Assistant / Assistante de Départements Artelia
Il y a 2 mois
Description de l'entreprise- Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes que non binaires._
**Qui sommes-nous** ?**
Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l’eau, de l’énergie, de l’environnement, de l’industrie, de la mobilité et du transport. Détenu à 100% par nos managers et nos collaborateurs, nous sommes unis par une même passion, celle d’exercer un métier qui allie l’art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement.
Nos 7 300 collaborateurs, au sein de 55 agences en France et de 40 filiales internationales, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l’humanité.
Libérez vos talents, rejoignez-nous
Description du poste
Au sein de la Branche Stratégie et Management des territoires, vous assuré l’assistanat de 2 à 3 départements. Dans ce cadre, vous effectuez des missions administratives, vous vous occupez de la facturation et venez en support au chargé de coordination commerciale. Vous êtes un élément clé de la fluidité des informations au sein des équipes et leur apportez appui et fiabilité dans leur action au quotidien.
**Missions**:
**Assistanat du département**:
- Gestion administrative : courriers, organisations réunion et support aux équipes, réservation de salles, etc
- Gestion des agendas
- Saisie des notes de frais pour le directeur de département et pour les collaborateurs du département : vérification des notes de frais
- Prise de billets, réservation hôtel et voiture pour les collaborateurs en cas de besoin
- Réalisation des ordres de mission pour les collaborateurs du département
**Gestion du personnel arrivant**:
- Gestion du matériel : demande équipement informatique et récupération, demande de badge, téléphone portable, gestion des EPI.
- Mouvement de personnel et affectation
- Accueil des personnes
**Facturation**:
- Création des numéros d’imputation dans SAP
- Création des dossiers missions et suivi (sur réseau L2)
- Suivi, réalisation et relance de la facturation des affaires du département (SNCF et non SNCF)
- Mise en place du suivi des BPO et des carnets de missions pour les projets sous responsabilité du département : devis A, devis B, fichier de suivi des affaires et des facturations avec veille des écarts, alerte des responsables de mission pour gestion des écarts
**Suivi des indicateurs SMART**:
- Carnets de mission
- CVs
- Enquête satisfaction client
- Evaluation des sous-traitants et prestataires/partenaires
- REX mission
- REX sécurité
- Attestation de bonne exécution par phase de projet/certificat de capacit
**Gestion des prestataires de service**
- Rédiger les contrats et assurer leur suivi (mise à jour chaque année avec revalorisation)
- Rédiger les lettres de commandes en adéquation avec les missions
- Suivre les facturations/envoi à la comptabilité
- Saisir les factures dans les dossiers de missions
**Support chargée de coordination commerciale**
Il s’agit d’assurer une continuité de service en cas d’absence au sein des équipes Développement.
L’assistant(e) aura en charge:
- La veille et la sélection des Appels d’offres lancés.
- Le téléchargement des DCE sur demande
- La diffusion des consultations aux départements concernés
- La gestion des retours : GO/ NO GO dans l’outil REFLEX
- Le montage administratif des offres:
- Le dépôt des offres et le suivi de leur évolution (BAFOs et Auditions ) et les réponses à apporter
- La création des opportunités dans Reflex
**Qualifications**:
**Environnement de travail**
Poste basé(e) à Choisy au sein de la Branche Stratégie et Management des territoires / 2 à 3 Départements
Déplacements ponctuels en France
**Qualités et compétences requises**
Connaissance générale des outils informatiques et bureautiques
Être rigoureux(se) et organisé(e)
Avoir le sens de la coopération et du travail en équipe
Avoir le sens du service et de la continuité de l’action à conduire
Être créatif(ve) et pourvoyeur(se) de solutions
Informations supplémentaires
**Nous vous offrons**:
- Une entreprise sociale et citoyenne (accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, Fondation)
- Une politique de partage des résultats (intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié)
- Des opportunités de carrière et un accompagnement dans vos challenges professionnels (politique formation individualisée, parcours métiers, mobilité métier et géographique)
- Une immersion au sein d’une équipe de passionnés, à taille humaine où règne une ambiance conviviale, des projets d’ingénierie d’exception, un accompagnement par des ingénieurs expérimentés et soucieux de partage
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Assistant/assistante Commercial(E) Et
Il y a 2 mois
Choisy-le-Roi, France Artelia Temps pleinDESCRIPTION DE L'OFFRE Assistant/Assistante commercial(e) et administratif(tive) - Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires._ **Qui sommes-nous ?** Nous sommes un groupe d'ingénierie,...
