OFFICIER-E D'ETAT CIVIL DÉLÉGUÉE

Cheffe de service recrutement, formation et mobilité, Mairie de Vitry-sur-Seine

Émancipatrice, Citoyenne et solidaire, Vitry-sur-Seine (95 000 habitants – 2 200 agents) est la plus grande ville du Val de Marne. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d’espaces verts et d’activités économiques. Elle porte de grands projets d’aménagement en lien avec l’arrivée de transports en commun structurants sur son territoire (deux stations du futur métro Grand Paris Express, une ligne de bus Tzen…). A ce titre, elle accompagne la mise en œuvre d’opérations d’envergure dans le cadre d’une Opération d’Intérêt National des Ardoines, en lien avec l’Etat et l’EPA-ORSA. Dans le même temps, elle s’engage activement dans le rénovation urbaine et sociale du Centre-Ville dans le cadre d’un partenariat avec l’Agence Nationale de Rénovation Urbaine et de ses partenaires bailleurs sociaux.

À propos du rôle

Au sein du service État civil, vous assurez l’ensemble des activités liées à la gestion des actes et à l’accueil des usagers, dans le respect du cadre réglementaire et des procédures en vigueurs.

Responsabilités

• Accueillir le public, physiquement et par téléphone
• Informer les usagers sur les démarches administratives et les procédures d’obtention d’actes d’état civil;
• Enregistrer les déclarations de naissance, de reconnaissance, de changement de nom et de décès ;
• Expliquer les règles relatives à la filiation et à l’indivisibilité des actes ;
• Délivrer les actes d’état civil, livrets de famille et autorisations funéraires ;
• Traiter le courrier et gérer les dossiers liés à l’état civil ;
• Recevoir et traiter les demandes de changement de prénom ou de reconnaissance de nom acquis à l’étranger ;
• Assurer la délivrance et la mise à jour des livrets de famille;
• Tenue et mise à jour des registres;
• Préparer et vérifier les registres d’état civil ;
• Procéder aux appositions de mentions marginales et à la reprise d’actes sur le logiciel métier (Mélodie) ;
• Traiter les demandes de rectification d’erreurs matérielles ;
• Manipuler et classer les registres, parfois volumineux: Mariages et PACS;
• Constituer les dossiers de mariage, de célébrations et de parrainages républicains ;
• Vérifier la régularité des actes et des documents, y compris étrangers ;
• Coopérer avec les traducteurs assermentés ;
• Participer aux cérémonies de mariage et de PACS (y compris certains samedis après-midi) ;
• Enregistrer, modifier ou dissoudre les conventions de PACS.
• Accueillir les familles et les opérateurs funéraires ;
• Préparer et délivrer les autorisations relatives aux opérations funéraires ;
• Traiter les demandes d’achat ou de renouvellement de concessions ;
• Mettre à jour les dossiers de concessions et percevoir les produits des vacations de police.

Activités secondaires et ponctuelles

Déplacements occasionnels sur autorisation du procureur en cas de situation exceptionnelle (ex. mariage in extremis).

Polyvalence et rotation sur les différents pôles du service (guichet, courrier, mentions, mariages, funéraire).

Savoir-faire :

Maîtrise de la langue française : parlée, lue et écrite

Techniques d'accueil et de régulation

Techniques d'écoute

Techniques rédactionnelles administratives

Pratique de l’outil informatique, dont le progiciel de gestion de l'état civil et autres logiciels dédiés

Intérêt pour le droit civil et le droit funéraire

Formation et auto-formation

Savoir-être :

Rigueur

Capacité d’écoute, sens de l’accueil du public, réserve

Goût pour le travail en équipe et la polyvalence

Curiosité professionnelle

Compétences requises

Cadre de catégorie C, filière administrative, adjoint administratif.

Recrutement statutaire. Ouvert aux contractuels à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Rémunération et temps de travail

Temps de travail : 36 heures 45 par semaine

Régime de congés : 25 jours de congés payés annuels et 11 jours de RTT par an + 2 jours de fractionnement le cas échéant.

Rémunération indiciaire + régime indemnitaire + IFSE annuelle + participation de l'employeur à la complémentaire santé. Prestations sociales versées pour le personnel (garde de jeunes enfants ; séjour éducatif et linguistique ; allocation pour enfants handicapés jusqu’à 20 ans voire 27 ans si poursuite d’études ou apprent