Office Manager

Il y a 6 mois

Marseille, France PRO ARCHIVES Temps plein

Groupe PRO & Cie, cherche son futur Office Manage - Assistant de direction polyvalent (H/F). Sous la responsabilité de la direction générale, vous missions seront les suivantes:
**Pour la Holding PRO ARCHIVES**:
Gestion des locaux:

- Gérer le standard téléphonique et l’accueil client et visiteurs
- Suivre les différents travaux et rénovations et gérer les intervenants extérieurs (SAV divers, petits travaux et gros travaux, contrats annuels )
- Gérer et déclarer les sinistres (fuite d’eau, problème de rideau électrique, accidents )
- Gérer la salle de réunion, veiller à la bonne organisation des réservations
- Gérer entrées et sorties
- accès des locaux (attribution des badges des locaux)
- Assurer la bonne tenue, la gestion et l’animation des locaux en général et notamment de la salle de détente
- Organisation d’after-work, anniversaires, anniversaires d’anciennetés
- _En étroite collaboration avec le service marketing_
- Participer et suivre l’intégration des nouveaux collaborateurs (logistique d’arrivée, création et suivi du process d’intégration, articulation entre les différents services concernés _(via TAIGA)_
- Recueillir les idées, proposer et mettre en place des améliorations des procédures relatifs à la gestion des locaux, la communication _(rapport d’étonnement)_

Assistanat de direction:

- Assistanat de 1 président et 2 directeurs dans leur gestion du quotidien comme de sujets ponctuels
- Gestion et organisation des déplacements professionnels, réservations (hôtelières et transports) pour la direction autour des évènements.

**Pour les 30 sociétés du groupe et les 80 collaborateurs**:

- Réceptionner et gérer le courrier entrant et sortant, attribuer et renommer le courrier GED, gérer le workflow factures
- (Validation et redirection des factures et courriers au bon services GED vérifier la bonne conformité des factures, selon devis et contrats en vigueurs)
- Traiter et organiser l’information : collecte, classement, mise à jour physique et numérique
- Mise à jour du répertoire téléphonique et organigramme groupe
- Mise à jours et gestion des contrats de sécurité et mis en conformité des locaux (vérification des alarmes incendies, extincteurs, affichages obligatoires, trousses de secours)
- Analyse des contrats et pertes financières des acquisitions
- Fiche d’entreprise all filiales
- Créer et mettre à jour les DUERP all filiales de façon annuelle
- Suivre et gérer les visites médicales des collaborateurs, en collaboration avec la médecine du travail.
- Suivre et gérer les services généraux (renouvellement abonnements, maintenance, entretien, sécurité en entreprise, affiches obligatoires.)
- Vérifier, mettre à jour et suivre les contrats et abonnements de l’ensemble du groupe. Via les plateformes (téléphonique, total, ulys..)et un tableau de suivis par filiale.
- Gestion des contrats d’assurances de l’ensemble du groupe (contrat auto, RC pro, RC, MULTIRISQUE etc.)
- Commander et gérer les stocks fournitures diverses (cartes de visites, clés, fournitures de bureau, consommables, mobilier ) de l’ensemble du groupe
- Gestion et suivi de la flotte de véhicule, (gestion des sinistres, attribution, entretien, badges, carte carburants, vignettes Crit’Air TCO par véhicule via Total, suivis de contrats de financement, leasing, changement de propriétaires, cession achats.)
- Renégociation des contrats des sous-traitants.
- Gestion de la performance des achats sur le principe du Cost killer.
- Gestion, mise à jour et commande carte bancaire des collaborateurs (mise à jour des interlocuteurs banques,
- Mise en place et mise à jour de procédures.
- Gestion et inventaires du matériel mis à disposition des collaborateurs (ordinateur, téléphone, casques, accessoires.)
- Gestion des garanties (matériels)
:

- Gestion logistique (réservation de lieux, transports, hébergement, restauration)
- Gestion de partenariats _(gérer le lien entre les collaborateurs et nos partenaires, distribution des places offertes par nos partenaires)_
- Participer activement à la communication interne groupe (gestion teams global, outils de communication interne )
- _En étroite collaboration avec le service marketing_

Participer et suivre les sorties des collaborateurs pour l’ensemble du groupe

Si vous avez 2 ans d'expérience minimum et que vous pensez possédez la motivation et toutes les compétences requises, alors ce poste est fait pour vous.

