Secrétaire Administratif-ve Et Pédagogique en
il y a 2 semaines
L’Ecole des ingénieurs de la Ville de Paris recherche un-e secrétaire administratif-ve et pédagogique en charge de la gestion financière. Elle regroupe l’ensemble des formations en génie urbain de l’université Gustave Eiffel : les formations de l’établissement composante EIVP (dont le cycle ingénieur) et les formations universitaires de premier et de second cycle, dont la licence Génie Urbain, existante au niveau L3 et ouverte au niveau L1 à la rentrée 2023. Les formations sont dispensées sur les sites de Paris et de Champs-sur-Marne. CDD 1 an renouvelable à pourvoir à partir du 01/09/2023 ( poste ouvert aux titulaires de l'Université et aux contractuels)
- Date de publication: 16/02/2023Type de poste
Administratif / Bibliothèque
Localisation
Campus de Paris
Missions principales
Le-la secrétaire administratif-ve et pédagogique concourt à la mise en oeuvre des
formations universitaires en génie urbain. Il-elle contribue à la gestion administrative
et financière des formations, auprès de la responsable administrative adjointe. Au
sein d’une équipe de trois secrétaires pédagogiques, il-elle assure le secrétariat
administratif et pédagogique des deux premières années de licence Génie Urbain
(ouverte à la rentrée 2023) et, en transverse, la gestion des chargé-es d’enseignement
vacataires. Plus généralement, il-elle facilite la circulation de l’information, oriente et
conseille dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
**Gestion administrative et financière** : Pour l’ensemble des formations universitaires en génie urbain : Créer les ordres de
mission dans le logiciel SIFAC et saisir les données pour les remboursements de frais ;
créer les commandes dans SIFAC à partir des demandes d’achat ; assurer la collecte
et le contrôle des pièces justificatives et suivre les services faits.
**Secrétariat administratif et pédagogique** : Pour l’ensemble des formations universitaires en génie urbain : Gérer les dossiers des
chargé-es d’enseignement vacataires (faire le lien entre les responsables de
formation et les chargé-es d’enseignement, accompagner les chargé-es
d’enseignement pour le dépôt du dossier administratif, suivre les heures et les
paiements, faire les relances des dossiers incomplets). Pour les deux premières années de licence Génie Urbain : Gérer la procédure
les inscriptions ; établir et suivre l’emploi du temps ; assurer la logistique des
salles ; assurer la logistique du contrôle des connaissances (convocations,
examens partiels et terminaux, jurys) ; établir les relevés de présence, les
relevés de notes et les PV de jurys ; saisir les notes dans Apogée ; établir et
suivre les conventions de stage.
**Appui et communication** : Participer à l’accueil, l’information et l’orientation des étudiants et des
intervenants
Compétences attendues
**Logiciels**
Apogée - Pstage - E Candidat
- SIFAC -Gestimmo
Niveau : Débutant ou intermédiaire
Word - Excel
Niveau : Maîtrise
Famille professionnelle
Assistance à l’enseignement
Catégorie
B
Affectation
EIVP, département génie urbain, site de Champs-sur-Marne, bâtiment Lavoisier
Rattachement hiérarchique
Secrétaire générale de l’EIVP
Mission d’encadrement
non
Conduite de projet
non
Savoirs
Connaissance des principes de la comptabilité publique et de l’organisation administrative
Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur
Savoir faire
Hiérarchiser les informations
Organiser les activités
Communiquer à l’écrit et à l’oral
Savoir être
Avoir un sens profond du contact, des relations humaines et de l’écoute
Faire preuve d’autonomie dans un cadre d’action collectif
Rendre compte efficacement et être
Nombre de postes à pourvoir
1
Employeur
Université Gustave Eiffel
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