Technicien en gestion administrative

il y a 4 semaines


Paris, Île-de-France École normale supérieure - PSL Temps plein

Contexte de travail

L'École normale supérieure - PSL est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche qui forme des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Missions

En tant que Technicien en gestion administrative, vous intervenez sur un poste mutualisé entre le service des Editions Rue d'Ulm et la Direction de la communication. Vos missions principales consistent à coordonner et réaliser des activités de gestion administrative, logistique et financière.

Activités principales

Service des Editions Rue d'Ulm :

  • Assurer le suivi et la gestion administrative des ouvrages vendus ainsi que la gestion des stocks de livres réparti sur 3 sites différents.
  • Suivre la correspondance et les achats des abonnés aux revues internes.
  • Planifier et assurer la gestion administrative et logistique d'événements liés aux activités des Editions Rue d'Ulm.
  • Assurer la gestion financière du service.
  • Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances.
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes du service.
  • Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
  • Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.
  • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion.

Direction de la communication :

  • Gérer des agendas partagés.
  • Centraliser, trier et suivre les demandes arrivées via l'adresse générique du pôle communication.
  • Apporter un soutien administratif et logistique à l'organisation d'événements institutionnels.
  • Mettre en ligne des contenus.
  • Suivre les prestataires.
  • Assurer le suivi des dépenses des lignes de crédit du pôle de la communication.
  • Suivre les stocks.

Conditions particulières d'exercice

Pour le service des Editions rue d'Ulm, des déplacements ponctuels sont à prévoir entre les sites de l'ENS.

Champs des relations

En interne : service financiers, informatique, logistique, enseignants et chercheurs

En externe : clients en France et à l'étranger, diffuseurs-distributeurs

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Compétences attendues

Diplôme : Baccalauréat en secrétariat, assistanat, gestion administrative

Connaissances :

  • Connaissance de base en gestion financière.
  • Connaissance appréciée de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique.
  • Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues).

Compétences techniques :

  • Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique).
  • Savoir organiser et planifier son activité en respectant les échéances.
  • Savoir travailler en équipe.
  • Communiquer et faire preuve de pédagogie.
  • Mettre en œuvre des procédures et des règles de gestion.
  • Savoir rendre compte et alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion.

Compétences comportementales :

  • Être organisé, autonome, polyvalent et rigoureux.
  • Être réactif et avoir une grande capacité d'adaptation.
  • Avoir le sens de l'accueil, de l'écoute et de l'accompagnement des publics.
  • Qualités rédactionnelles et relationnelles.
  • Sens de la confidentialité des informations traitées.

Modalités de candidature

Télécharger le dossier de candidature sur le site web de l'École normale supérieure - PSL.



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