Assistant à La Direction Générale Des Services

Il y a 5 mois


Marseille er, France Aix Marseille Université Temps plein

Descriptif du poste
- L'activité de la Direction Générale des Services est caractérisée par une large polyvalence de tâches requérant des compétences techniques en matière de gestion administrative.
Sous la responsabilité hiérarchique directe de l'attachée de direction de la direction générale des services, l'assistant de direction assume des missions et tâches qui requièrent, sérieux, rigueur, réactivité, diplomatie et une grande discrétion.
Il travaille au sein d'une équipe de trois personnes qui réalise l'ensemble des activités du bureau de l'assistanat de la direction générale des services.
Missions et activités transverses:
Secrétariat:

- Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes (filtrage des appels, prise de messages, transmission des demandes, réorientation de mails, pause-café des invités)
- Gestion du courrier arrivée : tri, réorientation, enregistrement.
- Gestion des parapheurs
- Organisation matérielle des réunions internes et externes, déplacements de la DGS, des DGS Adjoints et des agents rattachés à la DGS : réservations transport, hébergement et restauration, réservation de salles, commandes, lien avec la DEPIL pour tous les événements organisés par la Direction Générale.
- Organisation de réunions et rdv en mode distanciel (maîtrise des outils de visioconférence : Skype ; ZOOM etc.) ;
- Gestion des aspects logistiques du service : fournitures, matériel, demandes auprès de la DEPIL et de la DOSI...
- Gestion et suivi des opérations de dépenses et des ordres de mission : gestionnaire polyvalent SIFAC : établissement des bons de commandes etc.
- Gestion de la documentation (mise à jour des espaces partagés, méthode de classement, archivage...)
- Assurer le support bureautique de la direction (fonctionnalités outlook, amubox,...)

Missions d'assistanat:

- Gérer les agendas
- Préparer les fonds de dossier nécessaires aux réunions
- Rédiger et mettre en forme des documents associés aux dossiers en cours (rapports, comptes rendus, présentations,...)
- Gérer l'archivage physique et numérique associé à l'activité
- Gérer le process de signature électronique

Dans les activités globales du bureau de l'assistanat de la direction générale des services listées ci-dessus les missions particulières et d'expertise du poste sont:

- Assurer l'assis

Profil recherché

Vous maîtrisez des outils bureautiques (messagerie électronique, pack office, SIFAC?) et des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (NTIC).
Vous faites preuve d'une bonne expression écrite et orale.
Vous savez prioriser vos activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
Vous avez de l'expérience en travail d'équipe.
Votre disponibilité, réactivité, ainsi que votre sens de la confidentialité, seront un atout pour le poste.

**Les avantages liés au poste**:
- Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental-
- Participation Mutuelle à hauteur de 15euro /mois-
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents-
- L'établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)-
- Possibilité d'accès à un emplacement parking à proximité-
- Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail-
- Parcours d'accueil et d'intégration pour les nouveaux agentsCompétences attendues
- LANGUESAucune langue attendue

SAVOIR-ÊTRE
Confidentialité
Diplomatie

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SAVOIR-FAIRE
Bureautique
Electronique

**Voir plus**

Entreprise

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 Meuro. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Autres offres de l'entrepriseSalaire

23 - 24 k€ brut annuel

Prise de poste

Dès que possible

Expérience

Tous niveaux d'expérience acceptés

Métier

Assistant de direction

Statut du poste

Cadre du secteur public / Armées

Zone de déplacement

Pas de déplacement

Secteur d’activité du poste

ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR



  • Marseille, France Aix-Marseille Université Temps plein

    **Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5...

  • Assistant de Direction

    Il y a 5 mois


    Marseille, France La Sécu recrute Temps plein

    **Assistant de direction**: - CDI - Marseille - NIVEAU 5A - NVHADD84912 **ARS PROVENCE ALPES COTE D'AZUR**: L'Agence régionale de santé Paca est un établissement public administratif qui définit et anime la politique régionale de santé, dans le cadre de la stratégie nationale. Elle se compose d'un siège basé à Marseille et des six délégations...


  • Marseille, France Igual Temps plein

    **IGUAL en quelques mots** IGUAL est un acteur majeur de l’hygiène professionnelle en Occitanie et Paca, experte dans son domaine depuis plus de 50 ans. Notre mission : éclairer l’opaque marché de l’hygiène pour permettre à nos clients un choix avisé. Accrédité des labels « HappyAtWork » et Ecovadis, l’environnement IGUAL c’est à la...


  • Marseille, France Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ASSISTANT(E) DE DIRECTION/DIRECTION GENERALE APHM **CONTRAT** CDD; CDI; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** L'Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (AP-HM) avec ses 4 sites hospitaliers : Hôpital Nord, Timone adultes et enfants, La Conception, les Hôpitaux Sud, une plateforme logistique et 12...


  • Marseille 1er, France CCI AMP Temps plein

    Dans le cadre de la création récente de notre Direction Générale Adjointe en charge du Développement, nous recherchons le ou la future Attaché(e) de direction, en charge du support administratif, organisationnel et opérationnel de la direction et de son Directeur. Les missions principales: - Assister personnellement le Directeur Général Adjoint «...


  • Marseille, France ADRH handicap et inclusion Temps plein

    L’ADRH Handicap & Inclusion est une association 1901, crée en 1983 à l’initiative de Paul Blanc, Sénateur, qui sera rapporteur de la loi handicap de février 2005. L’ADRH (Accompagnement Diversité Réhabilitation Handicap) s’engage au quotidien et depuis 40 ans, pour l'inclusion professionnelle et sociale des personnes en situation de handicap...