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Alternance - Assistant/assistante de Missions
Il y a 2 mois
Choisy-le-Roi, France Artelia Temps pleinDESCRIPTION DE L'OFFRE Alternance - Assistant/Assistante de missions - Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires._ **Qui sommes-nous ?** Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur...
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Assistant - Assistante Administratif
il y a 3 jours
Choisy-le-Roi, France ARTELIA Temps pleinDescription du poste La BU MI est spécialisée dans les infrastructures de transport. Elle intervient, tant en maîtrise d'oeuvre qu'en assistance technique ou en études d'exécution et expertises, dans l'ensemble des disciplines des infrastructures et du transport (Metro, TGV, train, tram-train, tramways, BHNS,...). La BU compte plus de 600...
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Assistant / Assistante Commerciale
il y a 1 mois
Choisy-le-Roi, France Artelia Temps pleinDescription de l'entreprise- Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes que non binaires._ **Qui sommes-nous** ?** Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l’eau, de...
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Assistant(E) Commercial(E)
il y a 3 jours
Choisy-le-Roi, France Artelia Temps pleinDESCRIPTION DE L'OFFRE Assistant(e) commercial(e) - Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires._ **Qui sommes-nous ?** Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines...
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Assistant Commercial
il y a 1 mois
Choisy-le-Roi, France Artelia Temps pleinDESCRIPTION DE L'OFFRE Assistant commercial / Assistante commerciale et appels d’offres internationales - Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires._ **Qui sommes-nous ?** Nous sommes...
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Choisy-le-Roi, France Artelia Temps pleinDescription du posteLa BU MI est spécialisée dans les infrastructures de transport. Elle intervient, tant en maîtrise d’œuvre qu’en assistance technique ou en études d’exécution et expertises, dans l’ensemble des disciplines des infrastructures et du transport (Metro, TGV, train, tram-train, tramways, BHNS, …). La BU compte plus de 600...
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Choisy-le-Roi, France ARTELIA Temps pleinQuelles sont les missions ?Description du posteLa BU MI est spécialisée dans les infrastructures de transport. Elle intervient, tant en maîtrise d'oeuvre qu'en assistance technique ou en études d'exécution et expertises, dans l'ensemble des disciplines des infrastructures et du transport (Metro, TGV, train, tram-train, tramways, BHNS, ...). La BU compte...
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Choisy-le-Roi, France ARTELIA Temps pleinQuelles sont les missions ?Description du posteLa BU MI est spécialisée dans les infrastructures de transport. Elle intervient, tant en maîtrise d'oeuvre qu'en assistance technique ou en études d'exécution et expertises, dans l'ensemble des disciplines des infrastructures et du transport (Metro, TGV, train, tram-train, tramways, BHNS, ...). La BU compte...
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Choisy-le-Roi, Île-de-France ARTELIA Temps pleinQuelles sont les missions ?Description du posteLa BU MI est spécialisée dans les infrastructures de transport. Elle intervient, tant en maîtrise d'oeuvre qu'en assistance technique ou en études d'exécution et expertises, dans l'ensemble des disciplines des infrastructures et du transport (Metro, TGV, train, tram-train, tramways, BHNS, ...). La BU compte...
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Choisy-le-Roi, France ARTELIA Temps pleinPoste : Description du posteLa BU MI est spécialisée dans les infrastructures de transport. Elle intervient, tant en maîtrise d'oeuvre qu'en assistance technique ou en études d'exécution et expertises, dans l'ensemble des disciplines des infrastructures et du transport (Metro, TGV, train, tram-train, tramways, BHNS, ...). La...
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Assistant(E) Commercial(E)
il y a 1 mois
Choisy-le-Roi, France Artelia Temps pleinDESCRIPTION DE L'OFFRE Assistant(e) commercial(e) - Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires._ **Qui sommes-nous ?** Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines...
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Choisy-le-Roi, France ARTELIA Temps pleinQuelles sont les missions ?Description du posteLe développement de l'activité Transport ferroviaire au sein d'ARTELIA a porté à la création d'une Branche dédiée depuis janvier 2024. La création de la Branche a nécessité une réorganisation des équipes et la création de différents postes dont le poste de Directeurs de Branche VF-ILT. Le secteur...
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