Programme Assistant

Il y a 4 mois

Paris, France UNESCO Temps plein

OVERVIEW
**Post Number**: SHS 365
**Grade**: G-5
**Parent Sector**: Social and Human Sciences Sector (SHS)
**Duty Station**: Paris
**Job Family**: Social and Human Sciences
**Type of contract**: Fixed Term
**Duration of contract**: 2 years, renewable
**Application Deadline (Midnight Paris Time)**: 25-OCT-2024
**UNESCO Core Values**: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism
OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST
Under the overall authority of the Assistant Director-General for the Social and Human Sciences Sector (ADG/SHS), strategic guidance from the Director for Research, Ethics and Inclusion, and direct supervision of the Chief of Bioethics and Ethics of Science and Technology Section (SHS/REI/BIO), the Programme Assistant will coordinate and perform a full range of office, administrative and management support tasks for the smooth and efficient organization and delivery of the Section's activities and functions. S/he will ensure information management, implementation and monitoring of events, provision of administrative support in contracting/property management, and procurement of office equipment.
**In particular, the incumbent will**:
Long Description
Track and report on programme activities; prepare project evaluations by reviewing budgetary data/information from current or past initiatives. Respond to enquiries; monitor projects and programmes budgets by complying with programme, budgetary requirements and financial regulations; identify and alert the supervisor of any errors, omissions, or discrepancies, and initiate corrective actions. Collate information and draft regular and ad hoc budgetary/financial updates, reports, statistics and/or projections for use and scrutiny by management, staff and donors.
Provide support in programme administration with regard to the preparation of outreach activities, partnership initiatives and special events. Track, retrieve, research files, reports, other records and past practices; gather and collate background information; verify information for relevance and accuracy; analyse and summarise information; identify elements of interest; draft dockets and charts; assemble documents, prepare reports, presentations, speeches, etc. according to the Organization’ standards and formats. Organize events’ logistics including venue selection, preparation of participants’ list, invitation letters and any other related tasks. Process requests for translation, printing, dispatch of information documents for statutory meetings; coordinate the delivery of translation services; handle reservations for webcasting, recording, transcription of debates and follow-up on progress.
In collaboration with team members, assess administrative support needs for meetings, events, workshops, seminars, travel, document processing and publication production and consultants/temporary assistance, and coordinate office support services for the same. Keep management and team members informed of processes, procedures and timeframes for securing administrative services essential to programme or project execution. Initiate a variety of contractual documents; identify consultants and suppliers from rosters, and prepare purchase requisitions in accordance with instructions; verify requests for payments against contractual obligations; process contractual transactions and provide updates on payment statuses and remaining obligations to the Responsible Officer. Prepare minutes and monitor follow-up activities.
- For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework.

COMPETENCIES (Core / Managerial) Accountability (C) Communication (C) Innovation (C) Knowledge sharing and continuous improvement (C) Planning and organizing (C) Professionalism (C) Results focus (C) Teamwork (C) REQUIRED QUALIFICATIONS
Education
Completed secondary education, technical or vocational education.
Work Experience
Minimum five (5) years of relevant work experience in secretarial, and administrative support tasks or related tasks, preferably in an international environment.
Skills and Competencies
Excellent interpersonal and communication skills, including drafting skills in English and/or French.
Ability to draft correspondence and correct documents.
Attention to detail and meticulous in correspondence.
Good analytical and organizational skills, with emphasis on quality, efficiency and aptitude to work under pressure.
Ability to work effectively and maintain effective working relations within a multi-cultural environment.
Flexibility to adjust work schedules and priorities.
Discretion, initiative and service oriented to provide quality and timely support and services.
Diplomacy and politeness in dealing with external and internal partners when requesting information.
Ability to manage heavy workloads and to meet tight deadlines, paying close attention to details.
Solid computer skills, proficiency in the use of MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.).
Fa

  • Assistant de Programmes

    Il y a 7 mois

    Paris, France BEI Temps plein

    **ASSISTANT DE PROGRAMMES** **Description** Agence de recrutement et d’intérim spécialisée avec 3 pôles : la construction, l’industrie et l’architecture. Nous recrutons des profils de la conception à la remise des clefs des projets. Nos profils travaillent donc sur des échelles allant de la mécanique à l’urbanisme ! Nous recherchons un...