  • Marseille, France Habitat Marseille Provence Temps plein

    **Ensemble, améliorons la vie de notre cité.** **Habitat Marseille Provence est un acteur majeur du logement social et intermédiaire sur Marseill**e. Office Public de l’Habitat, nous employons près de 280 collaborateurs qui gèrent un patrimoine de plus de 14 000 logements (principalement situés à Marseille) au service de nos 35 000 locataires. -...


  • Marseille, France Menway Emploi Sète Temps plein

    Votre mission Au sein de la structure de notre client, votre mission consistera à optimiser et soutenir le fonctionnement des différents services par le biais d'une gestion effective des achats et des services généraux afférents. Ci-dessous, les principales responsabilités de cette fonction clé: - Assurer la gestion opérationnelle des achats, y...


  • Marseille, France Ville de Marseille Temps plein

    DGA Ville au quotidien **Secteur d'activité** - Gestion administrative et secrétariat**Filière** - Administrative**Catégorie** - B, C**Cadre d'emplois** - Rédacteurs territoriaux- Adjoints administratifs territoriaux**Référence** - i10117 - Description CollectivitéAu sein de la Direction Générale Adjointe Ville au Quotidien (DGAVQ), vous serez...

  • Assistant de Direction

    il y a 1 mois


    Marseille, France NIVO RH Temps plein

    En tant qu’Assistant de Direction Générale, vous jouerez un rôle essentiel dans le soutien au Directeur Général de l’entreprise. Vos principales missions seront les suivantes: - ** Gestion de l’agenda du Directeur Général**: - Planification et organisation des rendez-vous, réunions et déplacements professionnels. - Anticipation des...


  • Paris 1er, France Assistalents Temps plein

    **Description de l'entreprise**: **Description du poste**: prestations de Recrutement et Intérim spécialisées sur les fonctions d'assistanat ASSISTALENTS (marque du groupe LINKING TALENTS) accompagne les CDI, CDD et Intérim spécialisées sur les fonctions d'assistanat. Notre client, société spécialisée dans les assurances recherche un(e)...


  • Marseille, France Ville de Marseille Temps plein

    DGA Ville du temps libre **Secteur d'activité** - Gestion administrative et secrétariat**Filière** - Administrative**Catégorie** - B, C**Cadre d'emplois** - Rédacteurs territoriaux- Adjoints administratifs territoriaux**Référence** - i10021 - Description CollectivitéLa DGA Ville du Temps libre regroupe quatre directions : La Direction de la Culture...

  • Assistant de direction

    il y a 4 semaines


    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Région Sud - Provence-Alpes-Côte d'Azur Temps plein

    Offre d'apprentissageLa Région Sud - Provence-Alpes-Côte d'Azur recrute un apprenti assistant de direction pour rejoindre son équipe dynamique.MissionsVous contribuerez au bon fonctionnement et à l'efficience de la direction générale adjointe en assistant le DGAS en termes d'organisation et traitement des informations.Activités- Gestion des agendas-...


  • Marseille, France Adsearch Temps plein

    **En BREF : Assistant Services Généraux (H/F) à Marseille (13 016), en CDI - 35 000 - 40 000 euros bruts annuels - poste central, leader, international.** Adsearch recrute pour lun de ses clients **un Assistant Services Généraux (H/F)** pour un poste basé à **Marseille (13016)**. Au sein dune entreprise spécialisée dans le secteur du BTP, vous...


  • Marseille, France Maisons du Midi Temps plein

    Dans le cadre d'un remplacement pour congés de maternité, nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction pour rejoindre notre équipe. En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous serez responsable d'apporter un soutien administratif et opérationnel à notre équipe de direction. Responsabilités: - Gérer l'agenda et les rendez-vous de la direction -...


  • Paris 1er, France Assistalents Temps plein

    **Description de l'entreprise**: **Description du poste**: Assistalents, cabinet de recrutement spécialisé en Assistanat, vous propose un grand nombre d'offres d'emploi ciblées pour Assistants et pour des métiers d'Accueil et Réception. Notre client spécialisé dans le recyclage des emballages recherche un(e) assistant(e) de direction affaires...

  • Assistant de Direction

    Il y a 6 mois


    Marseille, France La Sécu recrute Temps plein

    **Assistant de direction**: - CDI - Marseille - 1 747 € par mois - NIVEAU 2 MSA - Télétravail possible - NVHADD76611 **MSA PROVENCE-AZUR**: La MSA Provence Azur, entreprise privée en charge d'une mission de service public, assure la protection sociale en guichet unique de l'ensemble de la population agricole (215 000 adhérents) pour les départements...


  • Marseille, France Potentiel Humain Temps plein

    **À propos de nous**: Notre ambition chez Potentiel Humain : vous aider à trouver l’entreprise et le poste de vos rêves ! Nous sommes une agence de recrutement et d’intérim spécialisée dans les métiers de la comptabilité et de la gestion, du commerce et de l’ingénierie. Notre client, acteur privé de l’ingénierie écologique et de la...

  • Assistant de direction

    il y a 3 semaines


    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Région Sud - Provence-Alpes-Côte d'Azur Temps plein

    Rattaché(e) à la Direction Générale Adjointe Communication et Protocole de la Région Sud - Provence-Alpes-Côte d'Azur Vous rejoignez une équipe dynamique au sein de la Région Sud - Provence-Alpes-Côte d'Azur, où vous contribuerez à l'animation administrative et financière de plusieurs directions. En tant que Assistant de direction, vous serez...


  • Paris 1er, France Talents Unis Temps plein

    **Rattaché(e) à la Direction des opérations, dans des bureaux d’environ 2 500 m2, vous rejoignez une équipe afin d’assurer l’office management / facility management incluant**: - ** la gestion des services généraux,**: - ** l’intégration des nouveaux entrants,**: - **le suivi budgétaire.** **Votre mission est de garantir la bonne tenue...