Secrétariat

il y a 2 semaines


Marseille e, France Direction Interrégionale Services Pénitentiaire Sud Est Temps plein

L’agent administratif affecté au secrétariat de Direction effectue toutes les tâches de secrétariat, sous l’autorité directe de l’attachée d’Administration et d’Intendance (AAI), et en liaison étroite avec le Directeur Fonctionnel du SPIP des Bouches du Rhône et la Directrice-Adjointe:

- Accueil : téléphonique et physique (gestion de l’interphonie)
- Traitement courrier arrivée et départ : ouverture, enregistrement, transmission et affranchissement.
- Traitement journaliers des mails et de la boîte structurelle (traitement des demandes Comex ).
- Suivi du circuit de signature des conventions partenariales, en liaison étroite avec le siège et les coordonnateurs d’activités du SPIP positionnés sur les trois Antennes.
- Saisie, enregistrement, scan des notes de service qui sont diffusées aux antennes par messagerie
- Archivage informatisé : alimentation de l’espace partagé AGORA (conventions, notes, protocoles de fonctionnement établissements/SPIP ) poste.
- Astreintes PAIRS : élaboration, des plannings d’astreinte des cadres, envoi du planning aux destinataires concernés.
- Travaux bureautiques à la demande de la direction.
- Gestion des frais de déplacements : gestion de l’outil de réservation Chorus-DT
- Etablissement annuel des ordres de mission, demande de création n° Chorus,
- Réservation des transports et hôtels pour le personnel qui vont en formations
- Suivi du parc des véhicules : mise à jour du tableau des réservations, exploitation des carnets de bord (relevés des kilomètres), des contraventions et des sinistres.
- Utilisation de la carte achat : déplacements courses. Gestion mensuelle des ROB, renseignement du tableau de suivi Excel, demande validation de la DI et envoi au service facturier

**Traitement des conventions : suivi des validations par les différentes signataires (tableau dans commun) enregistrement dans SLR commun AGORA**
- Secrétariat du CT : élaboration des convocations, mise à jour de la composition du CT et du règlement intérieur transmission des PV de réunions DISP membres du CT
- Secrétariat de la conférence d’attribution des subventions : établissement du rôle envoi des convocations, liens avec les associations
- Instruction des dossiers des visiteurs de prison : suivi de la procédure d’agrément et renouvellement
- Gestion des frais de déplacement : gestion de l’outil de réservation on line Amplitudes: réservation des transports et hôtel y compris pour les indigents, enregistrements, contrôle préparation de l’ordonnancement, renseignement du tableau de suivi Excel et envoi à la PFI, enregistrement, contrôle préparation de mise à ordonnancement
- Edition des factures fluides, téléphonie fixe et mobile (plateforme hors chorus)

**Les activités du service**:

- Rapport d’activité : recensement des données et mise en forme
- Demande dématérialisée des bulletins juridiques n°2 et n°1 (sur PLINE via la boite structurelle du secrétariat de direction)
- Mise à jour des organigrammes et des annuaires
- Mise à jour du livret d’accueil des personnels
- Mise à jour des délégations de signatures et des décisions administratives
- Soutien technique de la direction : préparation des éléments de réunion, d’audit et autres réponses aux saisines des autorités
- Préparation réponses (audits,) aux saisines des autorités
- Gestion des réservations : salle de réunion en lien avec l’antenne, visioconférence, véhicules
- Organisation de réunions : conférence d’attribution des subventions, recrutement d’agent contractuels (calendrier de passage, réponses,), journée départementales,, et organisation de l’accueil
- Travaux de reliure
- Archivage du secrétariat (circulaire JUS K 074 0004C du 11 décembre 2007).
- **Composition et effectifs du service**_

Le Direction : Le directeur fonctionnel du service pénitentiaires d’insertion et de probation des Bouches du Rhône, la directrice adjointe du service pénitentiaire d’insertion et de probation des Bouches du Rhône, l’attaché d’administration et d’intendance
- **Votre hiérarchie**_

Le Direction : Le directeur fonctionnel du service pénitentiaires d’insertion et de probation des Bouches du Rhône, la directrice adjointe du service pénitentiaire d’insertion et de probation des Bouches du Rhône, l’attaché d’administration et d’intendance
- **Vos interlocuteurs métiers**_

Les personnels des antennes, la DI les services de la Préfecture les Tribunaux et Cour d’appel de France, les associations les organismes publics ,les établissements pénitentiaires de France

