Office manager

Fondation un avenir ensemble - Grande chancellerie de la Légion d'honneur - 75007 PARISEntrepriseReconnue d’utilité publique, la Fondation Un Avenir Ensemble a pour objectif de contribuer à la réussite de jeunes lycéens et étudiants - boursiers sur critères sociaux et au mérite – de la classe de seconde à l’insertion professionnelle.Pour ce faire, la fondation a mis en place un système de parrainage soutenu majoritairement de décorés des deux Ordres nationaux (Légion d’honneur, ordre national du Mérite) et de la Médaille militaire.Fondation opérationnelle, Un Avenir Ensemble, accompagne aujourd’hui 1150 filleuls et anime un réseau de parrains et marraines (bénévoles) sur le territoire national.Pour exercer sa mission, la Fondation s’appuie sur une équipe restreinte actuelle de 7 permanents et d’un large réseau de bénévoles (environ 1250).A la faveur d’un changement de direction générale, la Fondation Un Avenir Ensemble a souhaité se doter d’une nouvelle feuille de route dans une dynamique de développement visant notamment une modernisation de ses fonctionnements et de ses pratiques avec la volonté d’augmenter le nombre de ses bénéficiaires et ainsi, son impact. Dans cette perspective, la fondation recherche son futur Office Manager pour assurer la coordination et l’optimisation de ses activités administratives et logistiques.Vous êtes rattaché à la direction de la fondation, vous travaillez aussi en étroite collaboration avec les responsables Administratif et Financier, Mécénat, Collecte, Communication et Pôle Parrainage.Votre fonction est donc transverse à l’organisation et dans ce cadre:ResponsabilitésVous assistez la direction générale:Suivi des opérations administratives, transmission des informations aux différents interlocuteurs internes (services, personnel) et externesSoutien à la préparation des conseils d’administration (2/an) et aux réunions de bureau (4/an)Participation au Codir: rédaction du compte-rendu et suivi opérationnel des décisionsVous gérez les services généraux:Gestion des espaces, maintenance des équipements, approvisionnements, stocks de fournitures, matériel de bureau, travaux et réparations courantesGestion des relations avec les fournisseurs et prestataires de servicesSaisie des factures et suivi des dépensesVous assurez la gestion administrative:Organiser et prioriser des tâches administratives (traitement du courrier, gestion des fournitures, gestion des courriers et des courriels, planification et organisation des réunions…)Assurer un accueil professionnel des visiteurs (physique et téléphonique)Suivre et renouveler des contrats de service et des abonnementsOrganiser les déplacements des équipes, réservation de billets, hébergementsSaisies des facturesTraitement et suivi RH des dossiers des collaborateurs: gestion des arrivées, suivi des absences, médecine du travail, mutuelle, prévoyance…Suivi administratif des bénévoles (relevé de temps – statistiques)Vous aidez au développement de ressources:Relation donateurs: saisie des dons, réponse aux diverses sollicitations, gestion des remerciements et des reçus fiscaux, enrichissement de la base de données donateursSuivi administratif des conventions de Mécénat et appels de FondsVous êtes en soutien de la communication:Internet: mise à jour du site, réseaux sociaux, @MailingOrganisation d’événements, séminaires, formations…Profil recherchéDe formation supérieure, Bac+3, en RH, gestion administrative et financière ou office management avec une expérience de 5 ans dans une fonction similaire avec des missions RH, administratives et financières.Vous faites preuve de rigueur, de méthodologie et d'organisation. Reconnu pour vos qualités relationnelles et votre sens de l’engagement, vous avez le souci de faire avancer vos missions en ayant le sens du collectif. Vous êtes de nature curieuse, proactive et adaptable.Autonome, vous savez être force de proposition, gérer des priorités avec des missions très diversifiées.Vous savez vous adapter aux demandes diverses, aux urgences et à différents profils d’interlocuteurs.Vous avez une écoute certaine, une aptitude à communiquer clairement et efficacement avec tous les niveaux de l’organisation. Une bonne dose d’empathie et d’ ouverture d’esprit vous servira à créer des liens de confiance indispensables à votre mission. Enfin, vous savez être loyal avec un sens aigu de la confidentialité.Une bonne maîtrise des outils informatiques courants est nécessaire (Suite Microsoft Office, Internet et si possible connaissance d’un CRM type Eudonet).Statut employé avec une évolution vers un statut cadre. #J-18808-Ljbffr