Assistant(E) de L'equipe Responsable Du Pôle

il y a 2 semaines

Reims, France CHU de Reims Temps plein

L’assistant(e) de l’Equipe Responsable de Pôle est en charge d’organiser et de coordonner les informations internes et externes pour l’équipe d’encadrement du Pôle (Cheffe du pôle, directeur délégué, directeur délégué adjoint, cadre supérieure de Pôle).

**Abréviations**
E.H.P.A.D. Etablissement d’Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes
U.S.L.D. Unité de Soins de Longue Durée
E.R.P Equipe Responsable de Pôle

**Missions générales**
- Assurer l’accueil téléphonique et physique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes (filtrage des appels, orientation)
- Organiser les réunions et les rendez-vous des membres de l’Equipe Responsable de Pôle (préparation des dossiers de réunion, notes de synthèse, diaporamas)
- Réaliser la prise de rendez-vous, organiser les réunions, gérer les agendas, les déplacements et les ordres de missions
- Mettre en forme des documents (rapports d’activité, compte-rendu de réunion ou d’instances, tableaux, courriers à destination des usagers ou de partenaires externes etc.)
- Organiser les réunions des groupes de travail du Groupement Hospitalier Universitaire de Champagne
- Assurer la gestion du courrier de la cheffe de Pôle
- Traiter, mettre en forme et envoyer les courriers
- Gérer les demandes de dossiers patients en lien avec la Direction de la Qualité
- Assurer la gestion du temps de travail médical (PH et internes)
- Assurer la facturation mensuelle des intervenants médicaux et paramédicaux
- Assurer la gestion des parapheurs des secrétariats d’admission du Pôle et coordonner leur adressage a posteriori.
- Organiser et gérer le classement et l’archivage des documents (archive physique et numérique)

**Missions spécifiques ou ponctuelles**
- Assurer l’organisation et le suivi administratif des instances internes et externes
- Gestion des instances et de leur composition (CVS) et rédiger les procès verbaux
- Gérer le pool des étudiants vacataires le week-end
- Assurer la gestion des outils de communication interne et externe au pôle
- Mise à jour de l’annuaire intranet et des organigrammes du Pôle
- Assurer le suivi de la maintenance - matériels, de la maintenance assistée par ordinateur pour les demandes d’interventions, de réparation pour la direction du Pôle
- Gestion administrative des plaintes et réclamations en lien avec la Cellule insatisfactions du pôle et la Direction de la Qualité

**Niveau d’étude**
- Bac à Bac+2
- Maîtriser internet et les outils informatiques suivants : Word, Excel, PowerPoint

**Capacités requises**
- Travailler en équipe
- Capacité à hiérarchiser les urgences
- Renseigner les interlocuteurs de façon pertinente
- Respecter le secret professionnel et la confidentialité des informations
- Identifier un problème et savoir en rendre compte
- Prendre des initiatives adaptées

**Caractéristique du poste**:

- Temps de travail : 100% - 7h40 par jour

Qui sommes nous ?

Au carrefour des régions Grand-Est, Hauts-de-France et Ile-de-France et situé au cœur d’une métropole rémoise au taux de croissance démographique dynamique, le Centre Hospitalier Universitaire (CHU) de Reims est un pôle de référence pour le secteur sanitaire sur le territoire de Champagne-Ardenne, et même au-delà. En effet, le CHU de Reims assure l'activité de proximité pour tout le territoire Marnais et prend en charge les pathologies les plus complexes à l’échelle de la région Grand Est (chirurgie cardiaque, greffes de rein, urgences et SMUR pédiatriques ).

Le CHU de Reims est l’établissement support du GHT (Groupement Hospitalier de Territoire) regroupant notamment les hôpitaux de Châlons-en-Champagne, d’Epernay et de Rethel-Vouziers.

Le CHU de Reims dispos de 2400 lits et places dans huit établissements, dont 1120 en Médecine, Chirurgie et Obstétrique (MCO). Il assure également les activités de pédopsychiatrie, de SSR et d’EHPAD-SLD. Il dispose d’un budget de 500 millions d’euros, toutes activités confondues. Le CHU de Reims est le 1er employeur de l’ancienne région Champagne - Ardennes accomplissant des missions de soins, de prévention, d’enseignement et de recherche grâce à près de 1 900 professionnels médicaux et plus de 5 500 personnels hospitaliers.Organisé en 15 pôles d’activités cliniques et médico-techniques, il est associé aux Unités de Formation et de Recherche (UFR) de Médecine, Pharmacie et Odontologie de l’Université de Reims Champagne-Ardenne (URCA).

Le CHU de Reims s’inscrit dans une dynamique de modernisation de son offre de soins et de son patrimoine, avec un objectif de reconstruction de l’ensemble de l’activité MCO (hors Pôle Femme
- Parents-Enfant).

