpa Temps plein

    Le centre Afpa St-Jean-de-Védas recherche un.e alternant.e Assistant.e administratif.ve et commercial.e Vous serez en charge sous la supervision de votre tuteur.trice :De la gestion des entrées dans les parcours et formations (constitution dossier) Suivi du parcours ou des formations (recueil et transmission des justificatifs, prise en compte des...

  • Assistant.e Administratif.ve Ecole de Formation

    il y a 1 mois

    Saint-Brieuc, France CERP Bretagne Atlantique Temps plein

    **CERP Bretagne Atlantique** Prêt à découvrir un univers riche et diversifié, répondant chaque jour au défi d’être « Toujours prêt, Jamais loin », rejoignez le Groupe CERP Bretagne Atlantique, acteur majeur de la répartition pharmaceutique et de la location de matériel de maintien à domicile, en régions Bretagne, Pays de la Loire, Nouvelle...

  • Assistant.e Administratif.ve

    il y a 1 jour

    Saint-Denis, France Université Sorbonne Paris Nord Temps plein

    L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la...

  • Assistant.e Technique Et Administratif.ve

    il y a 1 mois

    Saint-Jean-du-Cardonnay, France VAKOM RLH Temps plein

    Notre client, est une entreprise en pleine croissance dans un secteur porteur. Entreprise du Bâtiment, elle propose son savoir-faire à destination du secteur médical en répondant à des marchés hospitaliers publics et privés. Dans le cadre de son activité, la société recherche un.e: **ASSISTANT.E TECHNIQUE ET ADMINISTRATIF.VE H/F** Rattaché.e...

  • Assistant.e Administratif.ve Et Comptable

    il y a 1 mois

    Saint-Brieuc, France Saint-Brieuc Armor Agglomération Temps plein

    **À propos de nous**: À 45 minutes de Rennes et 2h15 de Paris en TGV, Saint-Brieuc-Armor-Agglomération réunit 32 communes et plus de 150 000 habitants. Offrant un cadre de vie préservé entre terre et mer, le territoire bénéficie d’une forte dynamique culturelle et sportive ainsi que d’espaces naturels d’exception, dont la plus grande réserve...

  • Assistant.e Administratif.ve

    il y a 1 mois

    Saint-Contest, France Analyse et Action Temps plein

    **Notre Cabinet de Conseil RH recrute** - **1 Assistant.e AdministratiF.ve Normandie** Privilégiant une approche flexible et opérationnelle, l’équipe d’Analyse & Action Spécialiste de la Mobilité Professionnelle est structurée en 3 pôles métiers pour optimiser la performance R.H. de ses clients: - **Intégration de collaborateurs**:...

  • Assistant.e Administrative Juridique H/F

    il y a 6 jours

    SAINT-DENIS, France HLM Temps plein

    Rattaché.e à la Directrice des Affaires Juridiques, l'Assistant.e Administratif.ve H/F aura d'une part, en charge d'intervenir en appui administratif des Juristes sur les sujets liés aux contentieux et consultations juridiques, au foncier et aux copropriétés présents sur le patrimoine de Plaine Commune Habitat.Il/elle prendra en main la...

  • Assistant.e Administratif.ve

    il y a 1 mois

    Saint-Laurent-du-Var, France PHARMACIE CAP3000 Temps plein

    La Pharmacie CAP3000, plus grande pharmacie d’Europe, située à Saint Laurent du Var dans le centre commercial CAP3000 recherche un.e Assistant.e Administratif (ve) afin de compléter son équipe, le poste est à pourvoir sur du long terme et à temps plein. **Vos missions**: - Gestion des appels téléphoniques ; - Gestion des rendez-vous ; -...

  • Assistant.e de La Direction de L'aménagement

    il y a 1 mois

    Saint-Denis, France EPT Plaine Commune Temps plein

    Sous la responsabilité de la Directrice de l’Aménagement et de la Programmation Urbaine, l’assistant.e administratif.ve contribue au bon fonctionnement des activités administratives de la Direction par son implication et sa participation à la dynamique collective en termes d’accueil, d’organisation et de gestion administrative. Rattachement...

  • Assistant.e de La Direction de L'aménagement Et de

    il y a 1 mois

    Saint-Denis, France EPT PLAINE COMMUNE Temps plein

    **Mission /Finalité**: Sous la responsabilité de la Directrice de l’Aménagement et de la Programmation Urbaine, l’assistant.e administratif.ve contribue au bon fonctionnement des activités administratives de la Direction par son implication et sa participation à la dynamique collective en termes d’accueil, d’organisation et de gestion...

  • Un.e Assistant.e Administrati.f.ve

    il y a 1 mois

    Saint-Herblain, France Udaf de Loire-Atlantique Temps plein

    L'**U.D.A.F. de Loire-Atlantique **recherche pour service **de Protection Juridique des Majeurs secteur Sud Loire basé à Saint Herblain**: **UN/E ASSISTANT/E ADMINISTRATI.F.VE (H/F)** Vous êtes en quête d'une expérience professionnelle qui a du sens et qui est tourné vers l'Humain ? Alors Bienvenue au sein de L'U.D.A.F 44 ! L'U.D.A.F. de...

  • Un.e Assistant.e Administrati.f.ve

    il y a 1 mois

    Saint-Herblain, France Udaf de Loire-Atlantique Temps plein

    L'**U.D.A.F. de Loire-Atlantique **recherche pour service **de Protection Juridique des Majeurs secteur Etablissement basé à Saint Herblain**: **UN/E ASSISTANT/E ADMINISTRATI.F.VE (H/F)** Vous êtes en quête d'une expérience professionnelle qui a du sens et qui est tourné vers l'Humain ? Alors Bienvenue au sein de L'U.D.A.F 44 ! L'U.D.A.F. de...

  • Un.e Assistant.e Administrati.f.ve

    il y a 1 jour

    Saint-Herblain, France Udaf de Loire-Atlantique Temps plein

    L'**U.D.A.F. de Loire-Atlantique **recherche pour service **de Protection Juridique des Majeurs secteur Sud Loire basé à Saint Herblain**: **UN/E ASSISTANT/E ADMINISTRATI.F.VE (H/F)** Vous êtes en quête d'une expérience professionnelle qui a du sens et qui est tourné vers l'Humain ? Alors Bienvenue au sein de L'U.D.A.F 44 ! L'U.D.A.F. de...