Responsable Administratif Ufr Philosophie

Il y a 2 mois


Paris e, France Sorbonne Université Temps plein

Descriptif du poste

**Libellé de Fonctions**: Responsable administratif UFR Philosophie F/H

**Catégorie**: A

**Corps**: IGE

**BAP**: J

**Mission**:

- Assurer les conditions matérielles nécessaires au bon déroulement des enseignements
- Assurer les conditions matérielles nécessaires au bon déroulement des journées d'études et manifestations scientifiques financées par l'UFR
- Travailler en liaison avec l'équipe de direction et les autres services de la Faculté des Lettres et de Sorbonne
- Université.

**Activités principales**:

- Accueillir les étudiants et les enseignants
- Synthétiser les états de service des enseignants et les saisir dans la base AZUR
- Élaborer le planning des enseignants et piloter l'organisation des rattrapages de cours
- Gérer les dossiers étudiants (paramétrage de la base d inscription pédagogique, de saisie des notes, d'édition des PV de jury)
- Encadrer le travail des gestionnaires de l'UFR (pédagogiques et bibliothèque de l'UFR)
- Élaborer les outils nécessaires au fonctionnement général et en particulier au pilotage
- Gérer le budget de l'UFR : saisie des commandes dans SIFAC, organisation des missions des enseignants ou des invites dans Amplitude
- Préparer le dialogue de gestion : Fiche AZUR, fiche RH, saisie des charges d'enseignement, demande de budget (masse salariale et fonctionnement)
- Assurer de la bonne circulation de l'information au sein du service
- Participer aux réunions administratives

**Autres activités du poste**:

- Mettre en place l'offre de formation (structures APOGEE).
- Participer à la rédaction du bilan HCERES et aider à la rédaction du projet
- Gérer les différentes conventions.

Direction de la formation, service Finances, service des examens, service du planning)
- Suivre les heures complémentaires (gestion des dossiers de recrutement, saisie des états de service et élaboration des arrêtés de paiement
- Élaborer les états de paiement des emplois étudiants

**Encadrement** : OUI

**Nb agents encadrés par catégorie**: 0 A - 2 B - 1 C

**Conditions particulières d exercice**: Indiquer les contraintes particulières en termes d'organisation du service, de prise de congés, de contraintes horaires ou de déplacement, de contraintes physiques : port de charge, travail avec des produits chimiques, émanations, machines dangereuses, vibrations,...

**Participations à de nombreuses réunions**: déplacement fréquents sur les différents sites de la Faculté des Lettres et de la Faculté des sciences.

Profil recherché

**Connaissances transversales requises**:

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de la Faculté des Lettres et de Sorbonne-université
- Réglementation applicable au domaine d'activité professionnelle
- Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche

**Savoir-faire**:

- Élaborer des outils de pilotages et des indicateurs
- Conduire un projet
- Contribuer à la définition des procédures
- Capacité à interagir
- Capacité à proposer des solutions, des améliorations, des projets

**Savoir-faire transversaux**:

- Assurer l'encadrement d'agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d'absences et horaires)
- Identifier les besoins de formations des agents encadrées, et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels
- Expliquer le cadre de travail aux agents
- Organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l'équipe pour assurer ses missions et garantir la continuité du service
- Capacité à organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
- Proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
- Coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l'évolution et de l'optimisation des organisations ou des procédures
- Conduire et accompagner un projet
- Conduire un entretien, une réunion
- Structurer et rédiger des documents d'aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse
- Comprendre et appliquer les textes réglementaires
- Élaborer des outils d'analyse et de synthèse et en rendre compte
- Définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
- Capacité à accompagner les personnels à l'usage des systèmes d'informations

**Savoir être**:

- Sens du travail en équipe
- Disponibilité et réactivité
- Sens de l'analyse et force de proposition
- Adaptabilité et autonomie
- Organisation et rigueur
- Sens du ser



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    PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D’ACCUEIL DU POSTE L'UFR des Sciences Fondamentales et Biomédicales est composée de 5 services administratifs : Ressources Humaines, Financier, Scolarité, Informatique et Relations Extérieures et Internationales. Dans le domaine de la recherche, l'UFR comporte 6 laboratoires de recherches ainsi qu'un laboratoire...

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    Paris 5e, France Ecole Normale Supérieure Temps plein

    _Créée en 1794, l'École normale supérieure, membre de l’Université PSL, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche qui recrute sur concours les étudiants les plus talentueux en France et à l'étranger. Établissement d'élite, dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires, l'ENS-PSL jouit...


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  • Paris 5e, France CNRS Temps plein

    Cette offre est disponible dans les langues suivantes: - Français - Anglais Date Limite Candidature : lundi 27 mai 2024 **Informations générales**: **Intitulé de l'offre **:Chercheur post-doctoral en philosophie analytique (H/F)** Référence : UMR8129-VINGAU-029 Nombre de Postes : 1 Lieu de travail : PARIS 05 Date de publication : lundi 6 mai...


  • Paris 5e, France Sorbonne Université Temps plein

    Descriptif du poste CDD de 3 ans **Libellé de Fonctions**: Coordinateur administratif pour le développement et le pilotage de l'innovation pédagogique à la Faculté des Lettres F/H **Catégorie**: A **Corps**: Assistant Ingénieur **BAP**: J **Emploi-type**: J3C44 Assistant en gestion administrative **Missions**: La personne chargée du projet est...


  • Paris, France Emploi Temps plein

    **Mission**: Sous la responsabilité du directeur de l’UFR et en partenariat avec les diverses composantes et services de la faculté, le/la responsable administratif-ve doit assurer l’organisation administrative, financière, pédagogique ainsi que les conditions matérielles nécessaires au bon déroulement de l’enseignement au niveau Licence et...


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    il y a 1 mois


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  • Paris 15e, France Université Paris Cité Temps plein

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    L'Université Gustave Eiffel recrute pour l'UFR SHS un-e Secrétaire Administratif-ve et Pédagogique. Nature du recrutement : CDD à partir du 1er septembre 2023 jusqu'au 31/08/2024 renouvelable (poste ouvert aux contractuels et aux titulaires de l'Université) Rémunération selon la grille des titulaires de Catégorie B Télétravail partiel possible (1...


  • Paris 5e, France Aix-Marseille Université Temps plein

    **Employeur**: Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est...


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