Assistant-e Du-de La Secrétaire Général-e Adjoint-e

il y a 24 heures


Paris, France Ville de Paris Temps plein

Le Secrétariat Général de la Ville de Paris a pour mission de veiller à la mise en œuvre coordonnée des orientations politiques définies par la Maire de Paris et l’Exécutif municipal. Il assure, pour cela, un rôle de pilotage de l’action administrative et d’animation de l’ensemble des directions. Il pilote les principaux projets de la mandature.

**Quelles sont vos missions ?**
Sous l’autorité hiérarchique du-de la Secrétaire Général-e adjoint-e et sous l’autorité fonctionnelle du responsable du secrétariat particulier de la Secrétaire Générale, l'assistant-e assure le secrétariat du-de la Secrétaire Général-e Adjoint-e en coordination avec les assistant-e-s des Secrétaires Généraux Adjoints et le responsable du secrétariat particulier.

Il-elle remplit les missions suivantes:

- Accueil, filtrage téléphonique et prise de messages ;
- Organisation des réunions animées par le-la Secrétaire Général-e Adjoint-e et suivi de l'agenda ;
- Gestion des disponibilités des chargé-e-s de mission
- Organisation des réunions pilotées par les chargé-e-s de mission (réservation de salle, préparation des avis de réunion, diffusion aux participants)
- Réservation des salles, préparation des avis de réunion et envoi aux participants (via la messagerie Outlook) ;
- Gestion du courrier via le logiciel Elise (création de courriers, suivi et transmission aux Interlocuteur-rice-s.);
- Suivi des notes d’arbitrage
- Diffusion des comptes-rendus,
- Préparation des dossiers de réunion, envoi aux participants des documents préparatoires;
- Rédaction et mise en forme de courriers divers;
- Classement numérique et archivage numérique/papier des documents dans le respect du plan de classement,
- Participation au réseau des assistant-e-s (réunions, rencontres, présentation du métier aux nouveaux arrivants, etc.)
- Création et mise à jour documentaire sur le réseau partagé et l’Intranet

**Qu’attend -on de vous ?**
Qualités requises

N° 1 : Grande discrétion

N° 2 : Sens de l'organisation et autonomie

N° 3 : Capacité d'adaptation, esprit d’équipe et réactivité

N° 4 : Disponibilité

N° 5 : Aisance relationnelle avec des interlocuteurs de tous niveaux

N° 6 : Aisance rédactionnelle

Connaissances professionnelles

N° 1 : Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet

N° 2 : Connaissance du logiciel de courrier ELISE (formation possible)

Savoir-faire

N° 1 : Gérer les urgences, son temps de travail et les priorités

N° 2 : Aisance de l’expression orale et écrite

N° 3 : Communiquer et adapter son discours en fonction de la situation

N° 4 : Anticiper et organiser l’activité d’un ou plusieurs managers
**Les + du poste**
NBI
**Quelles particularités du poste ?**
La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Secrétariat mutualisé entre Secrétaires Généraux Adjoints -Permanence matin et soir, pause méridienne par roulement jusqu’à 18h. Les assistant-e-s des Secrétaires Généraux Adjoints se remplacent mutuellement pendant les congés



  • Paris, France Ville de Paris Temps plein

    **Paris Musées** est un établissement public administratif, chargé depuis le 1er janvier 2013, de la gestion des 12 musées et 2 sites patrimoniaux* de la ville. Cet établissement d’environ 1000 personnes contribue au rayonnement national et international des musées parisiens et soutient leur mission d’équipement culturel de premier plan au service...


  • Paris 16e, France FEDERATION FRANCAISE DU BATIMENT Temps plein

    Descriptif du poste - Le Groupement des Entreprises de Restauration des Monuments Historiques (GMH) est l'organisation professionnelle dédiée aux métiers de la restauration et du patrimoine, représentant 250 entreprises. Nous recherchons, dans le cadre d'un futur remplacement, un(e) Secrétaire général(e) adjoint(e) en charge de la...


