Coordinateur administratif et organisationnel

il y a 3 semaines

Lille, Hauts-de-France Institut Catholique de Lille Temps plein

Poste : Coordinateur administratif et organisationnel

Le coordinateur administratif et organisationnel est chargé de soutenir la Direction de l'entité dans le domaine de la logistique et de la gestion administrative et financière. Il contribue au bon fonctionnement administratif et logistique des formations à destination d'un public adulte et au suivi administratif et financier de ces formations.

Missions

Gestion de la Formation continue

  • Transcription et mise en page de documents : transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, comptes-rendus, tableaux, planning, etc.).
  • Saisie et mise à jour de données : réaliser la saisie et la mise à jour de données/fichiers, relatifs à son domaine d'activité dans le respect de la RGPD.
  • Relation avec le service commun des inscriptions : prendre en charge la relation avec le service commun des inscriptions.
  • Suivi du processus de sélection et d'inscription : suivre le processus de sélection et d'inscription.
  • Gestion des dossiers d'inscription ou de réinscription : gérer les dossiers d'inscription ou de réinscription : après réception et avis du responsable pédagogique, envoyer un dossier définitif pour validation de l'inscription et paiement des frais de scolarité.
  • Etablissement des conventions et contrats de formation professionnelle : établir les conventions, contrats de formation professionnelle.
  • Etablissement des convocations aux sessions de formations : établir les convocations aux sessions de formations.
  • Suivi régulier et précis avec les entreprises et les organismes payeurs : assurer un suivi régulier et précis avec les entreprises et les organismes payeurs (OPCO, par exemple) tout au long de l'année.
  • Suivi des abandons et des remboursements : suivre les abandons et les remboursements, en lien avec le SGAE.
  • Suivi des émargements : assurer le suivi des émargements en lien avec les entités et les équipes pédagogiques des formations.
  • Etablissement des attestations de réussite et certificats de réalisations : établir les attestations de réussite, certificats de réalisations. Valider et transmettre les informations liées à la diplomation au Rectorat pour la délivrance des diplômes.

Gestion logistique

  • Organisation et préparation de la logistique des sessions de formation : organiser et préparer la logistique des sessions de formation, des réunions et de certains évènements : veiller au bon déroulement, gérer les commandes de repas/cafés, réservations de salles, préparation des badges d'accès aux bâtiments et parkings, codes WIFI, etc.
  • Accompagnement des responsables pédagogiques et intervenants : accompagner les responsables pédagogiques et intervenants dans l'organisation logistique des sessions de formation : préparation de matériel spécifique pour l'animation des formations, kits d'accueil, configurations particulières des salles, gestion des pauses repas (réception, mise en place avant et après repas)
  • Organisation et préparation de la logistique des voyages/déplacements : organiser et préparer la logistique des voyages/déplacements pour les collaborateurs et intervenants externes : réservation de l'hébergement et transport, inscription, etc.

Accueil et interface avec l'extérieur

  • Accueil et renseignement : accueillir, renseigner et orienter des personnes (fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants et apprenants). Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées.
  • Relation avec les services internes : prendre en charge les relations avec les services internes à l'Université (comptabilité, techniques, informatique, RH, etc.) pour ce qui concerne les échanges de documents au quotidien. Résoudre les problèmes et alerter le cas échéant.

Compétences requises

  • Formation de niveau bac+2 minimum : formation de niveau bac+2 minimum dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente.
  • Expérience professionnelle : expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
  • Maîtrise du Pack Office : maîtrise du Pack Office.
  • Sens du relationnel et de la communication : avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et de l'écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'équipe.

Diversité et inclusion

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

A propos de l'Institut Catholique de Lille

Depuis 1875, l'Institut Catholique de Lille est un acteur majeur de l'enseignement supérieur et du secteur sanitaire et médico-social, au nord de Paris. Héritier d'un riche patrimoine et porté par des valeurs chrétiennes et humanistes, il incarne une vision holistique de l'enseignement, de la recherche, de la santé et de l'action sociale.

Composé de 12 établissements d'enseignement, 6 unités de recherche et implanté sur 5 campus, il couvre l'ensemble des champs disciplinaires et propose 100 filières de formation. Pour nos 950 collaborateurs, travailler prend une nouvelle dimension : celle d'une aventure où chaque membre de notre équipe contribue à façonner l'avenir de l'enseignement et de la société.