  • Assistant de Programmes

    Il y a 7 mois

    Paris 9e, France Epitech Temps plein

    Le/La futur(e) assistante de programmes se verra confier les missions suivantes: **Un secrétariat/assistanat classique**: - la gestion des appels téléphoniques et du courrier, - l’organisation des rendez-vous et la gestion de l’agenda du directeur du développement, - la préparation des réunions, - la frappe, la saisie et la présentation de...

  • Assistante de Programmes

    il y a 2 semaines

    Paris, France EPITECH Temps plein

    **EPITECH, expert en recrutement, recherche pour l’un de ses clients, 1 **Assistante De Programmes H/F**.** **Rôle & Mission**: Le/La futur(e) assistante de programmes se verra confier les missions suivantes: **Un secrétariat/assistanat classique**: - la gestion des appels téléphoniques et du courrier, - l’organisation des rendez-vous et la gestion...

  • Assistant(E) de Programmes

    Il y a 7 mois

    Paris 15e, France FED Immobilier Temps plein

    **Thibault Masson, consultant chez Fed Immobilier, dédié au recrutement des métiers immobiliers, recherche pour son client, un(e) Assistant(e) de programmes en immobilier mixte (F/H). Notre client, promoteur parisien aux méthodes novatrices et de recyclage urbain fort de ses 120 collaborateurs cherche à renforcer une de ses équipes sur projet...

  • Assistant(E) de Programmes

    Il y a 7 mois

    Paris 8e, France FED Immobilier Temps plein

    **Thibault Masson, consultant chez Fed Immobilier, dédié au recrutement des métiers immobiliers, recherche pour son client, un(e) Assistant(e) de programmes (F/H). Notre client, promoteur national et foncière fort de 150 collaborateurs à vision novatrice cherche à renforcer son équipe opérationnelle.** **Votre fonction**: Dans le cadre du...

  • Assistante de Programmes

    Il y a 7 mois

    Paris 8e, France EPITECH Temps plein

    **EPITECH, expert en recrutement, recherche pour l’un de ses clients, 1 **ASSISTANTE DE PROGRAMMES H/F**.** **Rôle & Mission**: Le/La futur(e) assistante de programmes se verra confier les missions suivantes: **Un secrétariat/assistanat classique**: - la gestion des appels téléphoniques et du courrier, - l’organisation des rendez-vous et la gestion...

  • Assistant Programmes

    Il y a 7 mois

    Paris 8e, France Epitech Temps plein

    Rattaché(e) au) Directeur de Programmes et en lien étroit avec les Responsables et Assistantes de programmes, vos missions s’articulent autour de 4 grands axes: **Suivi Administratif et Comptabilité** - Classement numérique et papier des dossiers d’opérations immobilières - Gestion du courrier - Commandes de fournitures - Organisation des...

  • Alternance - Assistant Conseiller de Programmes

    Il y a 7 mois

    Paris, France France Télévisions Temps plein

    Alternance - Assistant Conseiller de Programmes (F-H) **Identifiant**:3359**Nature du contrat**:Alternance**Lieu de travail**:ParisInformations complémentaires **Direction**:Antennes et programmes**Filière métier**:CONCEPTION ET SUIVI DES PROGRAMMESAlternance - Assistant Conseiller de Programmes (F-H) **Ce que nous vous proposons** Rejoindre France...

  • Alternance - Assistant Chargé de Programmation

    Il y a 7 mois

    Paris, France France Télévisions Temps plein

    Alternance - Assistant Chargé de programmation plateformes sociales france.tv (F-H) **Identifiant**:3586**Nature du contrat**:Alternance**Durée**:12 mois**Lieu de travail**:ParisInformations complémentaires **Direction**:Antennes et programmes**Filière métier**:EDITEUR NUMERIQUEAlternance - Assistant Chargé de programmation plateformes sociales...

  • Assistant de Programme

    il y a 2 semaines

    Paris, France EPITECH Temps plein

    **EPITECH, expert en recrutement, recherche pour l’un de ses clients, 1 **Assistant De Programme H/F**.** **Rôle & Mission**: Au sein du service programmes vous serez en charge de: Un secrétariat/assistanat classique: - la gestion des appels téléphoniques et du courrier, - l’organisation des rendez-vous et la gestion de l’agenda du directeur du...

  • Assistant de Programmes

    il y a 2 semaines

    Paris 16e, France ODYNA RH Temps plein

    Notre client, groupe du domaine de la promotion immobilière, cherche à étoffer sa direction de Programmes en recrutant un(e) Assistant(e) de programmes pour son siège basé à Paris 16e. Vous avez pour rôle essentiel d’assurer les différentes tâches de gestion administrative, financière, commerciale et technique afin d’optimiser le suivi de...