Enfin, le CHU de Reims est l’établissement support du Groupement Hopsitalier de Territoire regroupant notamment les hôpitaux de Châlons-en-Champagne, d’Epernay et de Rethel-Vouziers.

Depuis septembre 2016, le Centre H

  • Assistant/e Commercial/e H/F

    il y a 1 mois

    Reims, France Dekra Temps plein

    STR COMMERCIALE NE (6268)MissionDEKRA Industrial recherche son/sa futur/e Assistant/e Commercial/e.Votre mission ?Au sein de l'équipe commerciale Nord-Est, vous êtes le point d'entrée sur votre secteur géographique pour toute demande commerciale. Vous êtes en charge de la saisie dans le CRM ainsi que du traitement pour l'ensemble des...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 5 jours

    Reims, France Mairie de Sèvres Temps plein

    **LA VILLE DE SÈVRES **(23 251 habitants) Située dans le département des Hauts-de-Seine, aux portes de Paris et desservie par de nombreux moyens de transports (métro, tramway, trains, bus), la ville de Sèvres intégrée au Territoire de GPSO qui réunit 8 villes de l’ouest parisien, jouit de nom - breux attraits naturels et sportifs grâce à sa...

  • Assistant(E) Achats/logitique

    il y a 4 semaines

    Reims, France Pôle Emploi Temps plein

    INCORE recrute un(e) Assistant(e) Responsable Achats (H/F) En devenant l'assistant(e) de notre responsable Achats, vous serez en charge de : - Gérer et sécuriser les approvisionnements sur les familles de produits - suivre l'évolution du niveau de consommation des clients et ajuster les stocks, si nécessaire, en fonction du carnet de commandes clients -...

  • Assistant(e) Responsable d'Hébergement

    il y a 1 mois

    Reims, France Tunon Temps plein

    Assistant(e) Responsable d'Hébergement Référence : Etablissement : Reims Domaine : Bachelor Hôtellerie , MBA Management de l'Hôtellerie & du Tourisme Type de poste : Assistant Responsable d'Hébergement H/F Type de contrat : Alternance Secteur : Hotellerie Localisation : 95...

  • Alternant(E) Assistant(E) Responsable Supply Chain

    il y a 1 jour

    Reims, France Arkema Temps plein

    **Détails de la Mission**: Sous la responsabilité du Responsable Supply Chain, l'alternant(e) Assistant(e) Responsable Supply Chain assiste dans ses tâches le Responsable, participe et conduit des projets au sein du service. Il(elle) mène ainsi des missions de: - Gestion et analyse des stocks - Amélioration continue logistique - Mise à jour des BOM -...

  • Cadre administratif du pôle pharmacie Pharmacovigilance et du pôle Imagerie

    il y a 1 mois

    Reims, France CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE DE REIMS Temps plein

    Contexte descriptif des pôles Le pôle Pharmacie/Pharmacovigilance regroupe la Pharmacie à Usage Intérieur (PUI) et le Centre Régional de Pharmacovigilance (CRPV). La PUI a pour mission de couvrir les besoins pharmaceutiques de ses patients en contribuant à une utilisation sûre et efficiente des produits de santé (médicaments et...

  • Un-e Responsable Du Service Numérisation Et Des

    il y a 4 semaines

    Reims, France Communauté Urbaine du Grand Reims Temps plein

    Détails de l'offre - Dans le respect des missions de l’entité, 104 agents travaillent au service de la population, pour mettre en œuvre des projets culturels, scientifiques, éducatifs et sociaux. - La bibliothèque Carnegie, pôle patrimonial du réseau des bibliothèques, conserve plus de 500 000 documents datés du IXe siècle à nos jours dans un...

  • Adjoint Au Chef Du Pôle Ateliers Sud

    il y a 1 jour

    Reims, France VOIES NAVIGABLES DE FRANCE Temps plein

    L’Unité Territoriale d’Itinéraire Canaux Picardie, Champagne-Ardenne (UTI CPCA) est l’une des six UTI de la Direction territoriale Bassin de la Seine, Loire Aval (DTBS). Le réseau géré est strictement réseau connexe de gabarit Freycinet. Ce réseau est déployé sur deux régions et trois départements. L’UTI CPCA comprend : Sa Direction, le...

  • Un-e Bibliothécaire Responsable Du Secteur

    il y a 4 semaines

    Reims, France Communauté Urbaine du Grand Reims Temps plein

    Détails de l'offre Service de la Direction de la Culture et du Patrimoine, la bibliothèque municipale de Reims se déploie sur sept sites ; deux bibliobus sillonnent également le territoire rémois. Dans le respect des missions de l’entité, 104 agents travaillent au service de la population, pour mettre en œuvre des projets culturels, scientifiques,...

  • Assistant-e Gestion Administrative

    il y a 1 mois

    Reims, France MINES PARIS Centre des Matériaux Temps plein

    **ASSISTANT-E GESTION ADMINISTRATIVE** **CDD 12 MOIS renouvelable** **Activités principales**: - Gérer la campagne de recrutement des étudiants (publication des sujets, réception des CV, organisation des commissions de sélection ) ; - Organiser et planifier les entretiens annuels des étudiants - Organiser les soutenances (planning, convocation,...