  • Paris, Île-de-France Ville de Montreuil Temps plein

    MissionL'assistant(e) de la Directrice Générale Adjointe est chargé(e) de fournir une aide permanente à l'activité de la DGA, en lien étroit avec la collaboratrice de la Directrice Générale des Services, les assistant(e)s de la direction générale, des directions opérationnelles et en relation avec le cabinet du Maire et du secrétariat des...


  • Paris, Île-de-France Emploi Assistant(e) médicale Paris 75002 Temps plein

    Dans le cadre de votre mission en tant qu'assistant(e) médicale, vous serez chargé(e) de :">- Accueillir les patients et leur expliquer les procédures nécessaires;">- Récupérer les données des laboratoires et retranscrire les comptes rendus des radiologues et médecins;">Nous recherchons un candidat doté d'une excellente présentation,...


  • Paris, France Emploi Assistant(e) dentaire Paris 75 | JoberGroup Temps plein

    Assistant(e) dentaire qualfié(e) H/F - CDI, temps plein - Paris 75 Emploi Assistant(e) dentaire qualifié(e) H/F - Paris 75 Vous êtes assistant(e) dentaire expérimenté(e) et recherchez une belle opportunité dans la capitale ? Nous recrutons en CDI pour un groupe de plusieurs structures dentaires. Cette entité est reconnue pour être pleinement...


  • Paris, France Emploi Assistant(e) dentaire Paris 75 | JoberGroup Temps plein

    Emploi Assistant(e) dentaire qualifié(e) H/F - Paris 75 Vous êtes assistant(e) dentaire expérimenté(e) et recherchez une belle opportunité dans la capitale ? Nous recrutons en CDI pour un groupe de plusieurs structures dentaires. Cette entité est reconnue pour être pleinement intégrée au sein de son secteur et à l’écoute de ses praticiens,...

  • ECOLE EN LIGNE

    Il y a 7 mois


    Paris, France E-CAMPUS Temps plein

    ECOLE SUPERIEURE EN LIGNE E-CAMPUS Vos missions Gérer les appels et les e-mails entrants des clients, en assurant un suivi professionnel et en répondant aux demandes de renseignements sur nos services de catering. - Préparer et envoyer des devis aux clients potentiels, en veillant à la précision des informations fournies et au respect des délais. -...

  • ECOLE EN LIGNE

    Il y a 7 mois


    Paris, France E-CAMPUS Temps plein

    ECOLE SUPERIEURE EN LIGNE E-CAMPUS Vos missions Gérer les appels et les e-mails entrants des clients, en assurant un suivi professionnel et en répondant aux demandes de renseignements sur nos services de catering. - Préparer et envoyer des devis aux clients potentiels, en veillant à la précision des informations fournies et au respect des délais. -...

  • ECOLE EN LIGNE

    Il y a 7 mois


    Paris, France E-CAMPUS Temps plein

    ECOLE SUPERIEURE EN LIGNE E-CAMPUSVos missionsGérer les appels et les e-mails entrants des clients, en assurant un suivi professionnel et enrépondant aux demandes de renseignements sur nos services de catering.- Préparer et envoyer des devis aux clients potentiels, en veillant à la précision desinformations fournies et au respect des délais.- Assurer...

  • Secrétaire Général(E)

    Il y a 3 mois


    Paris, France HOUDART ET ASSOCIES Temps plein

    Le groupe Houdart, composé de plusieurs sociétés d’exercice de la profession d’avocats, est spécialisé dans le domaine sanitaire et médico - social. Créé il y a près de 40 ans, il intervient principalement pour des établissements du secteur public, les professionnels libéraux, les centres de recherche et universitaires. Son équipe de plus de...


  • Aéroport Paris-Roissy-Charles-de-Gaulle (95), France Air France Temps plein

    Apprenti(e) Assistant(e) du Secrétaire Général de l'Association Musée Air France H/F **Métier**: - Systèmes d'informations - Infrastructures & Production informatique **Catégorie socio-professionnelle**: - Apprenti **Présentation du contexte**: - L’Association Musée Air France est une association (loi 1901) dont la mission est de mettre en...