Le salaire est négociable selon votre expérience et vos compétences.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 1 800,00€ par mois

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

  • Office Manager Temps Partagé

    Il y a 6 mois

    Marseille, France Acting Finances Temps plein

    **PRESENTATION DE L’ENTREPRISE** - Acting est né d’un projet : apporter aux entrepreneurs de hautes compétences - habituellement réservées aux grands groupes - afin d’accompagner des phases clés de leur évolution. - Acting est désormais présent en région parisienne, en Auvergne-Rhône-Alpes, dans le Sud-Est et à Bordeaux. Nous accompagnons...

  • Alternance OFFICE MANAGER

    il y a 4 jours

    Marseille, France ISCOD Temps plein

    L'ISCOD, spécialiste de la formation en Digital Learning, recherche pour son entreprise partenaire, Fabricant de matériel médical à Marseille Un Office Manager (H/F), pour préparer l'une de nos formations diplômantes reconnues par l'Etat.Optez pour l'alternance nouvelle génération avec l'ISCOD

  • Office Manager

    il y a 2 semaines

    Marseille, France Cosmos Entreprise Temps plein

    Qui sommes-nous ? Chez Cosmos, nous révolutionnons les boissons énergisantes naturelles. Notre mission est de créer des shots biologiques innovants et 100% naturels qui offrent énergie et bien-être, sans compromis. Notre entreprise fait rayonner l’énergie de la Provence à travers des produits (éco)responsables et engagés. Basée à Marseille,...

  • Alternance OFFICE MANAGER

    il y a 3 semaines

    Marseille, France ISCOD Temps plein

    L'ISCOD, spécialiste de la formation en Digital Learning, recherche pour un Office Manager (H/F) dans le secteur du matériel médical à Marseille. Description du poste Responsable administratif et financier chargé de la gestion des ressources humaines, des budgets et des processus internes. Assure la mise en œuvre des stratégies commerciales et la...

  • Alternance OFFICE MANAGER

    il y a 6 jours

    Marseille, France ISCOD Temps plein

    L'ISCOD, spécialiste de la formation en Digital Learning, recherche pour préparer l'une de ses formations diplômantes reconnues par l'Etat. Salaire Le salaire est estimé à environ 40 000 € annuels. Description du poste Ce poste d'Office Manager (H/F) est un rôle clé dans le cadre de notre partenariat avec un Fabricant de matériel médical à...

  • Office Manager

    Il y a 6 mois

    Marseille, France TheGoodFit Temps plein

    1- Contexte: TheGoodFit est un cabinet de conseil spécialisé dans le développement du capital humain. Notre rôle est d’accompagner nos entreprises partenaires sur les sujets d’attractivité, de fidélisation de leurs collaborateurs et de recrutement. Notre mission est de Promouvoir & Accélérer les entreprises des territoires. Nous avons une...

  • Office Manager

    il y a 2 semaines

    Marseille, France Cosmos Entreprise Temps plein

    Qui sommes-nous ? Chez Cosmos, nous révolutionnons les boissons énergisantes naturelles. Notre mission est de créer des shots biologiques innovants et 100% naturels qui offrent énergie et bien-être, sans compromis. Notre entreprise fait rayonner l’énergie de la Provence à travers des produits (éco)responsables et engagés. Basée à Marseille,...

  • Office Manager

    il y a 2 semaines

    Marseille, France Cosmos Entreprise Temps plein

    Qui sommes-nous ? Chez Cosmos, nous révolutionnons les boissons énergisantes naturelles. Notre mission est de créer des shots biologiques innovants et 100% naturels qui offrent énergie et bien-être, sans compromis. Notre entreprise fait rayonner l’énergie de la Provence à travers des produits (éco)responsables et engagés. Basée à Marseille,...

  • Office Manager

    il y a 3 jours

    Marseille, France Cosmos Entreprise Temps plein

    Qui sommes-nous ? Chez Cosmos, nous révolutionnons les boissons énergisantes naturelles. Notre mission est de créer des shots biologiques innovants et 100% naturels qui offrent énergie et bien-être, sans compromis. Notre entreprise fait rayonner l’énergie de la Provence à travers des produits (éco)responsables et engagés. Basée à Marseille,...

  • Office Manager

    il y a 3 jours

    Marseille, France Cosmos Entreprise Temps plein

    Qui sommes-nous ? Chez Cosmos, nous révolutionnons les boissons énergisantes naturelles. Notre mission est de créer des shots biologiques innovants et 100% naturels qui offrent énergie et bien-être, sans compromis. Notre entreprise fait rayonner l’énergie de la Provence à travers des produits (éco)responsables et engagés. Basée à Marseille,...

