Assistant.e de Direction
Il y a 6 mois
-Présentation
Vous êtes à la recherche d’un nouveau challenge professionnel en harmonie avec vos valeurs ? Le Département d’Ille-et-Vilaine prépare le monde de demain en œuvrant pour une société plus juste et plus durable. Avec près de 110 métiers, nous vous offrons la possibilité de vous engager dans des projets motivants dans des domaines d’activités variés. Nous rejoindre, c’est intégrer une collectivité de 4250 femmes et hommes entreprenants, dynamiques et innovants.
Nous recrutons actuellement, un.e assistant.e pour la Direction des Bâtiments. Cette direction est chargée d’élaborer les programmes pluriannuels d’investissement et de maintenance sur le patrimoine départemental qui comprend les collèges publics, le parc immobilier du SDIS et celui des services du Département. Elle assure également la conduite d’opérations, la gestion immobilière et la coordination des actions en matière d’exploitation et de maintenance.
La Direction des Bâtiments travaille en étroite collaboration avec:
- La Direction Education Jeunesse et Sports (ayant en charge les collèges)
Le patrimoine dont est en charge la direction des bâtiments se réparti sur 300 sites, et se compose:
- Des collèges (452.000 m²)
- Du patrimoine départemental (278.000 m²)
- Du patrimoine du SDIS (93.000 m²)
Description du poste
Fonctions
En tant qu’assistant.e de la direction, vous serez placé.e sous l’autorité de la Cheffe du service administration et gestion immobilière. Vous serez chargé(e) en binôme avec une autre assistante, d’assurer de façon mutualisée les missions de secrétariat pour le directeur, le directeur adjoint et les 4 services de la direction
Missions générales
Fonction accueil
- Accueil téléphonique de la direction de 09h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00
- Accueil téléphonique du Pôle par rotation avec les autres assistantes de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30
- Accueil téléphonique et physique par rotation à l’accueil du bâtiment Cucillé 1.
- Accueil physique des visiteurs pour la direction
Fonction Administrative
- Assistance mutualisée pour l’ensemble de la direction : recevoir, filtrer, renseigner, voire transmettre : accueil physique, téléphonique et gestion des sollicitations via les boîtes de messagerie génériques
- Gestion du courrier papier et numérique déposé en Ged : réceptionner, tracer, dispatcher et préparer l’envoi
- Par rotation avec les autres assistantes du pôle, suppléance pour la gestion du courrier entrant pour le pôle avec diffusion vers les autres directions (DGTI-DGRD-DMG,)
- Suivi des courriers dans Post Office : réceptionner, dispatcher et suivre le traitement et le circuit jusqu’à la clôture
- Suivi des parapheurs électroniques et des parapheurs papier
- Suivi du chrono des courriers
- Suivi de la signature des élus en lien avec leurs assistant.es
- Avoir un rôle de garant de la qualité des productions par le respect des chartes graphiques, utilisation des nouveaux modèles, contrôle du fonds : cohérence entre différents écrits, orthographe, formule de politesse adéquate,
- Programmation et gestion des badges d’accès aux bâtiments (Salto)
- Organisation et planification des réunions de l’équipe (réunion de service, de direction) : réservation salle, matériel, convocation, ordre du jour et gestion des documents supports
- Gestion des agendas à la demande (directeur, directeur adjoint, chefs de services,)
- Gestion des calendriers : commissions permanentes, commissions d’appels d’offre, sessions, points élus,
- Gestion des contacts (logiciel « Partenaires », contacts de la direction)
- Préparation des dossiers des COPIL et points bâtiments
- Assistance administrative aux procédures de jury de concours
- Appui administratif à la gestion immobilière au sein du service
- Suivi des plannings de congés de la direction
- Classement des dossiers du directeur, du directeur adjoint,
- Gestion des fournitures administratives et approvisionnement consommables
Missions spécifiques
Spécificités du poste
Contraintes particulières : Obligation de continuité de service de l’assistance mutualisée particulièrement pour certaines périodes de congés scolaires - congés par alternance et rotation avec l’autre assistante.
Télétravail limité à 1 jour par semaine.
Liaisons fonctionnelles
Informations spécifiques offre Internet
Document complémentaire
Profil requis
Connaissances
- Bonnes connaissances de l’organisation de la collectivité
- Bonne connaissance des logiciels Gedelib, Post office, Ixbus, Partenaires appréciée
- Très bonne maitrise des outils bureautiques : word, excel, powerpoint, Outlook, Teams ou OneNote.