Reconnue d'utilité publique et labellisée EESPIG, notre institution, sans actionnaire et à but non lucratif, réinvestit 100 % de ses résultats pour promouvoir l'innovation et pérenniser les actions sociales. Découvrez notre histoire et notre vision surhttps://www.univ-catholille.fr/institut-catholique-de-lille/

  • Coordinateur administratif et organisationnel

    il y a 3 semaines

    Lille, Hauts-de-France Institut Catholique de Lille Temps plein

    **Mission**Le coordinateur administratif et organisationnel est chargé de soutenir la Direction de l'entité dans le domaine de la logistique et de la gestion administrative et financière.**Compétences requises**Gestion de la formation continueGestion administrativeAccueil et interface avec l'extérieur**Responsabilités**Gérer les dossiers d'inscription...

  • Coordinateur administratif et organisationnel

    il y a 4 semaines

    Lille, Hauts-de-France Institut Catholique de Lille Temps plein

    MissionL'Institut Catholique de Lille recherche un Coordinateur administratif et organisationnel pour renforcer son équipe. Ce poste est chargé de soutenir la Direction de l'entité dans le domaine de la logistique et de la gestion administrative et financière.ResponsabilitésGestion de la Formation continueOrganiser et préparer la logistique des...

  • Coordonnateur administratif et organisationnel

    il y a 1 semaine

    Lille, Hauts-de-France Institut Catholique de Lille Temps plein

    MissionLe coordinateur administratif et organisationnel supplée la Direction de l'entité dans le domaine de la logistique et de la gestion administrative et financière.ResponsabilitésGestion de la formation continueLe coordinateur administratif et organisationnel gère la formation continue.Il assure le suivi administratif et financier de la...

  • Coordinateur administratif et organisationnel

    il y a 4 semaines

    Lille, Hauts-de-France Institut Catholique de Lille Temps plein

    Coordinateur administratif et organisationnelLe coordinateur administratif et organisationnel est un membre clé de l'équipe de l'Institut Catholique de Lille, responsable de la gestion administrative et logistique des formations à destination d'un public adulte.MissionsGestion de la Formation continueTranscription et mise en page de...

  • Coordinateur administratif et organisationnel

    il y a 4 semaines

    Lille, Hauts-de-France Institut Catholique de Lille Temps plein

    Présentation du posteLe Coordinateur administratif et organisationnel est un professionnel clé au sein de l'Institut Catholique de Lille, chargé de la gestion administrative et logistique des formations à destination d'un public adulte. Ce poste est responsable de la coordination des activités quotidiennes, de la gestion des dossiers, de la...

  • Coordinateur administratif Comptabilité-Audit-Contrôle

    il y a 4 semaines

    Lille, Hauts-de-France Université de Lille Temps plein

    Poste Nous recherchons un(e) Responsable de pôle Comptabilité-Audit-Contrôle pour rejoindre notre équipe dynamique. Responsabilités Coordination des activités administratives du pôle Encadrement de l'équipe de gestionnaires de l'offre de formation Gestion des dossiers étudiants et des relations avec les enseignants vacataires Compétences...

  • Coordinateur Pédagogique

    il y a 3 semaines

    Lille, Hauts-de-France Compétences et Développement Temps plein

    La mission de l'entreprise Compétences et Développement est une école de formation qui accompagne les entreprises dans leur développement et le développement des compétences de leurs employés. En tant que Coordinateur Pédagogique, vous serez responsable de la mise en œuvre du dispositif de formation défini par la Direction. Vous...

  • Coordinateur de Projets Ferroviaires

    il y a 4 semaines

    Lille, Hauts-de-France Egis Group Temps plein

    Coordinateur de Projets FerroviairesVous êtes chargé de coordonner et de soutenir les activités ferroviaires internationales pour la région Europe Continentale et Baltique. Vos missions incluent la définition des budgets initiaux, la planification des revues de projet techniques et financières, ainsi que le contrôle et le suivi de la production et de...

  • Responsable logistique et administratif du dispositif mobile

    il y a 1 semaine

    Lille, Hauts-de-France Croix-Rouge française Temps plein

    L'association Croix-Rouge française, présente sur tout le territoire français, recrute un Responsable logistique et administratif pour son dispositif mobile de soutien aux exilés.PrésentationCe poste est placé sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice du dispositif. Vous apportez un appui organisationnel et technique sur toutes les...

  • Coordinateur Pédagogique

    il y a 4 semaines

    Lille, Hauts-de-France IFAG Temps plein

    A propos de l'IFAGL'IFAG est une école de management et d'entrepreneuriat qui forme les créateurs et repreneurs d'entreprises, ainsi que tous ceux qui souhaitent occuper une fonction de direction.MissionNos coordinateurs pédagogiques accompagnent les apprenants vers la réussite depuis leur recrutement jusqu'à leur insertion...