**VOTRE PROFIL**:
**Connaissances**:

- Connaissances des outils bureautiques

**Savoir-faire**:

- Capacité de communication et relais de l'information

**Savoir-être**:

- Rigueur et organisation,
- Faire preuve de discrétion

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 36 mois

Salaire : Jusqu'à 2 079,00€ par mois



  • Marseille, France Direction Interrégionale Services Pénitentiaire Sud Est Temps plein

    **Lieu de la mission**: - SPIP 13 Bouches du Rhône - siège 36 rue Estelle, 13006 Marseille **Domaine d’intervention**:secrétariat gestion administrative** Le SPIP est un service à compétence départementale dont la mission principale est la prévention de la récidive. Il participe à l'exécution, l'individualisation et à l'aménagement des...


  • Marseille, France Hôpital Universitaire de Nîmes - Site de Carémeau Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Encadrant(e) des secrétariats médicaux avec délégation de gestion - Référent(e) de pôle - Pôle Oncologie **CONTRAT** CDD **DESCRIPTIF** L'ÉTABLISSEMENT: Le CHU de Nîmes, 1er employeur du Gard, s'inscrit dans une démarche de développement, soutenue par l'innovation médicale, médico-scientifique,...


  • Marseille 1er, France Centre Osiris Temps plein

    **L’association Osiris, créée en 1999, est un centre de soin, d’interprétariat et de ressources sur l’exil et le traumatisme psychique.** Le centre de soin vise à contribuer au soin des personnes présentant une souffrance en lien avec la situation d’exil et des traumatismes psychiques conséquences des violences intentionnelles vécues dans...


  • Marseille, France SARL KP2 Temps plein

    Accueil physique et téléphonique, prise de rendez vous et de messages. Frappe de documents (courrier, devis...), traitement du courrier. Classement de documents, commandes, préparation des réunions... 35h du lundi au vendredi COMPETENCES: Bonne maitrise des logiciels microsoft (word, excel, powerpoint) et des mails. Qualité rédactionnelle et bonne...


  • Marseille, France Robert Half France Temps plein

    **A propos de notre client** Notre client, basé à **Marseille **, recherche un **Assistant d'Accueil et Secrétariat F/H **pour un poste en **intérim **d'une durée de **22 semaines **pouvant déboucher sur une éventuelle opportunité. **Missions** **Secrétariat/Accueil** - Accueil téléphonique et physique, tenue du standard - Gestion du courrier :...

  • Assistant.e de Gestion

    il y a 4 jours


    Marseille, France AAJT Temps plein

    La MECS (Maison d’Enfants à Caractère Social) de l’AAJT a pour mission d’accueillir 114 jeunes Mineurs Non Accompagnés de 15 à 21 ans. L’accompagnement proposé est pluridisciplinaire et veille à assurer l’épanouissement du jeune confié, mais également son insertion professionnelle et son accès aux droits. La MECS se décompose en 2 pôles...

  • Assistant Laboratoire

    il y a 4 jours


    Marseille, France Santé au Travail Provence Temps plein

    **Santé au Travail Provence** **c’est**: - Une Association historique fondée en 1948 par les chefs d’entreprises du Pays d’Aix-en-Provence et de Salon-de-Provence qui accompagne près de 14.000 entreprises adhérentes et 135.000 salariés ;** **- 12 centres répartis stratégiquement à proximité de nos entreprises adhérentes afin de répondre au...


  • Marseille 6e, France Pôle Emploi Temps plein

    Basé dans le 6ème arrondissement de Marseille, notre cabinet immobilier nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) de gestion administrative H/F Le poste est évolutif si le ou la salariée donne entière satisfaction. Vos principales missions seront les suivantes : - Accueillir le public, - Classement des différents dossiers - Gestion quotidienne...

  • Secrétariat médical

    Trouvé dans: Talent FR C2 - il y a 2 semaines


    Marseille, France Elsan Temps plein

    Mission s : · Assurer l’accueil physique des clients · Enregistrer les clients · Facturer les patients · Procéder à l’encaissement des clients · Assurer la réponse téléphonique et électronique · Assurer le standard téléphonique · Gérer la prise de rendez-vous (aussi bien pour la vaccination que pour les médecins). Type...


  • Marseille 6e, France Pôle Emploi Temps plein

    Cabinet d'avocats à taille humaine, spécialisé en droit pénal et droit de la famille, composé de 6 avocats et 4 assistantes, recherche une assistante juridique qualifiée, ayant déjà au moins trois ans d'expérience au sein d'un cabinet d'avocats. Compétences exigées : - maitrise de l'outil informatique, et du RPVA, - aisance relationnelle et...


