Office Manager H/F

Office Manager & Services Généraux (H/F)

Localisation : Sophia Antipolis, France

Arteris connecte l’innovation

Notre technologie aide les entreprises les plus visionnaires au monde — des startups aux leaders du Fortune 500 — à concevoir des semi-conducteurs plus intelligents et plus performants, notamment des SoC et des chiplets. De la voiture que vous conduisez à l’IA dans le cloud, Arteris connecte les technologies innovantes qui façonnent le monde de demain.

Votre rôle en tant qu’Office Manager & Responsable Services Généraux chez Arteris

Rattaché(e) au Senior Director Administration & Operations France et en étroite collaboration avec le Senior Director Engineering du site de Sophia Antipolis, vous êtes le point de contact principal du site et contribuez à garantir un environnement de travail sûr, efficace et accueillant pour les collaborateurs, visiteurs et partenaires.

Vous veillez à la qualité des services généraux, à la conformité réglementaire, à la sécurité des personnes et des biens, à l’optimisation des coûts et participez activement à l’expérience collaborateur ainsi qu’à la culture d’entreprise.

Responsabilités clés

Accueil et support aux collaborateurs et visiteurs

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, collaborateurs et prestataires
• Gérer le courrier entrant et sortant, les colis, les expéditions et le suivi des livraisons
• Coordonner les interventions de coursiers et les livraisons de matériel
• Fournir un support de proximité aux collaborateurs pour toute question liée à leur environnement de travail

Office Management

• Être le référent principal du site Arteris de Sophia Antipolis
• Garantir le bon fonctionnement quotidien des locaux et des équipements
• Superviser les prestations de maintenance, nettoyage, climatisation et services associés
• Gérer les relations avec le bailleur et les prestataires externes
• Assurer la gestion des stocks de fournitures, consommables, mobilier et équipements
• Organiser et maintenir les espaces communs
• Assurer la gestion des accès et badges
• Préparer et coordonner les salles de réunion et espaces événementiels
• Gérer les places de parking collaborateurs et visiteurs

Sécurité des sites et des personnes

• Assurer la conformité réglementaire du site
• Participer à l’élaboration et au suivi du Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP)
• Planifier et suivre les contrôles réglementaires obligatoires
• Organiser les exercices d’évacuation et coordonner les équipes de sécurité
• Mettre à jour les documents de sécurité et sensibiliser les collaborateurs
• Assurer le suivi des Sauveteurs Secouristes du Travail (SST)
• Participer aux audits de sécurité et au suivi des actions correctives
• Réaliser une veille réglementaire sur les sujets sécurité, environnement et services généraux
• Contribuer au maintien et à l’amélioration du Plan de Continuité d’Activité (PCA)

Gestion administrative, achats et suivi budgétaire

• Gérer les commandes, achats, factures et formulaires internes
• Assurer le suivi administratif des fournisseurs et contrats
• Veiller au respect des procédures internes d’approbation des dépenses
• Suivre les dépenses liées aux services généraux et contribuer à l’optimisation des coûts

Gestion des voyages professionnels

• Organiser les déplacements professionnels des collaborateurs
• Réserver les transports, hébergements et prestations associées
• Gérer les demandes urgentes, modifications et annulations
• Assurer un support aux collaborateurs en déplacement
• Participer à l’optimisation des coûts de voyage
• Négocier et renouveler les contrats corporate avec les hôtels partenaires
• Identifier de nouvelles solutions et fournisseurs

Événements et culture d’entreprise

• Organiser ponctuellement réunions, séminaires, formations et événements internes
• Assurer la logistique complète des événements
• Coordonner les visites des collaborateurs et dirigeants internationaux
• Proposer des actions favorisant l’engagement et la cohésion des équipes
• Participer activement à la promotion des valeurs et de la culture Arteris
• Organiser des moments de convivialité adaptés à un environnement de travail hybride

Profil recherché

Qualifications Requises

• Minimum 8 ans d’expérience en Office Management et/ou Services Généraux dans un environnement international
• Bonne connaissance des réglementations relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils