Un.e Gestionnaire Administratif-ve Pour L'utt

il y a 3 jours


Montpellier, France UNIVERSITE PAUL VALERY MONTPELLIER 3 Temps plein

L'Université du Tiers Temps est un service inter universitaire, administrativement rattaché à l'Université Paul-Valéry Montpellier 3.

Elle organise des conférences et propose des formations non diplômantes, ouvertes à tous. Elle accueille plus de 2000 étudiants chaque année.

Le poste vise à assister la responsable administrative dans la gestion de l'UTT et à travailler en binôme avec un autre gestionnaire administratif.

Missions

Missions non télé travaillables:
Exécuter des actes administratifs, de secrétariat, de gestion financière, de logistique et d’accueil dans le domaine de la formation non diplômante:

- Assurer l’accueil physique et téléphonique des étudiants, les échanges courriels, les newsletters
- Inscrire les étudiants : accueil, saisie, archivage
- Assister les enseignants et conférenciers pour la mise en place et le démarrage des outils (ordinateurs, vidéo projecteur, visio conférence, )
- Réaliser des opérations de gestion administrative et financière ( bons de commande) sur un logiciel propre à la structure et sur les outils utilisés par l’Université
- Mettre à jour la base de données dédiée à la gestion (administrative, financière, ressources humaines)
- Assurer les échanges avec les intervenants et prestataires extérieurs
- Concevoir ou rédiger et mettre en forme des documents divers (courriers, courriels, rapports, comptes rendus, certificats administratifs, offre de formation)
- Suivre des dossiers et relancer les interlocuteurs externes, ou internes
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité
- Réceptionner, traiter et assurer la traçabilité du courrier
- Saisir des données, classer et archiver des documents
- Assurer le contrôle des cartes d’étudiants en début de cours ou conférences
- Assurer les veilles des modes opératoires
- En cas de nouveau recrutement, assister le nouveau gestionnaire administratif dans ses prises de fonctions

Compétences CONNAISSANCES ET SAVOIRS

Environnement professionnel universitaire
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques de communication
- Technique d'élaboration de documents et tableaux

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS

Utiliser les logiciels spécifiques: Sifac, Pack office
- Expression orale et écrite
- Accueillir et prendre des messages
- Rédiger des courriels, rapports, documents, tableaux
- Enregistrer et classer des documents

SAVOIRS ÊTRE

Sens de l'organisation et de l'anticipation
- Travailler en équipe et rendre compte
- Savoir gérer les périodes d'accroissement d'activité
- Adaptabilité
- Réactivité
- Sens de l'écoute
- Sens relationnel
- Autonomie
- savoir respecter les échéances

Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables

Diplôme minimum : baccalauréat +2

Expériences souhaitées : domaines de l'accueil, du secrétariat, de la gestion administrative

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 1 820,00€ à 1 850,00€ par mois

Horaires:

- Du lundi au vendredi

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 06/01/2025



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