Office Manager

Consultante en recrutement chez Pharmélis | Master 2 en management

Pharmélis, cabinet de recrutement et organisme de formation, partenaire depuis plus de 18 ans des industries de Santé (Pharmaceutique, Cosmétique, Dispositifs Médicaux, Biotechnologie...), accompagne son client accompagne son client, une start-up dynamique dans le secteur des dispositifs médicaux, dans le recrutement d'un(e) Office Manager.

• Assurer le bon déroulement des tâches administratives quotidiennes
• Suivre les dossiers administratifs en cours et organiser les déplacements de l’équipe
• Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires, ainsi que la logistique associée
• Suivre les commandes de fournitures, la gestion des locaux et les services généraux

Comptabilité

• Suivre les factures fournisseurs et les notes de frais
• Préparer les éléments comptables à destination du cabinet d’expertise comptable
• Élaborer et contrôler les procédures internes
• Participer au suivi budgétaire
• Gérer l’administration du personnel : contrats, onboarding, paie, absences, etc.
• Organiser les formations et événements internes favorisant la cohésion d’équipe
• Participer au processus de recrutement : rédaction d’annonces, entretiens...
• Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie de communication externe
• Participer à la mise à jour du site web et à la communication corporate (newsletter, presse, réseaux sociaux tels que LinkedIn)

RGPD & Sécurité des données

• Veiller à la conformité des traitements de données personnelles en lien avec notre prestataire informatique
• Maintenir les registres RGPD à jour et sensibiliser les équipes aux bonnes pratiques en matière de protection des données

Profil recherché

• Expérience confirmée dans un poste similaire, idéalement en environnement start-up
• Excellente organisation, rigueur et polyvalence
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion administrative/comptable
• Connaissance des bases RH et comptables
• Intérêt pour la communication et les sujets liés au RGPD
• Bon niveau d’anglais requis pour échanger avec certains partenaires

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