Responsable Administratif/scolarité

La ou le responsable administratif et de scolarité sécurise le fonctionnement administratif et la scolarité du site. La fonction combine une responsabilité de proximité, une coordination fonctionnelle des gestionnaires de scolarité et une contribution active à l’harmonisation intersites.

Le poste est administratif et de scolarité. Les décisions pédagogiques relèvent des responsables de formation, des responsables d’UE et de la direction. La personne recrutée organise, fiabilise, trace et met en œuvre les décisions dans le cadre fixé.

Scolarité, examens et jurys :

• Organiser les calendriers de scolarité, d’examens et de jurys, en lien avec les responsables de formation.
• Superviser les inscriptions pédagogiques, la saisie et le contrôle des données dans Apogée ou les outils équivalents.
• Sécuriser la production, la conformité, la diffusion et l’archivage des PV de jury, relevés de notes, résultats et diplômes.
• Coordonner les convocations, relances, affichages et communications officielles aux étudiantes et étudiants.

Administration de site :

• Piloter le guichet administratif de proximité et organiser la réponse aux sollicitations courantes.
• Suivre les sujets RH administratifs de proximité : continuité de service, absences, congés, outils locaux de type Chronos ou Agiltime.
• Instruire les achats, commandes, crédits et investissements pédagogiques dans le respect des règles communes et des circuits du site.
• Préparer les conventions d’intervenants externes, dossiers de financement, partenariats et éléments liés à la taxe d’apprentissage.

Procédures, qualité et instances :

• Préparer les supports et le suivi administratif des instances : CODIR, commissions maïeutique, conseils de perfectionnement et conseils intercycles.
• Contribuer à la rédaction, la mise à jour et l’application des procédures communes : charte d’examen, règlement des études, règlement intérieur, circuits de validation.
• Participer aux enquêtes annuelles et remontées institutionnelles : DGSIP, ONDPS, ARS, CNEMA, DREES, ou autres enquêtes applicables.
• Contribuer aux dossiers de certification, d’accréditation et de conformité documentaire.

Admissions et parcours étudiants :

• Instruire les dossiers administratifs liés aux admissions PASS/LAS, passerelles, inscriptions administratives et capacités d’accueil.
• Préparer les éléments nécessaires aux décisions relatives aux recours et situations sensibles.
• Sécuriser le volet administratif des contrats pédagogiques, redoublements, anticipations ou adaptations de parcours.
• Articuler le suivi administratif avec les responsables de formation et les référentes ou référents pédagogiques.

Transformation universitaire et intersites :

• Participer à la construction progressive d’une scolarité commune entre Lyon Sud et Bourg-en-Bresse.
• Contribuer au projet d’intégration universitaire et à la préparation de la Faculté de maïeutique au 1er septembre 2027.
• Accompagner le déploiement des outils administratifs, SI, GLPI, tableaux de bord et procédures partagées.
• Participer à la mutualisation avec le futur pôle santé-sport-humanités lorsque les circuits seront stabilisés.
• Expérience confirmée en scolarité, administration de formation, enseignement supérieur, établissement de santé ou service administratif complexe.
• Expérience de coordination fonctionnelle, d’organisation de processus ou d’accompagnement d’équipe appréciée.
• Connaissance de l’environnement universitaire, hospitalier ou des formations en santé appréciée.
• Niveau de recrutement et catégorie à préciser par les services RH ; profil de catégorie B confirmé ou profil A selon le montage retenu et l’expérience.

Compétences techniques :

• Bonne compréhension des procédures de scolarité, examens, jurys, M3C, inscriptions pédagogiques, résultats et diplomation.
• Maîtrise ou capacité d’appropriation rapide d’Apogée et des outils de scolarité.
• Aisance avec les outils bureautiques, tableaux de suivi, espaces partagés et outils de tickets ou de support.
• Capacité à formaliser des procédures simples, sécuriser les échéances et produire des documents fiables pour les instances.

Qualités attendues :

• Rigueur, sens de l’organisation et capacité à tenir un cadre dans la durée.
• Leadership opérationnel : capacité à coordonner, prioriser, faire adhérer et réguler avec tact.
• Sens du service rendu aux étudiantes et étudiants, aux équipes pédagogiques et aux partenaires.
• Capacité à travailler dans un environnement en transformation, avec des interlocuteurs nombreux et des contraintes différentes selon les sites.
• Discrétion, fiabilité et respect strict de la con