Assistant de Scolarité

**Assistant(e) de scolarité - Direction des Formations (F/H)**

**Description de l'offre d'emploi
**L’École Nationale Supérieure des Mines de Saint-Étienne (Mines Saint-Etienne, MSE), école de
l’Institut Mines Télécom (IMT) depuis le 1er janvier 2017, est chargée de missions de formation, de
recherche et d’innovation, de transfert vers l’industrie et de culture scientifique, technique et
industrielle. Mines Saint-Etienne représente : 2400 élèves-ingénieurs et chercheurs en formation,
450 personnels et un budget consolidé de 50 M€. L’école est située sur 3 sites à Saint-Étienne (Loire)
d'environ 36 000 m², sur un campus à Gardanne (Bouches-du-Rhône) d'environ 25 000 m² et dispose
d’une plateforme à Lyon dédiée à l’industrie du futur (campus Charbonnières-les-Bains). Elle est
structurée en 5 centres de formation et de recherche, un centre de culture scientifique, technique,
industrielle et pilote des projets de développement en France et à l'étranger.***

La direction des formations (DF) gère les formations suivantes:

- Ingénieur Civil des Mines (ICM), sur les sites de Saint-Etienne (42),
- Ingénieur Systèmes, Microélectronique et Informatique (ISMIN), sur le Campus Provence situé
- à Gardanne (13),- 14 parcours de master dont 7 enseignés intégralement en anglais,
- 5 parcours de formation spécialisée accrédités par la Conférence des Grandes Ecoles (Mastères
- Spécialisés et Master of Science),- Le nouveau cursus conjoint MSE-emlyon menant en 4 ans au double diplôme ICM de Mines

St-Etienne et PGE (Programme grande Ecole) de l’emlyon business school.

Le pôle Scolarité du Campus Provence assure le suivi et la gestion de plus de 300 étudiants et dans ce
cadre recrute un(e) assistant(e) de scolarité en contrat
- durée déterminée de 3 mois, pour venir en
renfort de son équipe de gestionnaires.

**Poste et missions**

Sous l’autorité du directeur des études ISMIN, le/la assistant(e) de scolarité sera principalement
affecté(e) au soutien à la gestion de la scolarité des formations opérées à Gardanne. Il/elle participera
également à la gestion opérationnelle d’autres formations en fonction des besoins.

La personne recrutée sera formée aux processus administratifs en vigueur dès son arrivée et évoluera
dans le périmètre du pôle scolarité ce qui lui permettra d’assimiler rapidement les modes de
fonctionnement de la scolarité et la connaissance des formations de MSE.

Missions d’assistant(e) de scolarité:

- Stages élèves : recueil des fiches descriptives, édition des conventions de stage, signature,
envoi et suivi etc...
- Edition certificats de scolarité, attestations diverses et relevés de notes
- Participation à la préparation des examens (process détaillé fourni par les gestionnaires)
- Préparation des dossiers vacataires (soutien aux gestionnaires)
- Gestion des frais de déplacement des vacataires.
- Edition des fiches d’émargement et flash des absences (si cela est nécessaire: nouveau process

en cours de mise en place)
- Ordres de mission et frais de mission (élèves, vacataires et personnel) GFD
- Réalisation des commandes du service (demande EJ, envoi des BdC et service fait) et

fournitures DF
- Justifications des absences
- Support pour les retours taupe et les cérémonies de remise du diplôme
- Réservation de salles (hors planning géré par les gestionnaires)
- Gestion des dossiers de rentrée des étudiants (inscription des nouveaux élèves et réinscription

des autres étudiants)
- Accompagnement pour les demandes de visa (soutien à Bérengère Usaï)
- Edition des supports de cours des enseignants quand il s'agit de petites impressions qui n'ont

pas été demandées à la reprographie
- Diverses missions administratives
- Continuité de service scolarité en cas d’absence d’un autre agent (congés, arrêts maladie,)

Les missions sont bien entendu évolutives en fonction des besoins du service et de l’évolution de
l’activité.

**Prérequis du poste**

**1.Profil recherché**

La personne recrutée devra faire preuve des qualités et compétences suivantes:

- Niveau de diplôme : Bac+2/3, avec une expérience significative, de préférence au sein d'un
établissement de l'enseignement supérieur, de minimum 2 années sur une fonction similaire
- Pratique courante des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, outils
web), intérêt général pour l’informatique
- Bonne maîtrise de l’anglais
- Forte capacité d’anticipation du fait de la mise en place du nouveau cursus conjoint
- Rigueur, méthode, fiabilité et autonomie : sens de l’organisation ; réactivité/disponibilité
- Qualités relationnelles et de travail en équipe, goût et aptitude pour le contact et la

communication
- Diplomatie, tact, discrétion, sens de l’écoute et de l’équité, capacité à faire preuve à la fois

d’empathie et de fermeté dans le respect d