Secrétaire du Maire, du Directeur et du Chef de Cabinet f/h

Missions

Assurer une assistance de direction auprès du Maire, du Directeur de Cabinet et du Chef de Cabinet en garantissant l'organisation quotidienne des activités, le suivi administratif, la gestion des informations, des dossiers et de la communication, dans le respect des priorités, de la confidentiality et des délais

Activités:

• - Organiser, gérer et coordonner les agendas en tenant compte des priorités et des contraintes de chacun
• - Organiser les rendez-vous, planifier et préparer les réunions, gérer les déplacements
• - Lien avec les secrétaires d’élus
• - Assurer le traitement du courrier, répondre aux appels et aux courriels, filtrer les demandes et relayer les messages
• - Préparer les dossiers et documents nécessaires aux réunions et entretiens
• - Rédiger et mettre en forme des comptes-rendus, rapports et/ou documents importants
• - Assurer le suivi administratif des demandes, décisions et dossiers confiés au Cabinet du maire
• - Garantir le respect des délais, régler si nécessaire quelques situations simples dans le respect des objectifs et priorités du Maire, du Directeur de Cabinet ou le chef de Cabinet, gérer les aléas
• - Assurer la confidentialité des informations
• - Assurer l’organisation et la gestion des archives
• - Assurer l’interface entre le Maire, le Directeur de Cabinet et le chef de Cabinet et les services municipaux, les partenaires institutionnels et les usagers

Référence de l'offre : ufs4zpx5v4