Formation
Niveau de diplôme
Aptitudes requises
- Qualités relationnelles, sens du travail en équipe (grand nombre d’interlocuteurs),
- Excellente organisation personnelle
- Capacité à travailler en binôme
- Facilité d’adaptation aux changeme
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Assistant.e de Direction
Il y a 3 mois
Rennes, France Département Ille-et-Vilaine Temps plein-Présentation Vous êtes à la recherche d’un nouveau challenge professionnel en harmonie avec vos valeurs ? Le Département d’Ille-et-Vilaine prépare le monde de demain en œuvrant pour une société plus juste et plus écologique. Saisissez l'opportunité de vous engager dans des projets motivants couvrant des domaines d'activités variés. Nous...
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Assistant.e de Direction
Il y a 6 mois
Rennes, France FEDERATION ADMR 35 Temps plein**L'entreprise** L'ADMR, un réseau de 47 associations autorisées par le Conseil départemental.** Les services ADMR sont qualifiés pour intervenir à domicile dans les champs de l'enfance et la parentalité, l'accompagnement du handicap, les services et les soins aux seniors, l'entretien de la maison, sur l’ensemble du département...
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Assistant.e Administratif.ve
Il y a 2 mois
Rennes, France Direction Education Enfance Temps plein**Rennes Ville & Métropole et ses 5500 agents œuvrent au quotidien** pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses...
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Stage - Assistant.e Communication Du Conservatoire
Il y a 6 mois
Rennes, France Direction de la Culture Temps plein**Rennes Ville & Métropole et ses 5500 agents œuvrent au quotidien** pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses...
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Assistant de Direction
Il y a 7 mois
Rennes, France Résidence Les Roseraies Temps pleinL'EHPAD Les Roseraies, situé en centre-ville de Rennes, proche de la gare, recrute un.e assistant.e de direction en CDD dans le cadre d'un remplacement de congé maternité. Dans un cadre verdoyant et chaleureux, vous évoluerez au sein d'une équipe pluridisciplinaire dynamique. L'établissement est doté de nombreux équipements. Une micro-crèche étant...
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Assistant.e à La Présidence Et Aux Représentations
il y a 7 jours
Rennes, France Département Ille-et-Vilaine Temps pleinPrésentationLe Cabinet du Président a pour mission de suivre les élus dans leurs missions respectives et d’accompagner la majorité départementale dans la réalisation de son programme. Au cœur des décisions, il est en lien permanent avec la Direction Générale des Services et avec l’ensemble des services de la collectivité. Aux côtés du...
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Assistant.e de Direction
Il y a 3 mois
Rennes, France Département Ille-et-Vilaine Temps plein-Présentation Vous êtes à la recherche d’un nouveau challenge professionnel en harmonie avec vos valeurs ? Le Département d’Ille-et-Vilaine œuvre pour une société plus juste et plus écologique. Avec près de 110 métiers, nous vous offrons la possibilité de vous engager dans des projets motivants dans des domaines d’activités variés. Nous...
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Assistant.e Technique
Il y a 6 mois
Rennes, France Catalys Conseil Temps pleinLe Conseil Régional de l’Ordre des Architectes de Bretagne regroupe des architectes élus pour 6 ans. Sous tutelle du ministère de la Culture, il exerce des missions de service public. Le CROAB recrute un.e **ASSISTANT.e TECHNIQUE** Le Conseil Régional de l’Ordre des Architectes (CROA) est à la recherche de son assistant.e technique,...
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Assistant.e Administratif.ve
il y a 1 mois
Rennes, France Rennes Metropole Temps plein**Rennes Ville & Métropole et ses 5500 agents œuvrent au quotidien** pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses...
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Assistant.e Comptable
il y a 7 jours
Rennes, France Direction des Finances Temps plein**Rennes Ville & Métropole et ses 5500 agents œuvrent au quotidien** pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses...