  • Assistant(E) Commercial(E)/adv

    il y a 1 semaine

    Reims, France Chubb France Temps plein

    Chubb Fire & Security est une entreprise d’APi Group. Chubb France compte parmi les **leaders français en sécurité incendie et sécurité électronique des entreprises et des collectivités**. Avec un important réseau de techniciens, de commerciaux et d'agences locales, nos 4 000 collaboratrices et collaborateurs, couvrent l'ensemble du territoire...

  • Assistant-e Pédagogique

    il y a 1 mois

    Reims, France AFPI CHAMPAGNE ARDENNE Temps plein

    Le Pôle Formation UIMM, entreprise handi-accueillante, compte plus de 200 collaborateurs regroupés sur 2 entités sur les départements de la Marne, des Ardennes, de l'Aube et de la Haute-Marne: - l’AFPI CHAMPAGNE-ARDENNE, centre de formation qui accueille plus de 3000 salariés et demandeurs d'emploi par an et réalise plus de 5.4 millions de chiffre...

  • Ref-23-fr-18: Assistant(E) Administrative

    il y a 1 semaine

    Reims, France JSC France Temps plein

    JSC France, société spécialisée dans la construction de réseaux de téléphonie mobile, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) dont la description de poste est la suivante: Vous assisterez la responsable ressources humaines et le responsable financier sur différentes tâches administratives telles que: - gestion du courrier - archivage -...

  • Assistant(E) Commercial

    il y a 1 mois

    Reims, France ITT VIMO Temps plein

    La société ITT VIMO concessionnaire agricole New Holland recherche un/une **ASSISTANT(E) COMMERCIALE** pour intégrer le pôle Administration des ventes dans la gestion des dossiers: Vos **missions **seront les suivantes: - Enregistrement des factures fournisseurs - Saisie des dossiers de vente de la commande à la facturation - Gestion administrative...

  • Assistant/e Facturation

    il y a 1 mois

    Reims, France Dekra Temps plein

    STR FACTURATION NE (6257)MissionDEKRA Industrial recherche, pour la rentrée 2024, un/e assistant/e facturation et recouvrement en alternance sur l'agence de Reims.En intégrant l'équipe, tu auras la gestion de ton portefeuille clients pour lequel tu accompagneras les collaborateurs sur les missions suivantes :- Gérer la facturation quotidienne et...

  • Assistant / Assistante de Gestion Administrative

    il y a 4 semaines

    Reims, France Pôle Emploi Temps plein

    Nous recherchons pour notre holding composée de 4 Sociétés : Un (e) Assistant (e) assistante de gestion ayant une expérience dans le bâtiment. Vous travaillerez sous la tutelle du Directeur de la société et en collaborations avec deux autres assistantes. Vous aurez en charge les missions suivantes : - Gestion administratif de dossiers : frappe de...

  • Assistant de Planification H/F

    il y a 1 mois

    Reims, France Dekra Temps plein

    STR PLANIFICATION NE (6751)MissionDEKRA Industrial recherche un/e Assistant/e Planification.Rattaché/e au Responsable Opérationnel, vous êtes en relation directe avec nos intervenants et avez pour missions principales la gestion de la planification des activités de l'agence et la gestion de votre portefeuille clients.Dans ce cadre, vos missions sont...

  • Assistant(E) D'exploitation Methanisation

    il y a 1 mois

    Reims, France Pôle Emploi Temps plein

    Aisne Methane Energie (AME) recherche pour son site de méthanisation basé à La Neuville Les Dorengt (02450) un(e) assistant(e) d'exploitation. Vous assurez au quotidien, - Le suivi du site dont le contrôle visuel des équipements et du process - La gestion administrative ainsi que le reporting - L'alimentation en matière du process et la gestion des...

  • Alternance - Assistant(e) en Protection des Données Personnelles en alternance

    il y a 2 jours

    Reims, France FCN Temps plein

    DESCRIPTIF DU POSTE La Direction Générale FCN recherche un(e) Assistant(e) en Protection des Données Personnelles en alternance pour rejoindre notre équipe juridique. En tant qu'alternant(e), tu seras impliqué(e) dans divers aspects de la conformité aux réglementations en matière de protection des données, notamment le RGPD (Règlement...

  • Assistant D'équipe

    il y a 1 mois

    Reims, France Walters People Temps plein

    Nous recrutons un(e) assistant(e) d'équipe H/F pour une société spécialisée dans la fabrication de composants électroniques. En qualité d'assistant(e) d'équipe H/F, vous serez rattaché(e) à deux équipes. La fourchette de rémunération est comprise entre 35 000 et 40 000 euros. Le poste est basé dans à Velizy Villacoublay (78). Vos missions...