Assistant(e) de gestion du courrier entrant et sortant

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Emploi contractuel de cat. C Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui () Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Missions principales du poste : En tant qu'assistant(e) de gestion du courrier entrant et sortant, votre mission principale consiste à faciliter pour l'ensemble des services internes à la collectivité départementale, la circulation, l'accès et le traitement du courrier entrant, ainsi que le classement et l'archivage des documents papiers. A ce titre, vous prenez en charge les missions suivantes : - Réception, tri, ventilation du courrier entrant pour tous les services de la collectivité - Préparation des documents pour la phase de numérisation et mise en lots selon la procédure - Numérisation des courriers entrants - Contrôle de la qualité et conformité de la numérisation - Saisie des données dans le logiciel dédié au traitement du courrier - Classement et archivage des courriers papiers - Affranchissement des courriers sortants - Ventilation des courriers non numérisables (selon liste définie) - Traitement des parapheurs - Gestion des colis (réception et envoi) en lien avec la gestionnaire de l'activité logistique Missions / conditions d'exercice Description des activités à réaliser pour chaque mission : Réception / numérisation du courrier entrant : - Réception du courrier entrant acheminé par la Poste - Ouverture des plis entrants - Ventilation des plis entrants par directionS/services - Préparation des documents et mise en place des séparateurs en amont de la numérisation en masse - Numérisation des courriers (simple ou par lots) - Vérification de la qualité de la numérisation - Enregistrement des données des courriers pour transmission aux destinataires via le logiciel dédié - Ventilation numérique des courriers selon les workflows définis - Archivage quotidien des courriers papiers numérisés selon procédure définie pour stockage dans l'espace fermé dédié. - Vérification de l'aspect sécuritaire de l'espace dédié à l'archivage. Traitement du courrier non numérisé : - Dépôt des courriers non numérisables (selon liste établie) dans des bannettes dédiées aux services pour acheminement par l'équipe logistique. - Alerte le chef de service, la gestionnaire de l'activité courrier de tout dysfonctionnement constaté dans le traitement des courriers. - Suivi rigoureux de l'organigramme des services et de ses évolutions - Participation obligatoire aux formations dispensées en lien avec l'activité courrier notamment sur l'utilisation du logiciel courrier. Courrier sortant : - Affranchissement du courrier sortant - Suivi des comptes affranchissements - Traitement des envois en nombre (lien avec la Poste) - Vérifie / alerte sur le stocks de fournitures en lien avec la gestionnaire de l'activité courrier - Capacité à conseiller les services sur les procédures d'envois des courriers et tarifs postaux - Gestion de la réception et envois de colis en lien avec la gestionnaire de l'activité logistique - Déplacements occasionnels pour acheminer le courrier à La Poste si nécessaire. - Permanence téléphonique sur l'activité courrier (selon organisation du service) Missions annexes : - Contributeur Intranet Profils recherchés Connaissances théoriques et savoirs faire : - Maitrise de l'outil informatique et aptitudes à l'utilisation d'un logiciel spécifique - Connaissance du cadre institutionnel, de l'organigramme - Connaissance des différentes modalités d'envoi du courrier Savoir être / posture professionnelle : - Dynamisme - Aptitude à travailler en équipe - Rigueur - Esprit d'analyse et de compréhension - Discrétion, neutralité, confidentialité, respect du secret professionnel - Sens de l'écoute et de la communication - Capacité d'adaptation / réactivité - Polyvalence