  • Marseille 6e, France MASALEX CONSEIL Temps plein

    MASALEX CONSEIL recrute pour son client, cabinet d'avocats à taille humaine, un assistant juridique en droit des sociétés h/f. Sous la supervision d'avocats et de juristes, vous intervenez en droit des sociétés. Vous rédigez des PV d'Ag, des créations, des statuts. Vous suivez les formalités et les publicités legales. Vous êtes également amené...

  • Secrétaire Médicale

    il y a 1 jour


    Marseille 6e, France Acces Vision Temps plein

    Le groupe Acces Vision recrute une secrétaire médicale en CDI à temps complet pour leurs centres ophtalmologique sur Marseille. Rejoignez une équipe dynamique et un cadre de travail de qualité. Formation en interne : Mission d'accueil des patients, enregistrements des dossiers, prise de rendez-vous, facturation. Une expérience dans le secteur...


  • Marseille 6e, France ONE COMPUTER Temps plein

    ONE COMPUTER propose des Services et Solutions informatiques adaptées à tous les Professionnels sur les régions PACA & Occitane. Que faisons-nous ? Nous accompagnons nos clients, dans l'organisation et la digitalisation de leurs projets, le déploiement et le maintien de leurs infrastructures, ainsi qu’une expertise sur leurs besoins...

  • Clerc Expert D’huissier H F

    il y a 3 semaines


    Marseille 6e, France manajob Temps plein

    manajob accompagne son client étude d’huissier située au cœur de marseille centre-ville 6ème ‍ ️ job dans le cadre d’une création de job, vous interviendrez en qualité de clerc d’huissier au sein d’une étude à taille humaine de 2 personnes sous le management bienveillant des associés, vous serez en charge des missions suivantes: assurer...


  • Marseille 6e, France Pôle Emploi Temps plein

    Au sein d'un cabinet d'avocats, vos missions seront : -Accueillir et identifier les intervenants extérieurs -Gestion du standard (appel, mise en attente, transmission de communication) - Secrétariat: dactylographie, affranchissement, levée et envoi du courrier, réception et distribution fax et courrier, gestion des mails et de l'agenda électronique du...

  • Assistant(e) de gestion

    Trouvé dans: Talent FR C2 - il y a 2 semaines


    Marseille, France AAJT Temps plein

    Description La MECS (Maison d’Enfants à Caractère Social) de l’AAJT a pour mission d’accueillir jeunes Mineurs Non Accompagnés de 15 à 21 ans. L’accompagnement proposé est pluridisciplinaire et veille à assurer l’épanouissement du jeune confié, mais également son insertion professionnelle et son accès aux droits. La MECS se décompose en...


  • Marseille 6e, France UNICIL Temps plein

    Au sein du Département Clientèle, et plus particulièrement du Pôle Commercial, nous recrutons un **Assistant commercial locatif H/F en CDI**: **Vos missions**: - Saisir et actualiser la demande de logement dans le logiciel en fonction des documents reçus - S’assurer de la complétude du dossier et, en cas d’incomplétude ou de non réponse,...

  • Assistant de Gestion

    il y a 2 jours


    Marseille 6e, France RELIANCE RH Temps plein

    **Vos missions** Vous assistez le Responsable d’Agence et/ou le Responsable de Secteur dans la gestion administrative et commerciale de l’agence plus particulièrement pour la gestion des plannings et le suivi des prestations mises en œuvre: - Organisation et gestion des plannings - Accueil physique et téléphonique de tous les visiteurs -...


  • Marseille 6e, France UNICIL Temps plein

    Au sein du Département Clientèle, et plus particulièrement du Pôle Commercial, nous recrutons un **Assistant commercial locatif H/F en CDD**: **Vos missions**: - Saisir et actualiser la demande de logement dans le logiciel en fonction des documents reçus - S’assurer de la complétude du dossier et, en cas d’incomplétude ou de non réponse,...

  • Assistant de Gestion

    il y a 3 jours


    Marseille 6e, France RELIANCE RH Temps plein

    Reliance recherche un assistant ou une assistante de gestion pour une belle association **Vos missions** Vous assistez le Responsable d’Agence et/ou le Responsable de Secteur dans la gestion administrative et commerciale de l’agence plus particulièrement pour la gestion des plannings et le suivi des prestations mises en œuvre: - Organisation et...