Conference Support Officer
Il y a 2 mois
**Conference Support Officer**
**(**
**Job Number**:
**16082**
**)**
**Application Closing Date***: 17-04-2023, 4:59:00 PM
**THE OECD - Who we are, what we do**
The Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) is an international organisation comprised of 38 member countries that works to build better policies for better lives. Our mission is to promote policies that will improve the economic and social well-being of people around the world. Together with governments, policy makers and citizens, we work on establishing evidence-based international standards, and finding solutions to a range of social, economic and environmental challenges. From improving economic performance and creating jobs to fostering strong education and fighting international tax evasion, we provide a unique forum and knowledge hub for data and analysis, exchange of experiences, best-practice sharing, and advice on public policies and international standard-setting.
**THE EXECUTIVE DIRECTORATE (EXD)**
The Executive Directorate (EXD) is the steward of OECD resources, on behalf of the Secretary-General. Our focus is on people and their wellbeing; the effective and efficient management of the budget; the safety and security of staff, Delegations, visitors, and of the OECD’s data; maintaining and sustaining physical and digital infrastructure; and enabling the convening power of the OECD through conferences, meetings and events, whether virtual, physical or hybrid. As well as providing corporate services, functions and management support to our staff and Members, we provide integrated, strategic and expert advice on corporate policies and management issues to the Secretary-General, to Council and to Standing Committees, to which we regularly report on corporate matters. We also provide compliance and risk management functions (for management areas under our purview). Ours is a fast-paced environment focused on delivering management excellence across all of our functions.
**THE CONFERENCE, SECURITY AND INFRASTRUCTURE SERVICE (EXD/CSI)**
Within the OECD's Executive Directorate (EXD), the Conference, Security and Infrastructure Service (EXD/CSI) is responsible for facilitating conferences that bring together delegates from our 38 Member countries, key partners and other stakeholders, for language services (interpretation and translation), for safety and fire security of OECD staff, delegates and visitors, and for the management and operation of OECD buildings in Paris and OECD Centres abroad.
**THE POSITION**
**Main Responsibilities**
Event Preparation
- Liaise with meeting organisers to identify requirements and prepare rooms accordingly.
- Prepare nameplates, nominative labels and relevant signage, as needed.
- Provide guidance to meeting organisers on delegate placement and protocol principles.
- Ensure effective management of the team’s resources and supplies, particularly ahead of high-level events.
- Ensure smooth, timely and reliable communication within the team, with other technical teams and with event organisers and delegates.
- Monitor the overall condition of the conference rooms and foyers, and flag any issues to relevant services.
Event Support
- Serve as on-site contact point for technical support teams. Provide conference organisers with general support, resolving issues and addressing problems as needed.
- Ensure presence at the Conference Centre welcome desk based on internal team’s schedule. Provide delegates with information and assistance during meetings.
- Identify and report operational issues and/or unusual incidents or behaviour.
- Ensure that fire safety rules are respected, liaising with OECD fire safety officials as needed.
- Support the evacuation of delegates if needed, in the event of an emergency.
Remote Conferencing Support
- Provide first-level support and give general guidance to participants and organisers,escalating issues to technical teams as needed.
- Develop and compile documentation related to remote conferencing activity, as needed.
- Keep abreast of remote conferencing’s evolving procedures.
Other tasks
- Assist in the training of sub-contracted hosts and hostesses and supervise their work.
- Monitor and manage conference supplies.
- Carry out other related tasks as needed.
Academic Background
- A good level of secondary education.
Professional Background
- Experience supporting conferences in a large conference centre or international organisation, or equivalent client support role in an international context.
- Experience with high-level delegations, remote conferencing support, and team scheduling.
Tools
- Good knowledge of Microsoft Office Suite and the ability to learn new systems rapidly.
Languages
- Fluency in one of the two OECD official languages (English and French) and knowledge of, or a willingness to learn, the other.
- Knowledge of other languages would be an asset.
Core Competencies
- For this role, the following competencies would be parti
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Temporary Conference Support Officer
Il y a 2 mois
Paris, France OCDE Temps plein**Temporary Conference Support Officer** **(** **Job Number**: **16097** **)** **Application Closing Date***: 10-04-2023, 4:59:00 PM **THE OECD - Who we are, what we do** The Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) is an international organisation comprised of 38 member countries that works to build better policies for better lives....
