Administrative Assistant
Il y a 6 mois
**Administrative Assistant (On-site) -CDI**
**Reporting to**:
- Operations and projects director
**Role Purpose**
- The Administrative Assistant will undertake administrative tasks, ensuring the rest of the staff has adequate support to work efficiently. The tasks include receptionist, secretary, HR liaison, bookkeeping, and office maintenance. The working-language is English, and French is required when liaised with bank, accountant and other local services and suppliers in France.
**Key Responsibilities**
**Receptionist/Secretary**:
- Welcome visitors, arrange refreshments and direct them to the relevant office/personnel.
- Manage meetings, agendas, travel arrangements (including flight, hotel, and car rental reservations), appointments and the meetings schedule to prevent duplicate bookings
**Logistic, orders and office maintenance**:
- Handle mails and logistic shipments for the office and events.
- Handle sales of the online store and offline orders of merchandising and other items.
- Track stocks of office equipment and supplies and place orders when necessary. Maintain proper stock levels and reports and their budget.
- Maintain office facilities, equipment and furniture and arrange necessary repairs..
**Membership and services**:
- Provide membership and committee support.
- Issue digital badges, certificates to the event participants and other stakeholders.
**Finance and HR support**:
- Process payroll, expense claims, invoices and support budgeting and bookkeeping procedures such as invoicing, monitoring accounts receivable, and budget tracking.
- Monthly follow up unpaid invoice with Worldchefs’ stakeholders.
- Liaise with the accountants and auditor and assist management to compile financial reports
- Create and update records and databases with personnel, financial and other data.
- Support Operations & Project Director on HR & recruitment process including staffs hiring, training, on boarding and departure.
- Coordinate office activities to secure efficiency and compliance to company policies
- Ensure the confidentiality and security of files and filing systems
**Filing and other duties**:
- Maintain general office files, including job files, vendor files, online profiles and other files related to the Worldchefs’ operations
- Submit timely professional level reports and prepare presentations/proposals as assigned
- Support the Operations & Project Director and Managing Director by ensuring timely and effective execution of assigned tasks when required.
**Requirements**:
- Proven administrative experience as an Administrative Assistant, office assistant or relevant role.
- Familiarity with office management procedures and accounting principles is essential
- Excellent knowledge of Microsoft Office, excel and office management software is a plus (Kantree, mailchimp, GrandTotal etc.)
- Knowledge of handling internal processes and filing systems
- Comfortable handling confidential information
- Strong time-management skills and multitasking ability
- High school diploma or BSc/BA in office administration or qualifications in secretarial studies or relevant field is preferred
- Excellent verbal and written skills in English (IELTS 8.0/CAE C1/TOEFL iBT 110 or above) and French (C1 or above) is a MUST
**JOB LOCATION**
At Worldchefs head office in central Paris (On-site)
**ABOUT WORLDCHEFS**
The World Association of Chefs’ Societies, known as Worldchefs, is a federation made up of 110 national chef associations. A leading voice in the hospitality industry, Worldchefs carries years of history since its founding in 1928 at the Sorbonne by the venerable Auguste Escoffier. Representing a mobilized international membership of culinary professionals, Worldchefs is committed to advancing the profession and leveraging the influence of the chef jacket for the betterment of the industry and humanity at large.
Worldchefs is dedicated to raising culinary standards and social awareness through these core focus areas:
**Education** - Worldchefs offers support for education and professional development through the landmark Worldchefs Academy online training program, a diverse network of Worldchefs Education Partners and curriculum, and the world’s first Global Hospitality Certification recognizing on-the-job skills in hospitality;
**Networking** - Worldchefs connects culinary professionals around the world through their online community platform and provides a gateway for industry networking opportunities through endorsed events and the biennial Worldchefs Congress & Expo;
**Competition** - Worldchefs sets global standards for competition rules, provides Competition Seminars and assurance of Worldchefs Certified Judges, and operates the prestigious Global Chefs Challenge;
**Humanitarianism & Sustainability** - Worldchefs Feed the Planet and World Chefs Without Borders programs relieve food poverty, deliver crisis support, and promote sustainability across the globe.
**Who are you worki
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Assistant Qualité Et Administratif
Il y a 6 mois
Paris 2e, France Talents Santé Temps plein**Description de l'entreprise**: **Description du poste**: TALENTS SANTÉ recrute du personnel soignant sur les métiers liés aux : Centres de soins, Santé à domicile, Santé au travail, Petite enfance et laboratoires d'analyses. Notre partenaire, un centre associatif Parisien spécialisé en médecine du voyage, recherche un(e) ASSISTANT QUALITÉ...