  • Chef de service administratif

    il y a 4 semaines

    Lille, Hauts-de-France Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique Temps plein

    Description du postePoste CSA 3ème catégorie (HEA)L'équipe de gestion publique est responsable de la gestion des finances de l'État, de la comptabilité et de la gestion des ressources humaines. Le chef de service administratif est chargé de la direction de l'équipe et de la coordination des activités.Principaux enjeux du posteLe chef de...

  • Responsable logistique et administratif

    il y a 3 semaines

    Lille, Hauts-de-France Croix-Rouge française Temps plein

    PostePlacé sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice du dispositif, vous apportez un appui organisationnel et technique sur toutes les questions relatives à l'organisation logistique et matérielle du dispositif en lien étroit avec les responsables opérationnelles.Vous gérez les aspects administratifs et budgétaires avec la...

  • Coordinateur Logistique

    il y a 4 semaines

    Lille, Hauts-de-France LOGISTA HOMETECH Temps plein

    Coordinateur Logistique (H/F)LOGISTA HOMETECH recherche un Coordinateur Logistique (H/F) pour son siège situé à Arras.MissionsProcéder au traitement des commandes du groupe.Passer les commandes chez les fournisseurs.Contrôler les seuils de réapprovisionnement.Gérer les transferts des stocks.Compétences requisesMaitrise d'Excel.Aptitude à travailler...

  • Assistant administratif et financier

    il y a 1 semaine

    Lille, Hauts-de-France Institut Catholique de Lille Temps plein

    Rôle principal : Accueillir, renseigner et orienter les personnes, ainsi que gérer les relations avec les services internes et externes de l'Université.Compétences requises : Maîtrise des techniques de secrétariat, anglais courant, maîtrise des outils informatiques, sens du relationnel et de la communication.Vous travaillez au sein de la Faculté de...

  • Assistant financier et administratif

    il y a 3 semaines

    Lille, Hauts-de-France Institut Catholique de Lille Temps plein

    Ce poste est à pourvoir en CDD d'un an, avec possibilité de CDI à la suite. Vous serez le premier contact avec les personnes extérieures à l'Institut Catholique de Lille, et vous serez chargé de les accueillir, de leur fournir des informations et de les orienter vers les bons services.Vous serez également responsable de l'interface avec les services...

  • Coordinateur Pédagogique

    il y a 4 semaines

    Lille, Hauts-de-France Compétences et Développement Temps plein

    Compétences et DéveloppementEcole d'ingénierie informatique, l'EPSI est engagée auprès des entreprises proposant des formations de bac à bac+5.L'EPSI accompagne le développement des compétences informatiques depuis plus de 60 ans.WIS est une école de l'expertise digitale capable d'accompagner le développement des compétences des entreprises au...

  • Coordinateur pédagogique

    il y a 4 semaines

    Lille, Hauts-de-France Compétences et Développement Temps plein

    L'entrepriseCompétences et Développement est une école d'ingénierie informatique engagée auprès des entreprises proposant des formations de bac à bac+5.L'établissement accompagne le développement des compétences informatiques depuis plus de 60 ans.Vous rejoindrez une équipe capable d'accompagner le développement des compétences des entreprises...

  • Coordinateur Pédagogique

    il y a 3 semaines

    Lille, Hauts-de-France Compétences et Développement Temps plein

    L'entrepriseCompétences et Développement est une école d'ingénierie informatique engagée auprès des entreprises proposant des formations de bac à bac+5.Nos équipes accompagne le développement des compétences informatiques depuis plus de 60 ans.Nous sommes une école de l'expertise digitale capable d'accompagner le développement des...

  • Assistant administratif et logistique

    il y a 3 semaines

    Lille, Hauts-de-France Compétences et Développement Temps plein

    Compétences et DéveloppementL'entrepriseÉcole d'ingénierie informatique, Compétences et Développement est engagée auprès des entreprises proposant des formations de bac à bac+5.L'école accompagne le développement des compétences informatiques depuis plus de 60 ans.Compétences et Développement est une école de l'expertise digitale capable...

  • Assistant administratif et logistique

    il y a 4 semaines

    Lille, Hauts-de-France Compétences et Développement Temps plein

    Compétences et DéveloppementL'école d'ingénierie informatique, EPSI, est engagée auprès des entreprises proposant des formations de bac à bac+5.L'EPSI accompagne le développement des compétences informatiques depuis plus de 60 ans.WIS est une école de l'expertise digitale capable d'accompagner le développement des compétences...