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Responsable Conférences Et Contenus
il y a 1 semaine
Paris, France RELX Temps pleinRX France recherche un Responsable Conférences & Contenus (F/H) Les domaines de la logistique, du transport et de la Supply Chain vous intéressent, rejoignez l’équipe des salons SITL, SCE et IFTM et contribuez à l’organisation de leur rendez-vous annuel. SITL est le salon de référence des professionnels de la logistique et du transport de...
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Conference Manager Assistant and Scientific
Il y a 2 mois
Paris 8e, France Informa Exhibitions - Euromedicom Temps plein**Assistante conference manager et secrétaire scientifique (bilingue Anglais / Français)** Dans le cadre de l’organisation du congrès international EUROGIN (maladies associées aux HPV) et sous la direction du chef de projet et du directeur scientifique du congrès, vos missions seront: **Secretariat scientifique**: - Gestion des intervenants et de...
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Responsable Conférences
il y a 3 jours
Paris, France Reed Exhibitions Temps pleinRX France, filiale du Groupe mondial RX (anciennement Reed Exhibitions) et de RELX, recherche activement un/une Responsable Conférences & Contenus (H/F) pour rejoindre une équipe multiculturelle. EquipHotel est le salon international de référence pour les professionnels du secteur de l’Hospitality ; hôteliers, investisseurs, dirigeants de résidences...
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Responsable Conférences
il y a 2 semaines
Paris, France RELX Temps pleinL’univers de l’Entertainment vous passionne ? Rejoignez l’équipe du salon MIPCOM, et contribuez à l’organisation de ce rendez-vous annuel! Les Marchés MIP sont des évènements B2B réputés dans l’industrie audiovisuelle et médiatique, ils réunissent les acteurs clés et décideurs de plus de 100 pays. - RX France est créateur de places de...
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Responsable Conférences
il y a 7 jours
Paris, France Reed Exhibitions Temps pleinRX France, filiale du Groupe mondial RX (anciennement Reed Exhibitions) et de RELX, recherche activement un/une Responsable Conférences & Contenus en CDD de 9 mois (F/H) pour rejoindre une équipe multiculturelle. Le monde des salons vous passionne ? Le MAPIC est le rendez-vous des professionnels de l’immobilier commercial, de la distribution et du...
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Responsable de Projet éditorial
il y a 10 heures
Paris 11e, France Content & Business Temps pleinSous la responsabilité de la Directrice Conférences & Contenus, vos principales missions sont: **Stratégie éditoriale**: Définition d’une stratégie de contenu à l’année avec la directrice et en collaboration avec l’équipe Marketing. Identification et mise en œuvre de la ligne éditoriale des contenus liés aux enjeux business des marchés de...
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Stage Conférences
il y a 2 jours
Paris 8e, France Hôtel du Collectionneur Arc de Triomphe Temps plein**Stagiaire conférences & évènements (H/F)** **DESCRIPTIF DE L'OFFRE** Dans un esprit Art Déco unique à Paris, l’Hôtel du Collectionneur Paris offre à ses clients 496 chambres, 2000m² d’espace réunion, un Restaurant, un Bar, et un service de Room Service. Nous recherchons **un(e) Stagiaire (e) C&E **pour l’Hôtel du Collectionneur pour une...
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Kering Diversity
il y a 2 jours
Paris, France Groupe Kering Temps pleinSummary Groupe de Luxe mondial, Kering regroupe et fait grandir un ensemble de Maisons emblématiques dans la Mode, la Maroquinerie, la Joaillerie et l’Horlogerie : Gucci, Saint Laurent, Bottega Veneta, Balenciaga, Alexander McQueen, Brioni, Boucheron, Pomellato, Dodo, Qeelin ainsi que Kering Eyewear. Avec un effectif de 42 000 collaborateurs à travers...
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Office Support
il y a 3 jours
Paris 13e, France DNV Temps pleinLocal Unit & Position Description: Our DNV paris office is the HQ for both legal entities of DNV in France. It provides a working environment for more then 60 employees, but is also a place to meet and interact with colleagues and customers. As office support your main objective is to assist the Paris office responsible in achieving the objective of making...
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Responsable Conférences
il y a 1 semaine
Paris, France RX France SAS Company Temps pleinL’univers de l’Entertainment vous passionne ? Rejoignez l’équipe du salon MIPCOM , et contribuez à l’organisation de ce rendez-vous annuel! Les Marchés MIP sont des évènements B2B réputés dans l’industrie audiovisuelle et médiatique, ils réunissent les acteurs clés et décideurs de plus de 100 pays. est créateur de places de...
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Responsable Conférences
il y a 2 semaines
Paris, France RX France SAS Company Temps pleinL’univers de l’Entertainment vous passionne ? Rejoignez l’équipe du salon MIPCOM , et contribuez à l’organisation de ce rendez-vous annuel! Les Marchés MIP sont des évènements B2B réputés dans l’industrie audiovisuelle et médiatique, ils réunissent les acteurs clés et décideurs de plus de 100 pays. est créateur de places de...
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Office Manager
il y a 7 jours
Paris 13e, France BIO SUPPORT Temps pleinAu sein d’une équipe pluridisciplinaire regroupant les fonctions supports de plusieurs startups Biotechs et Medtechs adhérentes de BIO SUPPORT (contrôle de gestion, ressources humaines, juridique, financement), **l’Office Manager apporte une assistance administrative, gère les services généraux et a en charge l’organisation de réunions ainsi que...
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Office Manager
il y a 2 jours
Paris 13e, France BIO SUPPORT Temps pleinAu sein d’une équipe pluridisciplinaire regroupant les fonctions supports de plusieurs startups Biotechs et Medtechs adhérentes de BIO SUPPORT (contrôle de gestion, ressources humaines, juridique, financement), **l’Office Manager apporte une assistance administrative, gère les services généraux et a en charge l’organisation de réunions ainsi que...
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Office Manager Support
il y a 3 semaines
Paris, France Synacktiv Temps pleinSynacktiv recherche un/une Office Manager pour rejoindre son équipe Office, accompagner la gestion administrative et le bon fonctionnement des bureaux (Paris, Toulouse, Lyon, Rennes et Lille) mais aussi veiller au bien-être et au confort de tous les employés de la société. Votre mission si vous l’acceptez : « accompagner vos collègues au quotidien...
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Kering Inclusion
il y a 1 semaine
Paris, France Groupe Kering Temps pleinSummary Groupe de Luxe mondial, Kering regroupe et fait grandir un ensemble de Maisons emblématiques dans la Mode, la Maroquinerie et la Joaillerie : Gucci, Saint Laurent, Bottega Veneta, Balenciaga, Alexander McQueen, Brioni, Boucheron, Pomellato, Dodo, Qeelin, Ginori 1735, ainsi que Kering Eyewear et Kering Beauté. En plaçant la création au cœur de...
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Executive Assistant, Director’s Office
Il y a 2 mois
Paris, France OCDE Temps plein**Executive Assistant, Director’s office** **(** **Job Number**: **16289** **)** **Application Closing Date***: 12-07-2023, 4:59:00 PM The Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) is an international organisation comprised of 38 member countries, that works to build better policies for better lives. Our mission is to promote policies...
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Chargé(E) de Projets Conférences Et Evénements
Il y a 2 mois
Paris 8e, France Hôtel du Collectionneur Temps pleinDescriptif du poste Nous recherchons un(e) Chargé / Chargée de Projets pour notre service Conférences & Événements. Vous avez comme missions principales: Prise des demandes clients et qualification des besoins par téléphone pour clarifier les attentes et établir un premier contact Propose la tarification en fonction des informations obtenues par...
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Executive Assistant
il y a 1 jour
Paris, France Micron Temps plein**Our vision is to transform how the world uses information to enrich life for **_all_**.** Micron Technology is a world leader in innovating memory and storage solutions that accelerate the transformation of information into intelligence, inspiring the world to learn, communicate and advance faster than ever. JR43105 Executive Assistant & Office...
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Kering Diversity
Il y a 2 mois
Paris, France Groupe Kering Temps pleinSummary Groupe de Luxe mondial, Kering regroupe et fait grandir un ensemble de Maisons emblématiques dans la Mode, la Maroquinerie et la Joaillerie : Gucci, Saint Laurent, Bottega Veneta, Balenciaga, Alexander McQueen, Brioni, Boucheron, Pomellato, Dodo, Qeelin ainsi que Kering Eyewear. Avec un effectif de 42 000 collaborateurs à travers le monde et un...