  • Alternance - Assistant Conseiller de Programmes

    Il y a 7 mois

    Paris, France France Télévisions Temps plein

    Alternance - Assistant Conseiller de Programmes (F-H) **Identifiant**:3315**Nature du contrat**:Alternance**Lieu de travail**:ParisInformations complémentaires **Direction**:Antennes et programmes**Filière métier**:CONCEPTION ET SUIVI DES PROGRAMMESAlternance - Assistant Conseiller de Programmes (F-H) **Ce que nous vous proposons** Rejoindre France...

  • Stage - Assistant D’études Programmation

    Il y a 7 mois

    Paris, France Grand Paris Aménagement Temps plein

    Opérateur public de référence, **Grand Paris Aménagement** est un établissement à taille humaine, composé de 250 collaborateurs, animés par le sens de l’intérêt général et l’ambition de (re)créer de la qualité de vie pour les habitants d’Île-de-France, et pour longtemps. La Direction du développement économique et des partenariats...

  • Stage - Assistant D’études Programmation

    Il y a 7 mois

    Paris, France Grand Paris Aménagement Temps plein

    Opérateur public de référence, - **Grand Paris Aménagement** est un établissement à taille humaine, composé de 250 collaborateurs, animés par le sens de l’intérêt général et l’ambition de (re)créer de la qualité de vie pour les habitants d’Île-de-France, et pour longtemps.- CETTE OFFRE VOUS CORRESPOND ?**Mission**: La Direction du...

  • Assistant de Programmes

    il y a 2 semaines

    Paris 8e, France Page Personnel Temps plein

    Vos missions sont: - Suivi de la gestion de la mise au point du permis de construire, - Réalisation des dossiers techniques et commerciaux, - Enregistrement et mise à jour des lots commerciaux, - Suivi administratif des dossiers de réservations, - Préparation des pièces du dossier Notaire, - Préparation du dossier SAV, - Création, mise à jour et...

  • Assistant Commercial Des Programmes Internationaux

    Il y a 7 mois

    Paris, France EPITA Temps plein

    **L'entreprise** GRANDE ÉCOLE D’INGÉNIEURS EN INFORMATIQUE** L’EPITA est une Grande École d’ingénieurs qui forme les meilleurs Computer Scientists de leur génération : ce sont elles et eux qui imaginent et créent le monde numérique de demain. Notre raison d’être : former des femmes et des hommes autonomes, audacieux, agiles et...

  • Assistant en Organisation de Programmes

    Il y a 7 mois

    Paris 5e, France Sorbonne Université Temps plein

    Descriptif du poste **Fonctions : Assistant-e en organisation de programmes scientifiques internationaux** **Emploi-type : J3C44 - Assistant-e en gestion administrative** **Catégorie : A** **Corps : Assistant ingénieur de recherche et formation** **BAP : J** **CDD de 1 an. A pourvoir dès que possible** **Mission**: Organiser, en interaction avec...

  • Assistant de Programmes

    il y a 2 semaines

    Paris, France EPITECH Temps plein

    **EPITECH, expert en recrutement, recherche pour l’un de ses clients, 1 **Assistant de programmes H/F**.** **Rôle & Mission**: Rattaché(e) au responsable de programmes, vous aurez pour rôle de les soutenir pour tous les projets, les suivis de chantiers relatifs à la construction, la réhabilitation, la démolition Il s’agit d’un poste complet et...

  • Stage - Assistant Chargé de Veille Des Programmes

    Il y a 5 mois

    Paris, France France Télévisions Temps plein

    Stage - Assistant chargé de veille des programmes (F-H) **Identifiant**:3823**Nature du contrat**:Stage**Durée**:6 mois**Lieu de travail**:ParisInformations complémentaires **Direction**:Antennes et programmes**Filière métier**:ETUDES-PROJET-ACHAT Stage - Assistant chargé de veille des programmes (F-H) **Ce que nous vous proposons** Nous sommes la...

  • Assistant Programme

    Il y a 7 mois

    Paris 8e, France EPITECH Temps plein

    **EPITECH, expert en recrutement, recherche pour l’un de ses clients, 1 **ASSISTANT PROGRAMME H/F**.** **Rôle & Mission**: Rattaché(e) au) Directeur de Programmes et en lien étroit avec les Responsables et Assistantes de programmes, vos missions s’articulent autour de 4 grands axes: **Suivi Administratif et Comptabilité** - Classement numérique et...