  • Office Manager/coordinateur Département Des

    Il y a 7 mois

    Marseille, France Institut Paoli Calmettes Temps plein

    Vous cherchez un poste d’Office Manager/Coordinateur Département des Ressources Humaines dans un centre de référence en cancérologie qui vous offre des avantages sociaux et des opportunités d’évolution professionnelle ? Alors cette offre est faite pour vous ! L’office manager est placé sous l’autorité directe de la Directrice du Département...

  • Internship - Project Management Officer

    Il y a 7 mois

    Marseille, France CMACGM Temps plein

    Led by Rodolphe Saadé, the CMA CGM Group, a global leader in shipping and logistics, serves more than 420 ports around the world on five continents. With its subsidiary CEVA Logistics, a world leader in logistics, and its air freight division CMA CGM AIR CARGO, the CMA CGM Group is continually innovating to offer its customers a complete and increasingly...

  • 1 Office Manager

    Il y a 6 mois

    Marseille, France JOB LINK Temps plein

    Sandrine du cabinet de recrutement JOB LINK recrute pour son client, Cabinet d'expertise-comptable, 1 Office Manager (H/F) CDI à pourvoir **dès que possible** Où ? **Marseille (13008)** Le cabinet d'expertise comptable, basé dans le 8ème arrondissement et composé d'une trentaine de collaborateurs recherche activement un(e) Office Manager dynamique...

  • Office Manager

    Il y a 4 mois

    Marseille 2e, France Steering Legal Marseille Temps plein

    Cabinet d’avocats d’affaires installé à Marseille recherche un(e) office manager en alternance afin notamment d’offrir un support administratif aux avocats, d’accompagner certains sujets de business development, de gérer les locaux et les équipements, et de supporter un certain nombre d’actions de communication. Nous recherchons un profil...

  • Project Management Officer

    Il y a 7 mois

    Marseille, France CMAShips Temps plein

    Led by Rodolphe Saadé, the CMA CGM Group, a global leader in shipping and logistics, serves more than 420 ports around the world on five continents. With its subsidiary CEVA Logistics, a world leader in logistics, and its air freight division CMA CGM AIR CARGO, the CMA CGM Group is continually innovating to offer its customers a complete and increasingly...

  • Office Manager

    Il y a 6 mois

    Marseille, France JOB LINK Temps plein

    Job Link, spécialiste du recrutement intérim, CDD et CDI, recherche pour un de ses clients, leader sur son marché, un Office Manager H/F à Marseille (13002). Le poste est à pourvoir pour une mission de 3 mois. Vous aurez pour mission de: - Accueil/standard - Secrétariat basique incluant la gestion du courrier - Gestion des commandes de fournitures,...

  • Office Manager

    il y a 2 semaines

    Marseille 15e, France COSMOS ENTREPRISE Temps plein

    **Offre d’emploi : Office Manager (H/F) - CDI Temps plein** **Qui sommes-nous ?** Chez **Cosmos**, nous révolutionnons les boissons énergisantes naturelles. Notre mission est de créer des **shots biologiques** innovants et 100% naturels qui offrent énergie et bien-être, sans compromis. Notre entreprise fait rayonner l’énergie de la Provence à...

  • Office manager

    il y a 3 semaines

    Marseille, France Groupe Pénélope Temps plein

    À propos de nous#ambassadeurd'image depuis 50 ans, Pénélope, grâce à ses équipes, réinvente en permanence les métiers de l'accueil et de l'hospitality. Si, comme nous, vous pensez que l'accueil est un vrai métier, utile et indispensable dans les entreprises, si monotonie ne fait pas partie de votre vocabulaire et si vous voulez...

  • Office Manager Junior

    il y a 2 semaines

    Marseille, France Cosmos Entreprise Temps plein

    Qui sommes-nous ? Chez Cosmos, nous révolutionnons les boissons énergisantes naturelles. Notre mission est de créer des shots biologiques innovants et 100% naturels qui offrent énergie et bien-être, sans compromis. Notre entreprise fait rayonner l’énergie de la Provence à travers des produits (éco)responsables et engagés. Basée à Marseille,...

  • Office Manager Junior

    il y a 2 semaines

    Marseille, France Cosmos Entreprise Temps plein

    Qui sommes-nous ? Chez Cosmos, nous révolutionnons les boissons énergisantes naturelles. Notre mission est de créer des shots biologiques innovants et 100% naturels qui offrent énergie et bien-être, sans compromis. Notre entreprise fait rayonner l’énergie de la Provence à travers des produits (éco)responsables et engagés. Basée à Marseille,...