Assistant(E) Délégation Générale

il y a 3 semaines


Paris e, France Fondation Nationale CiuP Temps plein

La Délégation générale conduit la politique de la fondation de la Cité internationale universitaire de Paris et fait appliquer, sous l’autorité du Président et du Délégué général, les résolutions du conseil d’administration. Elle veille au respect des missions de la Cité internationale conformément à ses statuts, assure la coordination entre les différentes composantes de la Cité (services et maisons rattachées/non rattachées), notamment en édictant les règles communes de fonctionnement, et porte les projets de développement ou d’intérêt commun.

Au sein de la Délégation générale, l’assistant(e) de direction en alternance est placé(e) sous la responsabilité fonctionnelle de le/la Responsable du secrétariat de la Délégation générale, qui coordonne et assiste les activités quotidiennes du Président, du Délégué général et de la Déléguée générale adjointe. L’assistant(e) de direction en alternance appuie le/la Responsable dans l’optimisation et la gestion de l’activité de l’équipe dirigeante (plannings, déplacements, communication, réunions, accueil, etc.) et dans le suivi des dossiers et évènements (institutionnels, de séminaires, groupes de travail, etc.) qui sont confiés à l’équipe du secrétariat.

Vos missions seront les suivantes:
**Accueil**

Assurer l’accueil physique des institutionnels et rendez-vous du Président, du Délégué général et de la Déléguée générale adjointe

Recevoir, filtrer les appels, transmettre les messages, réorienter l’interlocuteur et/ou traiter la demande

**Gestion des agendas du Président, du Délégué général et de la Déléguée générale adjointe**

**Gestion administrative**

Gérer les courriers postaux et électroniques, suivre la circularisation des notes

Suivre et mettre à jour la base de données des contacts de la Délégation générale

Gérer les déplacements du Président, du Délégué général et de la Déléguée générale adjointe en France et à l’international

**Gestion financière et budgétaire**

Suivi du budget annuel de la Délégation générale

Gestion des notes de frais

Commander et vérifier la conformité des prestations externes, suivre la facturation des prestataires

**Organisation des instances de la fondation, des réunions de travail et des événements institutionnels**

Organiser les instances de la fondation en lien avec le/la Responsable du secrétariat

Organiser des réunions de travail

Mettre en forme et préparer les documents et/ou dossiers de présentation

Profil recherché:
Pour occuper ce poste, nous recherchons un(e) alternant en BTS Assistanat de direction, ou BTS support à l'action managériale.

Nous recherchons un(e) apprenti(e) bilingue anglais, ayant une aisance relationnelle, un sens de l'écoute, une réactivité, un esprit d'analyse et de synthèse.

Type d'emploi : Alternance

Salaire : 471,74€ à 1 362,82€ par mois

Avantages:

- Participation au transport

Programmation:

- Disponible le week-end
- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel



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