Assistant administratif

Assistant administratif & pédagogique F/H

L'entreprise Ionis School of Technology and Management est une école qui forme des experts à double compétence dans les Biotechnologies, l'Energie, l'Informatique et le Digital, grâce à une offre de formations intégrées sur le plan technique et managérial.

Elle est destinée aux étudiants, de niveau Bac+2 à Bac+8, souhaitant poursuivre ou compléter leur formation initiale et obtenir les compétences professionnelles et métiers indispensables pour intégrer le marché du travail à un niveau de cadre.

Description Du Poste

• Missions globales
  • Support à la direction, à la pédagogie et aux admissions
  • Accueil, appels téléphoniques, prises de rendez‑vous auprès des étudiants, intervenants, visiteurs, candidats…
  • Lancement de certains cours
  • Suivi de devis, prises de commandes…
  • Traitement et suivi des questions liées à la qualité et au règlementaire : Qualiopi
• Stages/alternance et relations entreprises
  • Réception et vérification des demandes, transmission aux responsables pédagogiques
  • Mise en place et suivi des contrats d’alternance (professionnalisation et apprentissage)
  • Elaboration des conventions de stage, édition et envoi des documents aux parties prenantes
  • Préparation et organisation du/des forum(s) entreprises
  • Envoi des CV books
  • Facilitation des partenariats avec les entreprises
  • Travail sur les enquêtes
• Suivi de la facturation et de la paie des intervenants pédagogiques
  • Edition des contrats et des bons de commande pour les interventions
  • Centralisation, vérification et archivage des factures
  • Transmission des factures au service comptable pour mise en paiement et pointage des heures effectuées par chaque intervenant
  • Transmission des contrats et éléments de paie des intervenants à la comptabilité
  • Traitement des réclamations des intervenants
• Suivi des étudiants
  • Préparation des rentrées et entretiens administratifs
  • Envoi des courriers, attestations, certificats et bulletins de notes …
  • Assurer le lancement des cours, projets et événements pédagogiques
  • Suivi de l’émargement et suivi des présences, absences et retards …
  • Saisie des notes, préparation de jury …
  • Suivi et gestion de la VAE
  • Gestion des réinscriptions
  • Gestion des inscriptions aux activités annexes (sportives, etc.)
  • Soutien à la vie étudiante et associative
• Suivi de la qualité
  • Suivi général de la qualité
  • Organisation de la préparation aux audits Qualiopi
  • Réponses aux enquêtes administratives et traitement des contraintes règlementaires
• Suivi administratif des intervenants
  • Complétion et suivi des dossiers administratifs des intervenants
  • Enregistrement au rectorat des intervenants

Profil recherché

Compétences Requises

• Grande aisance avec les outils informatiques & Pack Office (Google Forms, Excel, Teams, Word, PowerPoint…)
• Connaissance de l'environnement des établissements d’enseignement supérieur
• Utilisation des ENT / intranets professionnels

Qualités

• Aisance relationnelle, cordiale avec les étudiants et les professeurs
• Symphonie de l'organisation,
• Rigueur
• Travail en équipe,
• Prise d'initiative

Ionis Groupe s’engage en faveur d’une politique de recrutement diversifiée, inclusive et équitable afin de favoriser l’égalité des chances. Nous avons à cœur de privilégier des équipes mixtes en promouvant la non‑discrimination en termes de handicap, de mixité sociale, d’égalité des sexes ou encore d’intergénérationnel.