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Assistant.e chargé.e des représentations du Président
il y a 2 jours
Rennes, France CONSEIL DEPARTEMENTAL D ILLE ET VILAINE|DEPARTEMENT D ILLE ET VILAINE Temps pleinLe poste de Assistant.e chargé.e des représentations du Président (H/F)Le Département Ille et Vilaine recrute actuellement un.e Assistant.e de direction chargé.e de la gestion des représentations du Président, en lien avec la chargée des représentations missions générales. Missions générales : A ce titre, vos missions seront les...
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Assistant.e de Projets
Il y a 6 mois
Rennes, France Département Ille-et-Vilaine Temps plein-Présentation Vous êtes à la recherche d’un challenge professionnel en harmonie avec vos valeurs ? Le Département d’Ille-et-Vilaine prépare le monde de demain en œuvrant pour une société plus juste et plus durable. Avec près de 110 métiers, nous vous offrons la possibilité de vous engager dans des projets motivants dans des domaines...
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Assistant.e Marketing Et Communication Interne
Il y a 2 mois
Rennes, France EHESP Temps plein**À propos de nous**: **STRUCTURE DE RATTACHEMENT** L’École des hautes études en santé publique (EHESP) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP). Grand établissement, l’EHESP est membre du réseau des écoles de service public (RESP), de France Universités et de la conférence des grandes écoles...
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Assistant.e Administratif.ve Soutien Aux Projets
Il y a 6 mois
Rennes, France Rennes Metropole Temps plein**Rennes Ville & Métropole et ses 5500 agents œuvrent au quotidien** pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses...
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Assistant.e Centre de Formation
Il y a 6 mois
Rennes, France Hospitalité Saint Thomas de Villeneuve Temps pleinL'Hospitalité Saint Thomas de Villeneuve dispose de son propre centre de formation et propose une offre de formations destinées aux professionnels de l'Hospitalité et également aux structures externes. L'Hospitalité recherche : Un.e assistant.e du centre de formation à temps partiel Au sein du centre de formation, vous assistez l'ensemble de...
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Assistant.e chargé.e des représentations du Président
il y a 2 jours
Rennes, 35000, Bretagne, France CONSEIL DEPARTEMENTAL D ILLE ET VILAINE|DEPARTEMENT D ILLE ET VILAINE Temps pleinLe poste de Assistant.e chargé.e des représentations du Président (H/F)Le Département Ille et Vilaine recrute actuellement un.e Assistant.e de direction chargé.e de la gestion des représentations du Président, en lien avec la chargée des représentations missions générales. Missions générales : A ce titre, vos missions seront les...
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Assistant.e Administratif.ve Et Pedagogique
il y a 2 semaines
Rennes, France Université de Rennes 1 Temps plein**À propos de nous**: **_ Service d’affectation : _**Collegium Santé - Faculté de Médecine** Le Collegium Santé de l’Université de Rennes assure une mission de coordination renforcée entre les trois facultés de santé (médecine, pharmacie et odontologie. La Faculté de Médecine occupe une position d’interface entre l’Université de...
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ASSISTANT.E GESTION BUDGÉTAIRE/COMPTABLE F/H
Il y a 6 mois
Rennes, France Rennes Metropole Temps pleinLe poste de ASSISTANT.E GESTION BUDGÉTAIRE/COMPTABLE F/HLa Direction Solidarité Santé (DSS - 35 agents) contribue à l'élaboration et à la mise en oeuvre des politiques publiques en matière de solidarité (insertion, petite enfance, personnes âgées, habitat social, droit des femmes, santé publique, handicap). Elle pilote et organise l'action de...
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Assistant.e Administratif.ve Et RH
Il y a 6 mois
Rennes, France YNOV Temps plein**YNOV Campus**, l'école innovante des métiers de demain. Nos formations certifiées en Informatique, Tech & Business, Management, Audiovisuel, 2D & Illustration, 3D Animation & Jeux Vidéo, Création & Digital Design, Marketing & Communication, Architecture d’intérieur, Cinéma et Télévision, proposent une orientation vers des métiers d’avenir...
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Assistant.e Administratif.ve Et RH
Il y a 6 mois
Rennes, France YNOV Temps plein**YNOV Campus**, l'école innovante des métiers de demain. Nos formations certifiées en Informatique, Tech & Business, Management, Audiovisuel, 2D & Illustration, 3D Animation & Jeux Vidéo, Création & Digital Design, Marketing & Communication, Architecture d’intérieur, Cinéma et Télévision, proposent une orientation vers des métiers d’avenir...
