Secrétaire Pédagogique

il y a 2 semaines


Paris, France Siège de l'AP-HP Temps plein

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Secrétaire pédagogique (2023-064)

**CONTRAT**

CDD

**DESCRIPTIF**

L'Assistance Publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 39 hôpitaux assurent un service public de santé pour tous, 24h/24, et accueillent chaque année 8 millions de personnes : en consultation, en urgence, lors d’hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.

L’AP-HP est le premier employeur d’Île-de-France : 100 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent.

PRÉSENTATION DE LA STRUCTURE:
Les instituts de formation comprennent:

- 1 IFSI : promotion de 115 étudiants
- 1 IFAS : promotion de 40 élèves aides-soignants.

Les instituts sont situés dans l'enceinte de l'hôpital Antoine Béclère à Clamart.

L’IFSI est conventionné avec l’Université Paris Saclay.

COMPOSITION DE L’ÉQUIPE:
1 directeur des soins

1 cadre supérieur de santé adjointe au directeur

1 cadre coordinateur de stages

2 secrétaires

2 cadres formateurs élèves aides-soignants

13 cadres formateurs étudiants en soins infirmiers

1 responsable logistique

LES MISSIONS:
Chaque secrétaire gère deux promotions d’étudiants et ou élèves.

Accueil des personnes : étudiants, intervenants et autre public
- Réception et accueil téléphonique

Secrétariat pédagogique:

- Gestion bureautique de l’ensemble des courriels,
- Gestion et suivi des dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants dans SAP Campus
- Gestion de l’enregistrement administratif des Accidents d’Exposition au Sang (AES) des étudiants et élèves en formation
- Gestion des mises en stage, conventions et courriers
- Traitement et mise en forme de documents
- Classement et archivage de documents
- Participation à la surveillance des concours (épreuve écrite) et participation à l’organisation des oraux
- Gestion du paiement des intervenants et gestion de l’utilisation des divers logiciels

Secrétariat de direction:

- Contribution à l’élaboration et la gestion des courriers
- Contribution aux instances : Commissions d’Attribution de crédits (CAC), Instance Orientations générales (ICOGI), Section disciplinaire (SD), Section pédagogique (SP), Section de la vie étudiante (SVE) : convocations, listes d’émargement, préparation des dossiers, secrétariat d’instances, rédaction du compte-rendu.
- Participation aux réunions d’équipe

Démarche qualité:

- Contribution au développement de la démarche qualité et de la certification de la structure

Pics d’activité lors des rentrées scolaires de septembre pour la rentrée IDE et janvier pour la rentrée AS

Pics d’activité lors des passages d’année et périodes du diplôme d’État.

LE PROFIL:
SAVOIR FAIRE REQUIS
- Rédiger et mettre en forme des documents.
- Réaliser un plan de classement
- Organiser les priorités du secrétariat.
- Utiliser et respecter les procédures mises en place.
- Avoir le sens de l’organisation et de l’anticipation.
- Juste distance avec les étudiants
- Connaissance de la bureautique

CONNAISSANCES ASSOCIÉES
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Internet, Messagerie )
- Utilisation de logiciels institutionnels (SAP CAMPUS, HR Access, GESTIME- ECP)

PRE-REQUIS
- Bonne expression orale et écrite
- Maitrise de l’orthographe
- Expérience conseillée dans le domaine du secrétariat

QUALITÉS REQUISES
- Sens relationnel développé
- Sens de l’organisation du travail et du travail en équipe
- Capacités à gérer des priorités et à anticiper
- Ponctualité, rigueur, discrétion et sociabilité
- Sens des responsabilités
- Prendre des initiatives adaptées

AUTRE:
HORAIRES DE TRAVAIL

Amplitude de 9H00 à 17h06 avec 30 mn de repas

Congés à prendre lors de la fermeture de l’IFSI à savoir 15 jours à Noel, 1 ou 2 semaines à Pâques et 2 ou 3 semaines l’été (Aout).

**PERSONNE À CONTACTER**

Fatima THOR - Directrice de l'IFSI

**ETABLISSEMENT**

Siège de l'AP-HP
3 avenue Victoria
75184 Paris



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