Administrative and Purchasing Assistant

il y a 2 semaines


Grenoble, France European Molecular Biology Laboratory Temps plein

Administration
- Grenoble, France

The European Molecular Biology Laboratory (EMBL) is an international life sciences research organization with its main laboratory situated in Heidelberg, Germany and five laboratories elsewhere in Europe. In Grenoble, France, EMBL employs approx. 90 people and has a world-wide reputation for research and service activities in structural molecular biology. It shares the European Photon and Neutron Campus with two other international organizations, the European Synchrotron Radiation Facility and the Institut Laue Langevin (ILL) as well as the French Institut de Biologie Structurale.

Applications are invited for an Administrative and Purchasing Officer, to work as part of the Administrative Unit at EMBL Grenoble.

Your role
- General receptionist duties: welcoming guests, answering calls, receive and distribute deliveries
- Scheduling of visits, conferences and seminars, logistics including site entry, room booking, restaurant, hotel and travel reservations if necessary.
- Process reimbursements
- Liaising with external guests to organize site visit
- Updating website to include details of upcoming activity
- Calendar management, ensure that there are no overlapping events
- Communicate efficiently to the entire site and any relevant stakeholders upcoming events
- Working closely with the purchasing officer, understand and contribute to purchase process on site.
- Process purchases and invoices.
- Provide backup to colleagues on the administration team as necessary
- Any other tasks that can be seen as being reasonably associated with your role.

**Closing date**: 3 December 2023

Contract duration: 6 months

Grading: 2;3 or 4, depending on individual qualifications and experience

Reference number: GR00218

You have
- Excellent organizational and time management skills
- Analytical abilities and aptitude in problem-solving
- Excellent written and verbal communication skills
- Proficiency in MS Office
- Fluent English and good command of French

You might also have

Previous work experience with database management and SAP

Experience in an international office environment

Why join us

EMBL is curiosity-driven, community-oriented and international. As an inclusive, equal opportunity employer, we believe that diversity enables us to collaborate more effectively and be innovative in our approaches. We are, therefore, committed to creating an inclusive and flexible culture - one where everyone can realise their full potential and make a positive contribution to our organisation.

EMBL offers attractive conditions and benefits appropriate to an international research organisation with a very collegial and family-friendly working environment. Competitive salary, a relaxed culture, professional development, and other staff facilities make EMBL a great place to work.

What else you need to know

We are Europe’s research laboratory for the life sciences - an intergovernmental organisation performing scientific research in disciplines including molecular biology, physics, chemistry and computer science. We are an international, innovative and interdisciplinary laboratory with more than 1900 employees from many nations, operating across six sites, in Heidelberg (HQ), Barcelona, Hinxton near Cambridge, Hamburg, Grenoble and Rome.

Our mission is to offer vital services in training scientists, students and visitors at all levels; to develop new instruments and methods in the life sciences and actively engage in technology transfer activities, and to integrate European life science research. The working language of the institute is English.

As part of EMBL’s mission, Administration provides services to all personnel members across six sites in order to promote molecular biology across Europe, and to create a centre of excellence for leading young molecular biologists. Administrative positions are connected to but not dependent on scientific work and knowledge. Thus, we try to establish a dynamic and collaborative working environment across the whole of EMBL to uncover the most of our employees’ potential.

EMBL is a signatory of DORA. Find out how we implement best practices in research assessment in our recruitment processes here.



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