Gestionnaire alternance

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1. Accueil et accompagnement des étudiants et des entreprises

• Informer les étudiants sur les modalités de l’apprentissage et les différentes étapes de leur parcours.
• Accompagner les étudiants dans leurs démarches administratives.
• Informer les entreprises sur les procédures liées à l’alternance.
• Répondre aux demandes de premier niveau des étudiants et des entreprises.
• Orienter les étudiants et les entreprises vers le CFA Formasup lorsque la demande relève de la contractualisation ou de ses compétences.
• Assurer le lien entre les étudiants, les entreprises, les responsables pédagogiques et le CFA.

2. Gestion et suivi administratif des contrats d’apprentissage

• Vérifier la complétude et la conformité des dossiers d’alternance.
• Contrôler les informations administratives relatives aux étudiants et aux entreprises : SIRET, signataire, maître d’apprentissage, lieu d’exécution, dates, etc.
• Vérifier les fiches de faisabilité et les fiches missions.
• Vérifier la cohérence des calendriers, rythmes d’alternance, parcours, coûts de formation, capacités d’accueil et durées de contrat.
• Assurer le suivi des dossiers dans MyFormasup (création de classes , affectations tuteurs, EDT ..)
• Suivre les différentes étapes de traitement des dossiers : contractualisation, signature et validation.
• Identifier les dossiers bloquants et effectuer les relances nécessaires auprès des interlocuteurs concernés.
• Assurer le suivi des contrats signés, des avenants et des ruptures en lien avec le CFA Formasup.
• Veiller à la qualité et à la fiabilité des informations transmises au CFA.

3. Suivi pédagogique des alternants et assiduité

• Assurer le suivi administratif des apprentis tout au long de leur parcours.
• Vérifier que les informations nécessaires au suivi de l’apprenti sont renseignées.
• Suivre l’ouverture et l’utilisation des livrets d’apprentissage et contrôler leur complétude.
• Vérifier la saisie des visites en entreprise lorsqu’elles sont organisées.
• Veiller au respect des échéances de suivi.
• Relancer les étudiants, maîtres d’apprentissage et tuteurs universitaires lorsque cela est nécessaire.
• Assurer le lien avec les responsables pédagogiques concernant le suivi des alternants.
• Assurer le suivi de l’assiduité des apprentis.
• Utiliser les outils CELCAT et Assiduité UPJV.
• Contrôler les absences et les justificatifs.
• Relancer les étudiants en cas d’absence injustifiée.
• Informer les responsables pédagogiques des situations particulières.
• Vérifier la cohérence entre les emplois du temps, les périodes de formation et les périodes en entreprise.

4. Préparation des campagnes d’alternance et de la rentrée

• Participer à la préparation et au suivi des campagnes d’alternance.
• Préparer les listes des alternants.
• Vérifier les capacités d’accueil des formations.
• Suivre les validations des missions.
• Préparer les calendriers d’alternance.
• Contrôler les informations nécessaires à la contractualisation, notamment les données relatives aux NPEC et aux RNCP.
• Contribuer à la préparation de la rentrée universitaire.
• Participer aux réunions de rentrée de chaque groupe alternance.
• Informer les étudiants sur les modalités et obligations liées à leur statut d’alternant.
• Vérifier les inscriptions et les statuts des étudiants.

5. Suivi des données, tableaux de bord et préparation budgétaire

• Collecter les volumes horaires réalisés pour chaque groupe alternance auprès des départements.
• Vérifier la cohérence des données transmises.
• Consolider les heures réalisées selon les périodes budgétaires de l’établissement :
• janvier à août de l’année universitaire N-1 ;
• septembre à décembre de l’année universitaire N.
• Préparer les tableaux de répartition des heures.
• Participer à la préparation des éléments nécessaires au budget de l’alternance.
• Participer au suivi des recettes liées à l’apprentissage.