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Assistant Administratif
Il y a 3 mois
Paris 2e, France Mellerio International Temps pleinCDI - Assistant(e) Administrative/ Assistant(e) en Gestion de Production Joaillerie (F/H) Fondée en 1613, Mellerio est la plus ancienne et dernière Maison de joaillerie française indépendante au monde. Toujours familiale, la Maison, dirigée depuis sa création par 15 générations successives, créée des collections aussi exceptionnelles que...
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Assistant Administratif
Il y a 4 mois
Paris 2e, France Mellerio International Temps pleinCDI - Assistant(e) Administrative/ Assistant(e) en Gestion de Production Joaillerie (F/H) Fondée en 1613, Mellerio est la plus ancienne et dernière Maison de joaillerie française indépendante au monde. Toujours familiale, la Maison, dirigée depuis sa création par 15 générations successives, créée des collections aussi exceptionnelles que...
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Assistant Administratif
Il y a 6 mois
Paris 2e, France Cédric Grolet Opéra Temps pleinEn qualité d'Assistant Administratif pour la boutique Cedric Grolet Opéra, vous serez chargé(e) de fournir un soutien administratif efficace pour assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes. Vos missions principales incluront: - **Gestion administrative et commerciale quotidienne**: Traiter les demandes de la boîte mail, Analyser la...
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Assistant Administratif
Il y a 6 mois
Paris 2e, France Cédric Grolet Opéra Temps pleinEn qualité d'Assistant Administratif pour la boutique Cedric Grolet Opéra, vous serez chargé(e) de fournir un soutien administratif efficace pour assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes. Vos missions principales incluront: - **Gestion administrative et commerciale quotidienne**: Traiter les demandes de la boîte mail, Analyser la...
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Assistant Administratif Et Comptable
Il y a 6 mois
Paris 2e, France BAYA AXESS FIRST Temps plein**Assistant administratif et comptable H/F** **Description de l’entreprise** Depuis 2006, Baya est aux côtés des entrepreneurs pour faciliter leur quotidien et leur apporter la flexibilité dont ils ont besoin. Notre offre : espaces de travail (bureaux et salles de réunion), domiciliation, portage salarial, secrétariat, formation, assistance RH,...
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Assistant Administratif
Il y a 6 mois
Paris 2e, France École Terrade Opéra Temps pleinAssistant Administratif (H/F) **❓Qui sommes-nous❓** L’École Terrade Paris Opéra est un organisme de formation professionnel privé spécialisé dans les secteurs de la beauté, du bien-être et du spa. Les formations sont dispensées sous statut initial, formation continue et alternance. Nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e)...
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Assistant Administratif
Il y a 6 mois
Paris 2e, France EPITECH Temps plein**EPITECH, expert en recrutement, recherche pour l’un de ses clients, 1 **ASSISTANT ADMINISTRATIF**.** **Rôle & Mission**: Bonjour, nous recherchons un Attaché commercial pour notre entreprise de renommé. Il a pour rôle d’appliquer la stratégie commerciale de l’entreprise sur le terrain en plaçant les produits sur un marché défini par la...
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Assistant Administratif Et Financier
Il y a 6 mois
Paris 2e, France Walters People Temps pleinL'ESSENTIEL : Notre client situé dans le 2ème arrondissement parisien, recherche actuellement un assistant administratif et financier dans le cadre d’un CDI. Rémunération allant de 28000 à 30000€ selon le profil. **VOTRE ENVIRONNEMENT ?** - L’un des premiers groupes hôteliers d’entrée à milieu de gamme en France - Une présence sur tout le...
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Assistant Administratif
Il y a 6 mois
Paris 2e, France selarl thomazon audrant biche Temps pleinEtude de Commissaires de Justice centre PARIS et Boulogne Billancourt souhaite compléter son équipe parisienne avec une assistante administrative polyvalente. Le poste comprend du standard (50%), préparation des constats, facturation, scan, régularisation des actes. Formation assurée. Evolution possible en fonction des capacités. Equipe accueillante et...
