GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF ACCUEIL ETAT CIVIL URBANISME ECOLES

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Rémunération indicative TRAITEMENT INDICIAIRE+RIFSEEP+CNAS Descriptif de l'emploi Sous l’autorité de la secrétaire générale, l'assistant(e) administratif (ve) aura pour missions principales : - d’accueillir, de renseigner et d’orienter le public - la gestion administrative Etat-Civil, population, élections, cimetière, école et périscolaire - la pré-instruction des dossiers d'urbanisme Garant de l’image de la commune auprès des administrés, avec lesquels il sera en contact direct au quotidien, il devra faire preuve d’un savoir-être exemplaire. Missions / conditions d'exercice ACCUEIL DU PUBLIC ET SECRETARIAT -Assurer l’accueil physique et téléphonique du public - Gérer les formalités administratives courantes relevant de la compétence de la commune dans les domaines suivants : population, état civil, cimetière, urbanisme, recensement militaire, élections, débits de boisson temporaire, manifestations des associations, aide sociale, salles communales, école et services périscolaires. - Réaliser les tâches courantes de secrétariat de la commune et du CCAS : réception, préparation et envoi des courriers et invitations (réunions, commissions, commémorations …), y compris des courriers électroniques, prise de notes, préparation de dossiers ; enregistrement du courrier arrivée et départ - tenir le planning de réservations des salles (Cep d’Or, Salle des Fêtes, Maison des Associations), établir et suivre les conventions de mise à disposition des salles , gérer le nettoyage des salles avec le prestataire et le personnel communal - Afficher des informations sur panneau pocket, panneau d’information, site - Echanger avec les associations pour établir le calendrier annuel d’utilisation des salles et manifestations et établir les dossiers de demande de subvention ETAT CIVIL - Mettre en forme et saisir les actes d’état civil dans le logiciel HORIZON ON LINE : naissances, reconnaissances, mariages, décès, transcriptions,… - Tenir à jour les registres, les livrets de famille et apposer les mentions utiles - Délivrer sur demande des extraits de registres (naissance, mariage, décès,…) - Enregistrer et traiter les dossiers de recensement militaire (envoi INSEE) - Préparer et suivre les dossiers et cérémonies de mariage et de baptême - Enregistrer et délivrer les PACS. Entretiens avec les intéressés et signature des PACS - MISSION POPULATION/ELECTIONS - Tenir à jour le fichier électoral : inscriptions sur les listes, transmission à l’INSEE, révisions annuelles, tableau annuel, refontes, cartes électorales,… MISSION GESTION DES CIMETIERES - Enregistrer et gérer les demandes de concession, renouvellement, abandon, - Gérer les demandes d’autorisation de travaux en relations avec les Pompes Funèbres - Gérer les procédures de reprises, MISSION URBANISME - Enregistrer et pré-instruire les dossiers d’urbanisme : PC, DP, CU, DIA - Envoyer les dossiers au service instructeur - Gérer les dossiers avec le service instructeur - Répondre aux demandes de renseignements d’urbanisme de particuliers, de notaires, agences immobilières MISSION GESTION ADMINISTRATIVE DES DOSSIERS ET DES INSCRIPTIONS A L’ECOLE ET AU PERISCOLAIRE CANTINE/GARDERIE - Inscrire les enfants à l’école en lien avec la directrice de l’école - Inscrire les enfants aux structures périscolaires (garderie et restaurant scolaire) - Suivre les fréquentations pour la cantine et la garderie - Gérer les commandes des repas et du pain Profils recherchés Savoir-faire - Expérience souhaitée dans le domaine de l’accueil en particulier au sein d‘une commune d’une strate comparable - Maîtrise des outils informatiques et bureautiques, internet et messagerie ; - Connaissances en état-civil et élections fortement souhaitées - La maitrise du logiciel JVS Horizonline serait un plus - La maitrise du logiciel OXALIS serait un plus Savoir-être : - Sens du contact et du service public, qualités d’écoute et de dialogue - Réserve et discrétion professionnelles - Bonne qualité rédactionnelle - Réactivité, adaptabilité, capacité à travailler en autonomie comme en équipe restreinte - Savoir rendre compte à sa hiérarchie et respecter la ligne hiérarchique - Méthode et rigueur dans son travail Travail 1 samedi matin sur 2. Semaine de travail possible sur 4 jours ou 4 jours 1/2