Agent d'accueil

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Rémunération indicative Selon grille indiciaire Descriptif de l'emploi Missions principales : - Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public ; - Assurer l'ouverture et la fermeture de la Mairie compte tenu des horaires habituels définies dans le règlement intérieur de la Ville ; - Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services ; - Savoir apporter un 1er niveau de réponse ; - Être en mesure de diffusera des informations fiables ; - Savoir identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ; - Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services) ; - Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité ; - Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs ; - Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs (passeport, carte, d'identité, attestation, etc) ; - Assurer la gestion des missions en lien avec les services de l'administration générale et le service de l'état civil ; - Réaliser la vente de vignettes de stationnement en zone bleue, Les liaisons hiérarchiques et transversales : Relations hiérarchiques : - Placé sous l'autorité du chef de service. Relations transversales et externes : - L'ensemble des services de la collectivité ; - Les administrations et partenaires ; - La population. Missions / conditions d'exercice Missions principales : - Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public ; - Assurer l'ouverture et la fermeture de la Mairie compte tenu des horaires habituels définies dans le règlement intérieur de la Ville ; - Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services ; - Savoir apporter un 1er niveau de réponse ; - Être en mesure de diffusera des informations fiables ; - Savoir identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ; - Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services) ; - Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité ; - Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs ; - Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs (passeport, carte, d'identité, attestation, etc) ; - Assurer la gestion des missions en lien avec les services de l'administration générale et le service de l'état civil ; - Réaliser la vente de vignettes de stationnement en zone bleue, Mission secondaire : - L'agent pourra être amené à assurer une polyvalence avec le service des CNI et passeports dans ces missions d'accueil et de gestion de l'agenda des prises de rendez-vous. Mission périodique : - Assister et accompagner les élus dans leurs missions d'officier de l'état civil lors des cérémonies se déroulant le samedi matin et après-midi (prise de parole en public, lecture d'un texte) ; - Participer aux opérations électorales en tant que secrétaire du bureau de vote. Les conditions d'exercice : Moyens mis à disposition : - Bureau et guichet d'accueil ; - Standard téléphonique, annuaire de la collectivité ; - Poste informatique ; - Machine de mise sous pli et d'affranchissement ; - Photocopieur/fax, téléphone et fournitures de bureau. Conditions et contraintes d'exercice : - Temps de travail de 37 heures par semaine, horaires fixes, hors permanences ; - Ponctualité, l'agent à la responsabilité de l'ouverture et de la fermeture de la Mairie ; - Permanences le samedi matin, par roulement ; - Assister les élus dans leurs missions d'officier de l'état civil le samedi après-midi ; - Organisation des congés selon continuité de service ; - Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve ; - Garant de l'image du service public (bonne attitude, comportement adapté et tenue vestimentaire correcte) ; - Grande disponibilité. Profils recherchés Les compétences : Les compétences techniques : - Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales ; - Connaître les missions des Administrations et partenaires publics ; - Connaître les techniques de rédaction administrative ; - Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante ; - Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire, etc) ; - Connaître les procédures d'urgence (incendie, incident, malaises, etc) ; - Notions de secourisme (en raison de la proximité avec le public). Les compétences relationnelles : - Maîtriser les techniques de communication ; - Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils ; - Savoir gérer les situations relationnelles difficiles ; - Savoir gérer son stress ; - Être organisé, rigoureux et méthodique ; - Être patient ; - Être discret ; - Être sérieux et efficace ; - Avoir le sens de la diplomatie. Les compétences organisationnelles : - Ponctualité, rigueur, organisation, adaptabilité et polyvalence.