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Assistant Administratif
Il y a 3 mois
Paris 2e, France GERARD DROUOT PRODUCTIONS Temps plein**La société** Avec 600 concerts annuels (Lenny Kravitz, Norah Jones, Kimberose, Scorpions, AC/DC, Burna Boy ), cette entreprise familiale se tient prête à relever les nouveaux défis d’un métier en profonde mutation. **Le poste** Nous sommes à la recherche d’un(e) assistant(e) administratif - mobilité internationale pour venir compléter une...
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Assistant Administratif
Il y a 6 mois
Paris 2e, France LE SIEGE DU COMMERCE Temps pleinLe Siège du Commerce recherche un(e) assistante / standardiste pour son agence située au coeur du Sentier. Spécialisée dans la location de boutiques et de bureaux, notre agence se compose d'une équipe de 15 personnes. Nous recherchons une personne motivée, dynamique et organisée pour répondre aux appels et effectuer divers taches administratives et...
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Assistant(E) Administratif Et de Direction
Il y a 6 mois
Paris 2e, France EEMI Temps pleinAssistante administrative et suivi des stages, contrats alternance L'EEMI école européenne des métiers de l'internet recherche une assistante - **Principales missions** Accueil physique Gestion des présences et absences Montage des contrats, relations avec les Opcos Prise de rendez vous Élaboration des factures Traitement des mails Transmission...
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Assistant(E) Administratif(Ve)
Il y a 6 mois
Paris 2e, France UTH - UT Hospitality Temps plein**Passionnée par l'hôtellerie mais vous souhaitez donner un nouveau souffle/élan à votre carrière sans pour autant passer par une reconversion pro?** **Le poste d'Assistante Administrative et Commerciale chez UTH est peut être fait pour vous!** Dans une ambiance jeune et décontractée, avec des horaire souples et meme du télétravail, vous aurez...
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Assistant Administratif
Il y a 6 mois
Paris 2e, France DNF-POUR UN MONDE ZERO TABAC Temps pleinAssistant Administratif (H/F) **Présentation de l’association** DNF œuvre dans tous les champs de la prévention du tabagisme : information, éducation, promotion de la santé, veille juridique, action contentieuse, plaidoyer sur le plan national et international. L’association regroupe des associations régionales. L’association dirige tous ses...
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Assistant Administratif
Il y a 6 mois
Paris 2e, France KARA TRAVAIL TEMPORAIRE & PLACEMENT Temps plein_**KARA Travail Temporaire et Placement**_ recherche pour l'un de ses clients issu du secteur énergétique et situé à Paris 2, _**un assistant administratif H/F en CDI.**_ - **Sous l’autorité de la Direction générale et selon les directives de la Responsable Gestion RH & Comptabilité, vos mission seront les suivantes**:_ **1/ Organisation des...
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Assistant Administratif
Il y a 6 mois
Lyon 2e, France EPITECH Temps plein**EPITECH, expert en recrutement, recherche pour l’un de ses clients, 1 **ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F**.** **Rôle & Mission**: Au sein d'une nouvelle équipe de scolarité, l'**Assistant Administratif H/F** sera en charge d'assurer la gestion administrative des formations. Pour cela, vos missions seront les suivantes: - **Gérer** les dossiers de...
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Assistant Administratif Et Comptable
Il y a 6 mois
Paris 2e, France Association e-Enfance Temps plein**Assistant(e) Administratif(ve) et Comptable (H/F)** **PARIS 02 (75002)** L’**Association e-Enfance/3018**, point d'entrée unique sur le harcèlement et les usages numériques des jeunes. Reconnue d’utilité publique, l’Association créée en 2005 sensibilise chaque année 200 000 enfants, adolescents, parents et professionnels sur les questions du...
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Assistant Administratif
Il y a 6 mois
Paris 2e, France AFFIRMA Temps plein**Affirma** recherche son **Assistante Administrative & Sociale**. Vous collaborerez en relation directe avec la directrice administrative et sociale de notre cabinet de qui vous prendrez vos instructions et à qui vous reporterez. Elle vous confiera des tâches riches et variées telles que: - Administration du personnel pour nos clients: - Recueil des...
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Assistant Administratif
Il y a 6 mois
Paris 2e, France HOTESSE INTERIM Temps pleinHOTESSE INTERIM est l'agence spécialiste du recrutement intérim/CDI dans les métiers du tertiaire. Depuis 1960, TPE et PME toutes activités confondues font confiance à l'agence HOTESSE INTERIM. HOTESSE INTERIM recherche pour son agence, un assistant administratif H/F dans le cadre d'un remplacement pour 1 mois (éventuellement...