  • Secretaire Polyvalent(E)

    Il y a 6 mois


    Paris, France ASSOCIATION EEAP LES TOUT PETITS rue des Bois 91470 Les Molières Temps plein

    Etablissement médico-social de l'Association Les Tout-Petits, l’EEAP des Molières qui accompagne 62 enfants et adolescents polyhandicapés recherche: - **1 secrétaire polyvalente / assistante RH. **_ Vous êtes en lien étroit avec le personnel de l'établissement, l'équipe de direction, le siège de l'association et les partenaires. Dans le cadre...

  • Secrétaire Général(E)

    Il y a 3 mois


    Paris, France Cabinet Houdart et Associés Temps plein

    En tant que Secrétaire Général(e), vous serez rattaché(e) au/à la Président(e) du groupe (SAS Houdart Participations), avec lequel/laquelle vous constituerez un binôme. Vous participerez étroitement à définition et à l'animation de la stratégie du groupe et de ses filiales dans l'optique d'une gestion optimisée des structures, de conduite du...


  • Paris, France cabinet de médecine esthétique Evreux Temps plein

    Secrétaire Médical (H/F) et assistant en soins médicaux A propos de notre cabinet médical: Notre cabinet médical recherche un(e) Secrétaire Médical(e) pour rejoindre notre équipe dynamique. Le poste est basé en cabinet. Responsabilités: - Accueillir les patients avec courtoisie et professionnalisme - Gérer les appels téléphoniques et...

  • Secrétaire Général(E)

    Il y a 3 mois


    Paris, France Atlays Temps plein

    **Atlays recrute pour son client, le FORUM DE PARIS SUR LA PAIX, un.e Secrétaire Général(e) H/F !** **Notre client ?** Son événement annuel, en novembre, rassemble des chefs d’État, de gouvernement et d’organisations internationales, ainsi que des dirigeants de la société civile et du secteur privé, autour d’initiatives politiques et de...

  • Délégué(E) Régional(E)

    il y a 4 semaines


    Paris, France FHF - Paris Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Délégué(e) Régional(e) / Secrétaire Général(e) **CONTRAT** CDI **DESCRIPTIF** La Fédération hospitalière de France (FHF) Hauts-de-France Créée en 1924, la Fédération hospitalière de France (FHF) est une association à but non lucratif relevant de la loi du 1er juillet 1901. La FHF réunit au...


  • Paris 8e, France COFALEC Temps plein

    **ASSISTANT(E) MANAGER/ ASSISTANT(E) DE DIRECTION** **COFALEC **est une association européenne qui défend les intérêt des producteurs de levure en Europe auprès notamment des décideurs européens. Une des missions de cette association est également de promouvoir et de faire connaitre les atouts que représente pour l’Union européenne le secteur de...


  • Paris, France E-Diderot Temps plein

    L'entrepriseL’École E-Diderot est une école  spécialisée en E-learning. E-diderot s’appuie sur l’expérience du groupe Diderot Education, qui n’a de cesse d’innover en proposant des pédagogies différenciées. Notre plateforme rassemble toute une série d’outils innovants et inventifs pour produire les cours en ligne : cartes mentales,...


  • Paris, France E-Search Temps plein

    Notre client est une association à but humanitaire. Au sein de la Fédération Française (siège administratif) le-la Chargé-e de la gestion des flux sera chargé-e de la gestion de fonds européens dédiés à l’aide aux plus démunis. **Votre quotitien**: **Suivre l’exécution des marchés**: liste produits, plannings, suivi des livraisons,...


  • Paris, France INFREP Créteil Temps plein

    L'INFREP, Institut National de Formation et de Recherche sur l'Éducation Permanente, est un organisme de formation professionnelle pour adultes, créé il y a plus de 40 ans. Nous mettons en œuvre: - Des formations certifiantes métiers, - Des formations aux savoirs fondamentaux - Des prestations d'accompagnement professionnel Dans le cadre du titre...