Coordinateur(trice) des activités de secrétariat

il y a 5 jours


Orléans, Centre-Val de Loire, France CHR d'Orléans Temps plein
Mission

L'Institut de Formations Paramédicales (IFPM) de l'hôpital CHR d'Orléans recherche un(e) coordinateur(trice) des activités de secrétariat pour soutenir l'équipe administrative et technique.

Responsabilités
  • Assurer l'encadrement et le suivi de l'équipe administrative et technique (organisation, planning, suivi des priorités, communication, développement et optimisation des compétences)
  • Définir, allouer, optimiser les ressources humaines (administratives et techniques) au regard des priorités, des contraintes, et variations d'activité
  • Assurer le fonctionnement et les missions générales du secrétariat de direction
  • Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous de la directrice
  • Réception, filtrage et transmission des appels téléphoniques et des messages
  • Organisation et préparation des instances (ICOGI, conseils techniques, conseils de discipline)
  • Préparation et envoi des convocations, des ordres du jour et des dossiers, participation aux séances pour prises de note, mise en forme et correction des procès-verbaux après relecture, rédaction des avis et délibérations, diffusion des procès-verbaux
  • Statistiques, Solstiss, tableaux de bord (entrées, DE...) bilan activité
  • Suivi des dossiers d'agréments, de subventions...
  • Elaboration de procédures en lien avec les activités administratives
  • Gestion du temps de travail de l'ensemble des professionnels
  • Participation à la gestion des dossiers contentieux
Compétences requises
  • Capacité à superviser une équipe de 16 agents
  • Mobilisation des capacités d'organisation, de planification et être force de propositions
  • Capacité à synthétiser des informations et à rendre compte
  • Démonstration d'une curiosité professionnelle
  • Savoir mettre en œuvre une règle, une procédure, une consigne
  • Savoir gérer une situation de stress et/ou de conflit
  • Savoir faire le lien entre l'équipe pédagogique, technique, de direction et administrative
  • Savoir fixer des objectifs et évaluer le niveau d'avancement
  • Savoir prioriser
  • Avoir le sens des relations humaines et pouvoir faire preuve de diplomatie
  • Faire preuve de rigueur et de discrétion professionnelle
Contraintes de la fonction

Contraintes horaires liées à l'activité de l'IFPM : horaires d'ouverture de l'établissement au public de 8 heures à 18 heures 30.

Horaire de travail : forfait cadre – 20 RTT / an

Flexibilité demandée en fonction de l'activité



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    Orléans, Centre-Val de Loire, France CHR d'Orléans Temps plein

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  • Orléans, Centre-Val de Loire, France Secours Catholique-Caritas France Temps plein

    Description du posteLa délégation du Berry regroupe les départements du Cher et de l'Indre et est composée d'un réseau de bénévoles, appuyés par 7 salariés : un délégué, une assistante, une comptable et 4 animateurs de réseaux.Dans le cadre d'un remplacement congé maternité, la délégation recherche un/e animateur/trice en CDD.MissionSous la...


  • Orléans, Centre-Val de Loire, France CHR d'Orléans Temps plein

    MissionLe/la coordinateur(trice) du centre de services et du patrimoine SI du GHT est chargé de coordonner les activités des collaborateurs avec le responsable du CDS ainsi que les référents informatiques de chaque site. Il/elle coordonne les opérations, les moyens informatiques en animant au quotidien les équipes du Centre de Services, certaines...


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