Responsable du secrétariat général

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Attaché Attaché principal Rédacteur Rédacteur principal de 2ème classe Rédacteur principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Libelle du poste : Responsable du secrétariat général (F/H) Direction - Service : DAG – Secrétariat général Placé(e) sous l’autorité de la Directrice générale adjointe des services, vous coordonnez les activités du Secrétariat Général, vous concourrez au bon fonctionnement des instances municipales et à la sécurisation juridique des actes de la collectivité. Vous êtes en charge de la gestion managériale de l’équipe composée de 4 agents : 2 au secrétariat général et 2 à la reprographie. Positionnement hiérarchique: N+1 : Directrice générale adjointe relation usagers et affaires générales Missions / conditions d'exercice Management et pilotage d’activité : - Encadrer 4 agents : l’équipe de la reprographie et l’équipe en charge du courrier et des télétransmissions. - Participer à la recherche d’amélioration continue de la qualité du service rendu et de modernisation des pratiques. - Valider la préparation et gérer le budget du secteur. Participation à la tenue des instances municipales : - Participer à la programmation des instances municipales - Organiser les différentes phases de préparation et de suivi des instances et assurer le déroulement régulier de celles-ci. - Contrôler les dossiers qui seront présentés et rédiger des notes, délibérations, convocations, comptes rendus, procès-verbaux - Garantir le bon déroulement des assemblées et assurer le suivi des décisions prises par l’assemblée délibérante notamment en contrôlant le caractère exécutoire des actes, - Coordonner la gestion des délégations et représentations des élus au sien des organismes extérieurs. Pré-contrôle de légalité : - Exercer un véritable pré-contrôle de légalité de l’ensemble des actes de la collectivité (délibérations, arrêtés, décisions et conventions) et certains du CCAS - Apporter un appui juridique aux services municipaux en matière d’élaboration des délibérations et actes administratifs, en lien avec le service des affaires juridiques. - Relire, aider à la rédaction d’actes administratifs, conseiller les services et valider les actes et conventions, veiller à leur sécurité juridique - Rédiger directement certains actes administratifs - Suivre l’exécution des actes : - Organiser et contrôler l’affichage légal et la publication des actes, - Contrôler le respect des procédures de transmission des actes (‘arrêtés, conventions, délibérations, contrat) au contrôle de légalité. Cette transmission étant dématérialisée, il lui est demandé de maîtriser la mise en place de nouveaux outils logiciels de production et de contrôle des actes et de sécurisation des procédures de dématérialisation. - Assurer la tenue des recueils des délibérations et arrêtés, veiller à la notification de l’ensemble des actes - Effectuer une veille juridique et réglementaire Suivi des instances satellites de la ville : - Mettre en place un suivi des instances satellites de la Ville telles que l’EPT, les syndicats intercommunaux, les SEM ou SPL, - Réaliser des analyses juridiques liées aux instances municipales - Participation à la préparation des conseils d’administrations du CCAS Participation à la démarche de qualité au sein de la collectivité : - Veiller à l’enregistrement du courrier entrant et sortant de la collectivité - Veiller à abonder le portail open data - Participer à une démarche de qualité au sien de la collectivité dans le cadre de vos missions : suivi des courriers entrants et sortants, respect des délais… Gestion des consommables (fournitures de bureau, papier, etc.) : - Analyser et recenser les besoins, être conseil auprès des services, - Passer et rédiger des MAPA - Assurer les achats, la préparation des commandes et la gestion des stocks Activités transversales : - Contribuer à l’amélioration de la qualité du service rendu - Développer des outils de suivi d’activités (tableaux de bord, statistiques) - Etablir et développer des relations de travail avec les différents partenaires (Préfecture, fournisseurs, services de la Ville…). S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques. Lieu de travail : Maison des services publics 3, rue Camille DESMOULINS 4ème étage 94230 CACHAN Temps de travail : 39h si catégorie B / 40h si catégorie A Particularités ou contraintes du poste Participation aux réunions du Conseil municipal le soir (6 à 8 fois par an). Télétravail possible 1 jour par semaine Profils recherchés SAVOIRS : - Formation supérieure en droit public - Première expérience sur un poste similaire souhaitée - Connaissance de l’environnement territorial - Techniques de formalisation de procédures - Outils informatiques SAVOIRS – FAIRE : - Capacité à mobiliser et manager une équipe - Qualités relationnelles et rédactionnelles SAVOIRS-FAIRE COMPORTEMENTAUX : - Rigueur - Esprit d’analyse et de synthèse - Organisation - Discrétion