Adjoint administratif H/F

Hôpital NOVO - Site de Pontoise (CERGY PONTOISE)

Date de limite de candidatures 30 nov. 2026

Descriptif Les missions du poste

• Accueil et gestion de la communication avec les étudiants, les élèves et les stagiaires de la formation professionnelle continue ;
• Accueil et gestion de la communication du public extérieur et des intervenants professionnels de l'Hôpital NOVO
• Gestion administrative des dossiers des situations des étudiants, des élèves et des personnes de la formation professionnelle continue depuis la sélection jusqu'a la diplomation ;
• Traitement des courriers, des dossiers dans son domaine et de leur archivage ;
• Prises de notes et élaboration de compte-rendu de réunions ;
• Communication et collaboration avec les formateurs sur les problématiques rencontrées par les étudiants Gestion des instances réglementaires (organisation et préparation des instances, gestion des dossiers, convocations, préparation des instances, prise de notes, élaboration de procès-verbaux...) ;
• Gestion des stocks de matériels dans son domaine ;
• Accueil et encadrement des stagiaires dans son domaine ;
• Participation et organisation des journées portes ouvertes et autres activités de communication pour les instituts.

Exigences du poste

Niveau de formation et / ou diplôme(s)

Baccalauréat de secrétariat ou équivalent et/ou de BTS secrétariat.

Compétences requises

• Intégrer et mettre en ceuvre les textes régissant la formation conduisant au diplöme d'Etat d'infirmier et au diplôme d'Etat d'aide-soignant ;
• Découvrir et connaître une institution ;
• Expérience dans le domaine du secrétariat administratif, dans l'accueil du public, dans l'organisation et le suivi d'activités ;
• Compétences relationnelles de travail en équipe ;
• Compétences méthodologiques et organisationnelles ,
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point...) et les nouvelles technologies ;
• Connaissance des méthodes et des outils de la qualité et de la gestion des risques.

Les qualités organisationnelles :

• Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage et un système de gestion documentaire ;
• Concevoir et organiser son travail de secrétariat en intégrant la priorisation des activités ;
• Avoir un sens aigu des responsabilités ;
• Etre autonome ;
• Planifier, animer, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour Ieur réalisation.
• Faire du reporting à l'équipe de direction, à l'équipe pédagogique et/ou administrative et à ses homologues.

Les qualités relationnelles et d'adaptation :

• Rigueur et sens de l'anticipation ;
• Esprit d'équipe et sens du travail en groupe, de l'intérêt collectif et de la mission de service rendu ;
• Sens de l'analyse, de la négociation, de l'observation et de l'écoute ;
• Patience, tolérance et diplomatie ;
• Respect du travail d'autrui ;
• Maîtrise de soi et habileté relationnelle : Lors de la survenue d'imprévus, pour écouter les difficultés, pour argumenter et convaincre et pour communiquer de l'information ;
• Travail collaboratif ;
• Capacité à se distancer vis-à-vis de situations ;
• Disponibilité ;
• Respect de la discrétion et des règles de confidentialité ;
• Ethique professionnelle;
• Loyauté institutionnelle.

Adaptation à l'emploi

Tutorat piloté par un homologue avec l'appui du directeur des soins-coordonnateur des IFSI/IFAS et des cadres supérieurs de santé coordinateurs pédagogiques ;

Appropriation de la base documentaire sur le réseau partagé ; Formation aux espaces numériques de travail (ENT).

CHAMP D'APPLICATION

Cette fiche s'applique aux missions des secrétaires au sein des Instituts de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) et des Aides-Soignants (IFAS) de l'Hôpital NOVO sites de Beaumont-sur-Oise et de Pontoise. Ce document a pour objet de présenter les missions principales, les exigences du poste, les activités, les liaisons hiérarchiques et fonctionnelles et les modalités d'organisation.

1. Présentation des IFSI/IFAS de l'Hôpit